Centralizacja VAT w gminach od 1 stycznia 2017 r.

Gmina udostępnia odpłatnie na rzecz mieszkańców lub zainteresowanych podmiotów gospodarczych swoje zasoby lokalowe. W tym celu zawarła umowy, a otrzymane od najemców opłaty rozliczała i nadal rozlicza na gruncie VAT. Od 2004 r. jest zarejestrowanym czynnym podatnikiem VAT.

Swoje zadania gmina realizuje za pomocą następujących samorządowych jednostek organizacyjnych:

● ośrodka pomocy społecznej – samorządowej jednostki budżetowej;

● przedszkola publicznego – samorządowej jednostki budżetowej;

● szkoły podstawowej – samorządowej jednostki budżetowej;

● gimnazjum – samorządowej jednostki budżetowej;

● biblioteki – samorządowej instytucji kultury;

● gminnego domu kultury – samorządowej instytucji kultury.

Polecamy książkę: VAT 2017. Komentarz

Dodatkowo, by wykonywać zadania własne obejmujące zaspokojenie zbiorowych potrzeb wspólnoty samorządowej, powołała przedsiębiorstwo wodno-kanalizacyjne – spółkę prawa handlowego (spółkę z o.o.).

Spośród wszystkich jednostek organizacyjnych tylko gimnazjum oraz szkoła podstawowa mają status czynnych podatników VAT. Poza tym status ten posiadają także gmina (jako samorządowa osoba prawna) oraz powołana przez gminę spółka z o.o.

Uzyskiwane przez gminę – także za pośrednictwem jednostek organizacyjnych – dochody obejmują w szczególności opłaty z działalności stołówki szkolnej i przedszkolnej oraz odpłatnego udostępniania hali sportowej, stanowiącej aktywa trwałe jednostki organizacyjnej.

Władze postanowiły, że centralizacja VAT w gminie rozpocznie się 1 stycznia 2017 r.

W związku z tym, że termin się zbliża, a wątpliwości jest sporo, zorganizowano spotkanie, w którym uczestniczyli: pan Stanisław – wójt gminy, pani Anna – skarbnik gminy i pan Artur – doradca podatkowy.

Dzisiaj pokazujemy, z jakimi problemami musi się zmierzyć gmina planująca takie rozliczenie. Zobowiązuje ją do tego ustawa z 5 września 2016 r. o szczególnych zasadach rozliczeń podatku od towarów i usług oraz dokonywania zwrotu środków publicznych przeznaczonych na realizację projektów finansowanych z udziałem środków pochodzących z budżetu Unii Europejskiej lub od państw członkowskich Europejskiego Porozumienia o Wolnym Handlu przez jednostki samorządu terytorialnego (Dz.U. poz. 1454; dalej: ustawa centralizacyjna). Przewiduje ona, że jednostki samorządu terytorialnego są zobowiązane do podjęcia rozliczania podatku wraz ze wszystkimi jednostkami organizacyjnymi najpóźniej od 1 stycznia 2017 r. Ten akt prawny obowiązuje od 1 października 2016 r.

● Etap 1 Identyfikacja i analiza dochodów uzyskiwanych przez jednostki budżetowe oraz ich kwalifikacja na gruncie VAT

– Powinniśmy szczegółowo zaplanować wiele rozwiązań, a także zaangażować w cały proces wielu pracowników, w tym także z poszczególnych jednostek budżetowych – zagaił wójt.

– Zaplanowaliśmy, że dokonując centralizacji:

• zidentyfikujemy i przeanalizujemy wszelkie dochody uzyskiwane przez nasze jednostki budżetowe, a następnie dokonamy ich kwalifikacji na gruncie VAT;
• zidentyfikujemy ewentualne obowiązki w zakresie rejestrowania obrotu za pomocą kas rejestrujących;
• wypełnimy obowiązki informacyjne wobec urzędu skarbowego;
• przygotujemy oraz wdrożymy procedury scentralizowanego rozliczenia VAT;
• uwzględnimy w przyjętych procedurach także obowiązki dotyczące sporządzenia i przesyłania danych w ramach jednolitego pliku kontrolnego – uszczegółowiła pani skarbnik. – Ale jak wiadomo, diabeł tkwi w szczegółach i dlatego, panie Arturze, prosimy o pomoc – dodała pani Anna.

