REKLAMA

REKLAMA

Kategorie
Zaloguj się

Zarejestruj się

Proszę podać poprawny adres e-mail Hasło musi zawierać min. 3 znaki i max. 12 znaków
* - pole obowiązkowe
Przypomnij hasło
Witaj
Usuń konto
Aktualizacja danych
  Informacja
Twoje dane będą wykorzystywane do certyfikatów.

Ewidencja księgowa operacji związanych z usunięciem usterek

Subskrybuj nas na Youtube
Dołącz do ekspertów Dołącz do grona ekspertów
Dziennik Gazeta Prawna
Największy polski dziennik prawno-gospodarczy
Ewidencja księgowa operacji związanej z zastępczym usunięciem usterek / Fot. Fotolia
Ewidencja księgowa operacji związanej z zastępczym usunięciem usterek / Fot. Fotolia

REKLAMA

REKLAMA

Jakie dokumenty księgowe powinna wystawić jednostka budżetowa z tytułu obciążenia wykonawcy karami umownymi oraz kosztami zastępczego usunięcia usterek? Czy mają to być noty księgowe? Jak ująć w ewidencji księgowej operacje związane z zastępczym usunięciem usterek?

Jednostka działająca w formie jednostki budżetowej zawarła umowę na wykonanie remontu siedziby. Prace remontowe zostały wykonane zgodnie z umową, jednak w okresie rękojmi ujawniły się usterki. Jednostka zgodnie z umową wezwała wykonawcę (X) do usunięcia usterek, wyznaczając jednocześnie termin na ich usunięcie. Wykonawca (X) nie usunął usterek, co spowodowało, że jednostka zgodnie z postanowieniami umownymi oraz po wyczerpaniu procedur z tym związanych powierzyła usunięcie usterek innemu wykonawcy (Y) na koszt i ryzyko wykonawcy (X). Wykonawca za usunięcie usterek wystawił jednostce fakturę, którą ta uregulowała ze środków ujętych w planie finansowym jednostki.

REKLAMA

W wyniku zaistniałych zdarzeń jednostka zgodnie z zapisami umownymi postanowiła:

a) obciążyć wykonawcę (X) karami umownymi,

b) obciążyć wykonawcę kosztami zastępczego usunięcia usterek.

Jakie dokumenty księgowe powinna wystawić jednostka na wyżej wymienione obciążenia? Czy mają to być noty księgowe? Czy w przypadku opisanym w punkcie b może powinna to być refaktura dokumentująca odsprzedaż usług? Jak ująć w ewidencji księgowej opisane powyżej zdarzenia?

Dalszy ciąg materiału pod wideo

Obciążenie wykonawcy (X) zarówno karami umownymi, jak i kosztami zastępczego usunięcia usterek należy udokumentować w formie noty księgowej.

REKLAMA

Artykuł 483 kodeksu cywilnego przewiduje, że naprawienie szkody wynikłej z niewykonania lub nienależytego wykonania zobowiązania niepieniężnego nastąpi poprzez zapłatę określonej sumy (kara umowna). Warunki naliczenia kary powinny być określone w umowie (przypadki, jak i wysokość). Kara umowna jest sankcją cywilnoprawną niepodlegającą opodatkowaniu podatkiem od towarów i usług, co powoduje, że obciążenie karą powinno nastąpić w formie noty księgowej.

Przychody z tytułu kar umownych jako przychody niezwiązane bezpośrednio z podstawową działalnością jednostki zaliczamy do pozostałych przychodów operacyjnych. Ewidencja księgowa kar umownych powinna przebiegać w sposób przedstawiony na schemacie nr 1.

Po pierwsze, trzeba ująć notę księgową z tytułu kary umownej: strona Wn konta 221 Należności z tytułu dochodów budżetowych (analityka: kontrahent i par. 097) i strona Ma konta 760 Pozostałe przychody operacyjne (analityka: par. 097),

Następnie księguje się wpływ na rachunek bieżący jednostki środków z tytułu zapłaty noty księgowej: strona Wn konta 130 Rachunek bieżący jednostki (analityka: par. 097) i strona Ma konta 221 Należności z tytułu dochodów budżetowych (analityka: kontrahent i par. 097).