---

– Proces centralizacji dobrze jest rozpocząć od identyfikacji i analizy dochodów budżetowych uzyskiwanych przez poszczególne jednostki organizacyjne – zaczął doradca. – Pozyskanie informacji na temat dochodów jednostek (ukierunkowanych na rozliczenie VAT) warto zorganizować na piśmie i w sposób ujednolicony dla tych jednostek. Dobrze jest sporządzić stosowny arkusz informacyjny określający dane, których przygotowanie poleca się poszczególnym jednostkom (metoda ankietyzacji). Jednocześnie, z uwagi na regulację ustawy centralizacyjnej definiującej pojęcie jednostki organizacyjnej podlegającej wraz z gminą centralizacji, zasadne jest objęcie arkuszem wszelkich danych pochodzących jedynie z jednostek organizacyjnych utworzonych przez gminę o statusie jednostki budżetowej (a także obejmujących czynności rozliczane w urzędzie gminy w imieniu gminy jako osoby prawnej) – zakończył doradca.

– Ankiety już przygotowujemy, ale co trzeba robić dalej – dopytywał się wójt.

– Kolejnym krokiem dla potrzeb centralizacji VAT będzie dokonanie kwalifikacji dochodów uzyskiwanych przez poszczególne jednostki organizacyjne oraz samą gminę na gruncie VAT. W stosunku do każdej z jednostek organizacyjnych gmina powinna ustalić, które z dochodów będą podlegały opodatkowaniu VAT (oraz jaka stawka będzie miała zastosowanie albo czy dochód będzie zwolniony przedmiotowo z opodatkowania VAT), a które będą poza systemem VAT, tj. nie będą podlegały opodatkowaniu – wyjaśniał doradca. Na marginesie warto zasygnalizować istotną różnicę – w sensie prawnopodatkowym – wynikającą z kwalifikacji danej czynności jako opodatkowanej VAT według zwolnienia przedmiotowego z VAT od czynności niepodlegającej opodatkowaniu VAT, a zatem pozostającej poza systemem rozliczenia scentralizowanego VAT – kontynuował doradca.

– W praktyce najwięcej trudności sprawi w tym przypadku ujednolicenie reguł kwalifikacji czynności dla potrzeb VAT będące skutkiem rozbieżności pomiędzy orzecznictwem sądowym oraz wydawanymi przez ministra finansów interpretacjami podatkowymi – zauważyła księgowa. – Prawda, panie Arturze? – zapytała.

– Są takie problemy – potwierdził doradca. – Dla przykładu warto zasygnalizować tego typu rozbieżności pojawiające się przy kwalifikacji czynności pomocy społecznej, opieki nad osobami niepełnosprawnymi, opieki nad dziećmi i młodzieżą, które najczęściej w opinii organów podatkowych ujmowane są jako opodatkowane VAT według zwolnienia przedmiotowego z VAT, natomiast w orzecznictwie – z uwagi na charakterystykę nawiązania relacji opartą bezpośrednio bądź pośrednio na regulacjach administracyjnoprawnych, traktowaną jako czynność niepodlegająca opodatkowaniu VAT.

CO NA TO PRAWO? RADA 1

– Uwagę należy również poświęcić dochodom uzyskiwanym z odpłatnego udostępnienia hali sportowej. O ile w tym przypadku fakt jego opodatkowania VAT nie budzi zastrzeżeń, o tyle gmina może napotkać trudności związane z prawidłowym określeniem stawki VAT – stwierdził pan Artur.

CO NA TO PRAWO? RADA 2

– Musimy podjąć dokładne ustalenia w tych kwestiach, panie Arturze. Umówmy się w tej sprawie na jutro, bo czas nagli – powiedział wójt. – Ale chciałbym wiedzieć, na co jeszcze powinniśmy zwrócić uwagę – dodał.

● ETAP 2 Obowiązki dotyczące kas rejestrujących

– Gmina powinna się zająć także kwestią kas rejestrujących – stwierdził doradca. – I identyfikacją obowiązków w tym zakresie. Przechodząc do tych spraw, w pierwszej kolejności wskazać należy na pewne udogodnienia, jakie przewidział ustawodawca dla centralizujących się JST – przypomniał doradca.

– Przede wszystkim dzięki uregulowaniom z art. 8 ustawy centralizacyjnej gmina do końca 2018 r. będzie mogła korzystać z kas rejestrujących, które były używane dotychczas przez jej jednostki organizacyjne – weszła mu w słowo pani skarbnik. – Oznacza to w praktyce możliwość stosowania kas dotychczas ufiskalnionych, czyli posiadających w pamięci dane jednostki organizacyjnej wraz z NIP tej jednostki.

– Ale warto zasygnalizować – kontynuował doradca – że taka sytuacja może spowodować różnicę w danych figurujących na paragonach, wobec danych w treści faktur wystawionych na żądanie osobom fizycznym nieprowadzącym działalności gospodarczej bądź rolnikom ryczałtowym po zaewidencjonowaniu transakcji z wykorzystaniem kasy rejestrującej. Taka sytuacja została dopuszczona przez prawodawcę i jest przez niego w pełni aprobowana – zauważył pan Artur.

– A co, jeśli chodzi o czynności dokonywane przez jednostki organizacyjne, które przed centralizacją korzystały ze zwolnienia z obowiązku prowadzenia ewidencji obrotu i kwot podatku należnego? – dopytywał wójt.

– Również gmina będzie mogła korzystać ze zwolnienia z tego obowiązku do końca 2016 r. – pospieszył z odpowiedzią doradca. – Co więcej, opublikowany na stronie Rządowego Centrum Legislacji projekt nowego rozporządzenia w sprawie zwolnień z obowiązku prowadzenia ewidencji przy zastosowaniu kas rejestrujących przewiduje dalsze przedłużenie zwolnień przedmiotowych z obowiązku ewidencjonowania enumeratywnie wskazanych czynności. Ma tak być do końca 2017 r. Oczywiście, o ile spełnione zostaną warunki rozporządzenia – dodał.

Zobacz serwis: Sektor publiczny

---

– Nie uregulowano jednak wszystkich zagadnień związanych z kasami fiskalnymi w związku z centralizacją. Ta spowoduje, że podatnikiem będzie tylko i wyłącznie gmina, a nie jej jednostki organizacyjne – zwróciła uwagę pani Anna. – Będzie wiele problemów natury praktycznej, z którymi przyjdzie się nam zmierzyć. Pojawić się mogą pytania dotyczące m.in. sposobu wystawienia po centralizacji faktury do paragonu wystawionego przez jednostkę organizacyjną czy możliwości skorzystania przez gminę z ulgi na zakup kasy, w przypadku gdy nowe zostaną zakupione dopiero w 2018 r. (tj. po okresie zwolnienia).

CO NA TO PRAWO? RADA 3

– To prawda – stwierdził pan Artur. – Warto jednak zauważyć, że w pozostałym zakresie do centralizującej się gminy znajdą zastosowanie zasady ogólne dotyczące obowiązku ewidencjonowania na kasie fiskalnej sprzedaży dokonywanej na rzecz osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej oraz rolników ryczałtowych, jak również możliwość zastosowania zwolnienia z uwagi na realizację określonych czynności przewidzianych w załączniku do przywołanego rozporządzenia.

● ETAP 3 Obowiązki informacyjne wobec urzędu skarbowego

– Czy to już wszystkie obowiązki związane z centralizacją? – zapytał wójt.

– Nie – chórem odpowiedzieli skarbniczka i doradca.

– Ustawa centralizacyjna nakłada obowiązek złożenia przez gminę przed dniem podjęcia scentralizowanego rozliczania informacji określonej we wzorze załącznika nr 1 do ustawy – kontynuował pan Artur. – Trzeba w niej podać m.in. nazwę gminy, datę wspólnego rozliczenia (nie później niż 1 stycznia 2017 r.) oraz w załączniku wykaz jednostek organizacyjnych podlegających rozliczeniu z gminą. Wykaz ten zawiera nazwy jednostek, adresy siedzib oraz NIP tychże jednostek.

CO NA TO PRAWO? RADA 4

● Etap 4 Przygotowanie oraz wdrożenie procedur

– Panie Arturze, poproszę jeszcze o wyjaśnienie procedur wspólnego rozliczania VAT – odezwała się pani Anna.