Zastępcze usunięcie usterek

Analogicznie jak w przypadku kar umownych, regulacje prawne dotyczące zastępczego wykonania wynikają z przepisów kodeksu cywilnego, w tym zwłaszcza z art. 480. Określa on, że:

w razie zwłoki dłużnika w wykonaniu zobowiązania wierzyciel może, zachowując roszczenie o naprawienie szkody, żądać upoważnienia przez sąd do wykonania czynności na koszt dłużnika,

jeżeli świadczenie polega na zaniechaniu, wierzyciel może, zachowując roszczenie o naprawienie szkody, żądać upoważnienia przez sąd do usunięcia na koszt dłużnika wszystkiego, co dłużnik wbrew zobowiązaniu uczynił,

w wypadkach nagłych wierzyciel może, zachowując roszczenie o naprawienie szkody, wykonać bez upoważnienia sądu czynność na koszt dłużnika lub usunąć na jego koszt to, co dłużnik wbrew zobowiązaniu uczynił.

Korzystając jednak z regulacji zawartych w art. 3531 kodeksu cywilnego (dotyczy zasady swobody zawierania umów), nic nie stoi na przeszkodzie, aby strony umowy cywilnoprawnej zawarły w niej postanowienia, które dają stronie umowy prawo do skorzystania z wykonania zastępczego na koszt dłużnika w konkretnych okolicznościach, bez konieczności uzyskiwania uprzedniego upoważnienia sądu do wykonania zastępczego. Stosowna klauzula zawarta w umowie pozwala wyeliminować ewentualne wątpliwości na gruncie stosowania w tym zakresie wyłącznie przepisów kodeksu cywilnego.

Modernizacja budynku - ewidencja księgowa

W niniejszym przypadku mamy właśnie do czynienia z taką sytuacją, z której wynika, że na skutek braku usunięcia usterek stwierdzonych w okresie rękojmi przez wykonawcę (X), jednostka w myśl postanowień umownych powierzyła usunięcie usterek osobie trzeciej (wykonawcy Y). Po wykonaniu zleconych prac i ich odbiorze wykonawca (Y) wystawił jednostce fakturę.

Jaki dokument

Obciążenie jednostki fakturą za usunięcie usterek przez wykonawcę (Y) oznacza, że w takim przypadku pomiędzy wykonawcą (X) a wykonawcą (Y) nie powstaje żaden stosunek prawny. Nie dochodzi też do wykonania usługi na rzecz niesolidnego wykonawcy (X) ani przez osobę trzecią (wykonawcę Y), ani też przez zamawiającego (jednostkę), co powoduje, że obciążenie wykonawcy (X) poniesionymi kosztami nie stanowi usługi podlegającej opodatkowaniu podatkiem od towarów i usług. Nie są także w tym przypadku spełnione warunki do refakturowania usług (odsprzedaży usług), którego celem jest przeniesienie kosztów na firmę, która z danej usługi korzysta. Refakturowanie to pewnego rodzaju odsprzedaż usługi, w sytuacji gdy jeden z podmiotów nabywa usługę i następnie ją sprzedaje, przy czym sprzedawca nie jest bezpośrednim usługodawcą. W niniejszym przypadku wykonawca (X) nie jest odbiorcą usługi (zrealizowanych prac), a zatem brak jest podstaw do obciążenia kosztami zastępczego ich wykonania tego wykonawcy w formie faktury czy refaktury. Obciążenie tymi kosztami powinno nastąpić w formie noty księgowej.

Należy również zaznaczyć, że w przypadku gdyby jednostka wystawiła taką fakturę, to i tak wykonawca (X) nie będzie miał prawa do odliczenia podatku VAT z niej wynikającego, gdyż faktura ta nie jest fakturą wystawioną przez podmiot świadczący usługę.

Zastępcze wykonanie było przedmiotem orzeczeń sądowych (wyroki Naczelnego Sądu Administracyjnego z 29 czerwca 2011 r., sygn. akt I FSK 1013/10 i z 21 października 2014 r., sygn. akt I FSK 1571/13 z 21), z których wynika, że w przypadku zastępczego wykonania nie dochodzi do świadczenia usługi.

Koszty poniesione przez jednostkę z tytułu zastępczego usunięcia usterek należy zaliczyć do pozostałych kosztów operacyjnych, gdyż nie są to koszty związane bezpośrednio z podstawową działalnością jednostki. Natomiast obciążenie wykonawcy (X) tymi kosztami będzie stanowiło, analogicznie jak w przypadku kary umownej – pozostały przychód operacyjny.

Polecamy produkt: Sprawozdawczość budżetowa


Sposób ewidencji księgowej kosztów zastępczego usunięcia usterek oraz obciążenia tym i kosztami wykonawcy (X) przedstawiono na schemacie nr 2.

Po pierwsze, należy zaksięgować fakturę wykonawcy (Y) za zastępcze usunięcie usterek: strona Wn konta 761 Pozostałe koszty operacyjne (analityka: par. 430) i strona Ma konta 201 Rozrachunki z odbiorcami i dostawcami (analityka: kontrahent). Po drugie, gdy jednostka zapłci za tę fakturę, to trzeba dokonać księgowania: strona Wn konta 201 Rozrachunki z odbiorcami i dostawcami (analityka: kontrahent) i strona Ma konta 130 Rachunek bieżący jednostki (analityka: par. 430).