– Jedną z najistotniejszych kwestii związanych z procesem centralizacji jest opracowanie procedury wewnętrznej, która – ogólnie rzecz ujmując – będzie określać zasady comiesięcznego sporządzania deklaracji VAT-7 przez gminę – rozpoczął doradca. – W założeniu procedura ta ma określać, jakie czynności, przez kogo oraz w jakich terminach mają być wykonywane, tak aby było możliwe opracowanie i złożenie ostatecznego rozliczenia we właściwym terminie. – W tym kontekście należy zauważyć – wyjaśniał ekspert – że ustawa o VAT nie wskazuje etapów czy też zasad sporządzania deklaracji przez podmioty o złożonej strukturze wewnętrznej (organizacyjnej), traktując wszystkich podatników jednakowo. Oznacza to, że opracowując wewnętrzną procedurę centralizacji rozliczeń w VAT, gmina ma daleko idącą swobodę w jej kształtowaniu. Pewnym wskazaniem w tym zakresie będą oczywiście przepisy ustrojowe, np. ustawa o samorządzie gminnym oraz przepisy prawnofinansowe ustawy o finansach publicznych, ustawy o rachunkowości, kodeksu karnego skarbowego oraz regulujące zagadnienia opodatkowania VAT.

CO NA TO PRAWO? RADA 5

– Rozumiem, że w ten sposób zakończyliśmy na dziś omawianie najważniejszych spraw związanych z wprowadzaniem wspólnego VAT – stwierdził wójt. – Są jeszcze sprawy związane z jednolitym plikiem kontrolnym. Ale ponieważ czas nagli, pozwolę sobie zostawić wyjaśnienie tej sprawy na piśmie. Wobec tego dziękuję państwu za spotkanie – zakończył.

RADA 1 Ze zwolnieniem w przedszkolu i szkolnej stołówce

Trudności w zakresie kwalifikacji mogą się pojawić m.in. w przypadku opłat za wychowanie przedszkolne, pobieranych przez gminne przedszkole. Z jednej bowiem strony wskazuje się, że opłaty te będą opodatkowane VAT (i zwolnione przedmiotowo), gdyż gmina, świadcząc usługę i pobierając z tego tytułu opłatę, jest podatnikiem w rozumieniu art. 15 ust. 1 ustawy o VAT prowadzącym działalność gospodarczą w rozumieniu art. 15 ust. 2 tejże ustawy (tak: interpretacja dyrektora Izby Skarbowej w Poznaniu z 6 maja 2016 r., nr ILPP5/443–190/13/16–S/PG, i interpretacja dyrektora Izby Skarbowej w Katowicach z 6 września 2016 r., nr IBPP1/4512–413/16–2/AW). Z drugiej jednak strony podnosi się, że gmina, stosownie do art. 15 ust. 6 ustawy o VAT, nie może być uznana w powyższym zakresie za podatnika, gdyż pobiera ww. opłaty w związku i w ramach realizowanego przez nią zadania własnego, jakim jest zapewnienie opieki w przedszkolach. Pobierana opłata zbliżona jest do daniny publicznej, a strony nie mają pełnej swobody co do określenia jej wysokości. Bez znaczenia przy tym pozostaje cywilnoprawny charakter umowy (tak: wyrok Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego w Krakowie z 22 września 2015 r., sygn. akt I SA/Kr 1246/15). Niezależnie od przyjętej metody, opłaty te w sensie ekonomicznym nie będą zawierały VAT, bowiem uznanie ich za opodatkowane VAT według zwolnienia przedmiotowego określonego w art. 43 ust. 1 pkt 24 i pkt 26 ustawy o VAT, czy też jako podlegające wyłączeniu z VAT, stanowić będzie o neutralnym VAT przy takiej czynności. Kwalifikacja ta będzie jednak bardzo istotna z punktu widzenia obowiązku sporządzenia ewidencji cząstkowej VAT oraz cząstkowej informacji kierowanej do gminy, zwanej w praktyce często deklaracją cząstkową.

Zobacz serwis: Kadry i płace

Zwolnione na podstawie art. 43 ust. 1 pkt 24 ustawy o VAT będą również dochody z tytułu świadczenia przez szkołę podstawową, która jest objęta systemem oświaty, usług stołówkowych na rzecz uczniów i nauczycieli, przy założeniu, że szkoła realizuje powyższe świadczenia przy wykorzystaniu własnej stołówki (nie na zasadzie cateringu). Usługi świadczone na rzecz uczniów szkoły korzystają ze zwolnienia przedmiotowego z VAT z uwagi na to, że mieszczą się w ramach usług opieki nad dziećmi i młodzieżą wykonywanej w formach i na zasadach określonych w systemie oświaty. Jeżeli odbiorcami tych usług są nauczyciele – podlegają one zwolnieniu jako ściśle związane z usługami w zakresie opieki nad dziećmi i młodzieżą, polegającymi na ich żywieniu. Mają one bowiem charakter pomocniczy i są niezbędne w stosunku do prowadzonej działalności opiekuńczej szkoły w tym zakresie, która stanowi świadczenie główne, jednocześnie nie będąc nastawione na osiągnięcie dodatkowego dochodu przez szkołę. W przypadku gdy szkoła podstawowa będzie realizowała wyżywienie na rzecz pracowników niepedagogicznych szkoły lub osób z zewnątrz (np. pracowników pobliskich instytucji) – usługi te z reguły będą podlegały opodatkowaniu według stawki 8 proc., pod warunkiem ich zakwalifikowania jako związanych z wyżywieniem do grupowania PKWiU 56 (poz. 7 załącznika do rozporządzenia ministra finansów w sprawie towarów i usług, dla których obniża się stawkę podatku od towarów i usług, oraz warunków stosowania stawek obniżonych; (Dz.U. z 2013 r. poz. 1719).

---

RADA 2 8 czy 23 proc. VAT za wynajem hali

Zgodnie z art. 41 ust. 2 i art. 146a pkt 2 w zw. z poz. 179 załącznika nr 3 ustawy o VAT, obniżoną stawką 8 proc. objęte są usługi związane z działalnością obiektów sportowych zakwalifikowane do grupowania PKWiU 93.11.10.0. Zdaniem organów statystycznych grupowanie to obejmuje m.in. organizowanie różnorodnych imprez sportowych na posiadanych obiektach sportowych oraz usługi udostępnienia obiektu sportowego na zasadzie wykupienia wstępu (np. karnetów, biletów wstępu) uprawniającego do korzystania z obiektu zgodnie z jego charakterem, niezależnie, czy celem wstępu jest uprawianie sportu czy rekreacja (por. precedensy GUS do grupowania PKWiU 93.11.10.0.). Poza tym grupowaniem pozostaje więc wynajem (lub usługi o podobnym charakterze) obiektu sportowego lub jego części osobom fizycznym i innym podmiotom na cele prowadzonej przez nich działalności gospodarczej. W konsekwencji te drugie świadczenia powinny być opodatkowane stawką podstawową (obecnie 23 proc.).

Organy podatkowe prezentują także i w tym zakresie rozbieżne stanowiska. Przykładowo, dyrektor Izby Skarbowej w Bydgoszczy objął stawką 23 proc. usługi wynajmu sali gimnastycznej na cele rekreacyjno-sportowe osobom prywatnym nieprowadzącym działalności gospodarczej, klubom sportowym oraz podmiotom gospodarczym dla pracowników (interpretacja z 29 maja 2013 r., nr ITPP1/443–205/13/TS). Z kolei dyrektor Izby Skarbowej w Poznaniu przyjął, że wynajem hali sportowej firmom lub osobom fizycznym w związku z imprezami masowymi i innymi imprezami komercyjnymi opodatkowany jest preferencyjną 8-proc. stawką podatku VAT (interpretacja z 27 sierpnia 2013 r., nr ILPP2/443–463/13–3/AD, por. interpretacja dyrektora Izby Skarbowej w Bydgoszczy z 23 sierpnia 2013 r., nr ITPP1/443-428a/13/DM). Dominujące jest jednak stanowisko przyjmujące 8-proc. stawkę w razie udostępnienia w celach sportowych hali sportowej na rzecz osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej lub pracowników firmy oraz obejmujące stawką 23 proc. udostępnienie hali podmiotom na cele ich działalności gospodarczej (tak: interpretacja dyrektora Izby Skarbowej w Bydgoszczy z 30 września 2011 r., nr  ITPP1/443–897a/11AP).

RADA 3 Ewidencja na kasie fiskalnej – są zmiany

W tym kontekście sam fakt dokonania centralizacji w gminie w najbliższym czasie nie wpłynie na powstanie nowych obowiązków ewidencyjnych przy użyciu kas, może jednak być dobrym powodem do weryfikacji prawidłowości dotychczasowych działań. Co istotne, jednak centralizacja rozliczeń VAT i postrzeganie gminy wraz z jednostkami organizacyjnymi jako jednego podatnika VAT stanowić będzie o całkowicie odmiennym sposobie określenia kryteriów zastosowania kas rejestrujących, odnoszonego do łącznego podatnika VAT. A zatem kwalifikowanego w oparciu o wszelkie czynności realizowane na rzecz osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej oraz rolników ryczałtowych czynione przez gminę i jej jednostki organizacyjne. Niezbędna jest przy tym właściwa kwalifikacja poszczególnych czynności i analiza przepisów rozporządzenia umożliwiających skorzystanie z ewentualnego zwolnienia podmiotowego względnie przedmiotowego.

Przykładowo, przy świadczeniu usług wychowania przedszkolnego realizowanych przez przedszkole gminne wskazuje się, że pobierane od rodziców opłaty za pobyt dziecka w przedszkolu (w przypadku uznania ich za usługi podlegające VAT) nie będą musiały być ewidencjonowane na kasie fiskalnej. W rozporządzeniu przewidziano bowiem zwolnienie dla usług w zakresie edukacji, które w tym przypadku obejmują te czynności.

Dodatkowo rozporządzenie przewiduje także możliwość zwolnienia usług stołówek prowadzonych przez szkoły i przedszkola udostępnianych wyłącznie dla uczniów i innych podopiecznych oraz nauczycieli i personelu. Oznacza to, że płatności dokonywane przez uczniów i nauczycieli w stołówce szkolnej i przedszkolnej nie będą musiały być ewidencjonowane na kasie. Byłoby tak również w sytuacji, gdyby ze stołówki w szkole podstawowej korzystali uczniowie gimnazjum, które nie posiada własnej stołówki.

Inaczej wygląda sytuacja przy pobieraniu płatności od osób fizycznych za korzystanie z hali sportowej znajdującej się przy gimnazjum. Wprawdzie rozporządzenie nie przewiduje tutaj zwolnienia z kas dla usług związanych z działalnością obiektów sportowych, jednak gdy płatności z tego tytułu będą dokonywane wyłącznie przelewem bankowym, a z ewidencji i dowodów dokumentujących zapłatę będzie wynikało jednoznacznie, jakiej konkretnie czynności ona dotyczy, nie wystąpi obowiązek ewidencjonowania tych płatności na kasie fiskalnej. Warto weryfikować przesłanki takiego zwolnienia z treścią nowego rozporządzenia, bo w obecnie projektowanej wersji zwiększono katalog obowiązków warunkujących zastosowanie wyłączenia.

Projekt nowego rozporządzenia przewiduje bowiem, że w przypadku płatności dokonywanych za pośrednictwem banku, poczty lub SKOK można będzie stosować zwolnienie, pod warunkiem upoważnienia banku do przekazywania organom podatkowym informacji o wszystkich transakcjach na rachunku, na który będzie dokonywana zapłata. Jeżeli w toku prac nad projektem nic się nie zmieni, a gmina będzie chciała korzystać ze zwolnienia z tego tytułu, będzie musiała pamiętać o złożeniu odpowiedniego upoważnienia dla banku.

RADA 4 Wykreślenie na podstawie informacji

Na podstawie informacji naczelnik urzędu skarbowego z urzędu wykreśli jednostkę z rejestru jako podatnika podatku, z dniem podjęcia wspólnego rozliczania podatku z jednostką samorządu terytorialnego, powiadamiając o tym. Należy przyjąć, że nie będzie konieczna jakakolwiek inna forma aktualizacji danych w zakresie rozliczeń VAT, a formularz ustawy centralizacyjnej dopełni wszelkich wymogów. Jednocześnie warte zasygnalizowania jest dalsze wykorzystywanie NIP jednostek organizacyjnych (jako pracodawców) dla potrzeb rozliczania spraw płatnika należności składkowych (ZUS) oraz płatnika należności podatkowych w podatku dochodowym od osób fizycznych.

RADA 5 Deklaracje i korekty informacji

Punktem wyjścia jest forma prawna procedury. W gminie będzie to zarządzenie wójta, burmistrza lub prezydenta skierowane do wszystkich jednostek organizacyjnych (budżetowych). W ten sposób na poszczególne jednostki organizacyjne (dyrektorów tych jednostek) zostanie nałożony obowiązek prowadzenia rozliczeń VAT w zakresie działalności tych jednostek. Obejmie to w szczególności takie czynności jak prowadzenie ewidencji VAT, wystawianie faktur, ewidencjonowanie sprzedaży przy zastosowaniu kas fiskalnych, sporządzanie i przekazywanie informacji (deklaracji) cząstkowych oraz ewentualnie innych informacji istotnych z punktu widzenia prawidłowości rozliczeń gminy.

Kolejnym krokiem jest określenie terminów realizacji poszczególnych obowiązków przez jednostki. Dotyczy to przede wszystkim terminu przedkładania gminie deklaracji cząstkowych. W praktyce najczęściej wybierane terminy to 10, 12 albo 15 dzień kolejnego miesiąca. Jednocześnie należy rozważyć formę, w jakiej mają być przekazywane stosowne dokumenty, mianowicie, czy ma to być jedynie forma elektroniczna (np. w postaci podpisanych skanów lub plików edytowalnych), czy też tradycyjna papierowa. Możliwe jest również przyjęcie dwóch z wyżej wymienionych sposobów przekazywania dokumentacji. W ten sposób urząd gminy uzyska dane niezbędne do opracowania ostatecznej deklaracji składanej do urzędu skarbowego. Co oczywiste, w deklaracji tej powinna zostać również ujęta wartość sprzedaży oraz zakupów (podatku naliczonego) wygenerowana przez gminę w zakresie, w jakim ta jest technicznie obsługiwana przez urząd.

Jednym z istotnych elementów procedury jest wprowadzenie obowiązku sporządzania korekt informacji (deklaracji) cząstkowych przez jednostki organizacyjne, gdy zaistnieją sytuacje uzasadniające ich sporządzenie. Wówczas oprócz samej korekty jednostka powinna także przedstawić uzasadnienie przyczyn jej złożenia. Dokumenty te posłużą do formalnego skorygowania deklaracji VAT-7. Mimo braku przy sporządzaniu korekt deklaracji obowiązku pisemnego określenia przyczyn złożenia korekty – por. obecne brzmienie art. 81 ordynacji podatkowej – w praktyce działania organów podatkowych złożenie takich wyjaśnień jest wymagane w oparciu o procedurę czynności sprawdzających uregulowanych w dziale piątym ordynacji.

---

Poza powyższymi aspektami zasadne jest, by zarządzenie odnosiło się także do innych kwestii związanych z prowadzeniem skonsolidowanego rozliczenia. Dotyczy to przede wszystkim:

● zasad sporządzania i numeracji faktur (w tym zakresie istotne jest zwłaszcza wskazanie, w jaki sposób należy opisywać gminę jako sprzedawcę lub nabywcę na fakturach),

● przyjęcia zasad informowania w przypadku wystąpienia sprzedaży lub zakupów w ramach procedury odwrotnego obciążenia,

● ustanowienia rozliczeń wewnętrznych w gminie jako zdarzeń niepodlegających VAT.

Uwzględniająca powyższe aspekty procedura wewnętrzna umożliwi nie tylko niezakłócone sporządzanie skonsolidowanego rozliczenia, lecz także – i to jest bardzo istotne – określi kompetencje i obowiązki poszczególnych osób odpowiedzialnych za poszczególne obszary rozliczeń.

Centralizacja a jednolity plik kontrolny

1 lipca 2016 r. została znowelizowana ustawa z 29 sierpnia 1997 r. – Ordynacja podatkowa (t.j. Dz.U. z 2015 r. poz. 613). Dodano art. 82 par. 1b nakładający na osoby prawne prowadzące księgi podatkowe przy użyciu programów komputerowych obowiązek przekazywania, za pomocą środków komunikacji elektronicznej, ministrowi finansów informacji o prowadzonej ewidencji dla potrzeb podatku od towarów i usług w postaci elektronicznej (na zasadach dotyczących przesyłania ksiąg podatkowych), za okresy miesięczne w terminie do 25. dnia miesiąca następującego po każdym kolejnym miesiącu. Dla mikro, małych i średnich przedsiębiorców przewidziano okresy przejściowe do końca 2018 r.

Minister finansów w interpretacji ogólnej z 20 czerwca 2016 r. wskazał na zasadność stosowania kryteriów zatrudnienia średniorocznego oraz rocznego obrotu netto (przypisanych przedsiębiorcom jako przesłanki określenia ich wielkości) także do podmiotów, które nie mają statusu przedsiębiorcy. W konsekwencji zgodnie z interpretacją okresy przejściowe należy odpowiednio zastosować do podatników VAT zobowiązanych do prowadzenia ewidencji, o której mowa w art. 109 ust. 3 ustawy o podatku od towarów i usług, którzy nie mają statusu przedsiębiorcy w rozumieniu przepisów o swobodzie działalności gospodarczej.

Dodatkowo rozporządzeniem ministra finansów z 24 sierpnia 2016 r. w sprawie przedłużenia terminu przekazywania informacji, o której mowa w art. 82 par. 1b ordynacji podatkowej (Dz.U. poz. 1337), przedłużono do 31 stycznia 2017 r. termin przekazywania informacji JST oraz ich związkom, a także samorządowym jednostkom budżetowym i samorządowym zakładom budżetowym utworzonym przez JST oraz urzędowi obsługującemu JST działającemu w formie samorządowej jednostki budżetowej, jeżeli rozliczają się jako podatnicy VAT odrębnie od JST.

Tym samym dla określenia obowiązku sporządzenia i przekazywania elektronicznych plików zawierających dane według konfiguracji ewidencji VAT gmina oraz jej jednostki organizacyjne będą zobowiązane do określenia swojego statusu (analogicznie jak przedsiębiorcy) w oparciu o kryteria zatrudnienia oraz obrotu netto z określonej sprzedaży lub sumy posiadanych aktywów.

Istotne jednak, że status ten w pierwszej kolejności będzie określany osobno dla gminy oraz każdej z jednostek organizacyjnych (o ile centralizacja VAT nastąpi od 1 stycznia 2017 r.), by w ten sposób zdefiniować, czy powstał obowiązek przekazywania danych przed 1 stycznia 2017 r. (którego termin został przesunięty zgodnie z ww. rozporządzeniem do 31 stycznia 2017 r.), a następnie łącznie dla gminy i jednostek organizacyjnych, aby zdefiniować istnienie obowiązku w zakresie ewidencji zdarzeń następujących od 1 stycznia 2017 r.

Podsumowanie

Analiza wszystkich założonych przez gminę etapów scentralizowania swoich rozliczeń potwierdza, że proces wdrożenia centralizacji VAT jest złożony i czasochłonny. Podejmowanie poszczególnych decyzji, np. w zakresie wyboru optymalnej procedury gromadzenia danych z jednostek organizacyjnych gminy, wymaga antycypacji wielu aspektów specyfiki jej działalności. Z trudnościami może się wiązać również proces kwalifikacji na gruncie VAT zidentyfikowanych dochodów poszczególnych jednostek. Niewykluczone, że gmina będzie się musiała zmierzyć z koniecznością wystąpienia z wnioskiem o udzielenie interpretacji indywidualnej. Dodatkowym utrudnieniem pozostaje również czas, którego do obowiązkowej centralizacji pozostało bardzo niewiele.

Autorzy: Kancelaria Ziemski & Partners: Paweł Grzybowski - prawnik, Katarzyna Jasińska - doradca podatkowy, Paweł Kaźmierczak - doradca podatkowy, Michał Kostrzewa - radca prawny, Natalia Łukaszewicz - prawnik