Zaś notę księgową (obciążenie wykonawcy X kosztami zastępczego usunięcia usterek) ujmuje się: strona Wn konta 221 Należności z tytułu dochodów budżetowych (analityka: kontrahent i par. 097) i strona Ma konta 760 Pozostałe przychody operacyjne (analityka: par. 097).

Sam wpływ na rachunek bieżący jednostki środków z tytułu zapłaty tej noty księgowej będzie uęty zapisem: strona Wn konta 130 Rachunek bieżący jednostki (analityka: par. 097) i strona Ma konta 221 Należności z tytułu dochodów budżetowych (analityka: kontrahent i par. 097). ⒸⓅ

Ewidencja kosztów imprezy częściowo sfinansowanej przez pracownika

WAŻNE

Do pozostałych kosztów operacyjnych trzeba zaliczyć koszty poniesione przez jednostkę z tytułu zastępczego usunięcia usterek. Nie są to bowiem koszty związane bezpośrednio z podstawową działalnością jednostki.

SCHEMAT 1

Ewidencja przychodu z tytułu kar umownych

infoRgrafika

Objaśnienia:

1. Nota księgowa z tytułu kary umownej:

● strona Wn konta 221 Należności z tytułu dochodów budżetowych (analityka: kontrahent i par. 097),

● strona Ma konta 760 Pozostałe przychody operacyjne (analityka: par. 097),

2. Wpływ na rachunek bieżący jednostki środków z tytułu zapłaty noty księgowej:

● strona Wn konta 130 Rachunek bieżący jednostki (analityka: par. 097),

● strona Ma konta 221 Należności z tytułu dochodów budżetowych (analityka: kontrahent i par. 097).

SCHEMAT 2

Ewidencja operacji związanej z zastępczym usunięciem usterek

infoRgrafika

Objaśnienia:

1. Faktura wykonawcy (Y) za zastępcze usunięcie usterek:

● strona Wn konta 761 Pozostałe koszty operacyjne (analityka: par. 430),

● strona Ma konta 201 Rozrachunki z odbiorcami i dostawcami (analityka: kontrahent),

2. Zapłata przez jednostkę za fakturę z punktu 1:

● strona Wn konta 201 Rozrachunki z odbiorcami i dostawcami (analityka: kontrahent),

● strona Ma konta 130 Rachunek bieżący jednostki (analityka: par. 430),

3. Nota księgowa – obciążenie wykonawcy (X) kosztami zastępczego usunięcia usterek:

● strona Wn konta 221 Należności z tytułu dochodów budżetowych (analityka: kontrahent i par. 097),

● strona Ma konta 760 Pozostałe przychody operacyjne (analityka: par. 097),

4. Wpływ na rachunek bieżący jednostki środków z tytułu zapłaty noty księgowej z punktu 3:

● strona Wn konta 130 Rachunek bieżący jednostki (analityka: par. 097),

● strona Ma konta 221 Należności z tytułu dochodów budżetowych (analityka: kontrahent i par. 097).

Polecamy serwis: Rachunkowość budżetowa

Elżbieta Gaździk

 główna księgowa samorządowej jednostki budżetowej

Podstawa prawna

Ustawa z 23 kwietnia 1964 r. – Kodeks cywilny (t.j. Dz.U. z 2016 r. poz. 380 ze zm.).

Rozporządzenie ministra finansów z 5 lipca 2010 r. w sprawie szczególnych zasad rachunkowości, jednostek budżetowych, samorządowych zakładów budżetowych, państwowych funduszy celowych oraz państwowych jednostek budżetowych mających siedzibę poza granicami Rzeczypospolitej Polskiej (t.j. Dz.U. z 2013 r. poz. 289 ze zm.).

Zapisz się na newsletter
Jak dysponowane są finanse publiczne? Bądź na czasie z najnowszymi przepisami, najlepszymi praktykami oraz wskazówkami dotyczącymi księgowości budżetowej – zapisz się na newsletter.
Zaznacz wymagane zgody
loading
Zapisując się na newsletter wyrażasz zgodę na otrzymywanie treści reklam również podmiotów trzecich
Administratorem danych osobowych jest INFOR PL S.A. Dane są przetwarzane w celu wysyłki newslettera. Po więcej informacji kliknij tutaj.
success

Potwierdź zapis

Sprawdź maila, żeby potwierdzić swój zapis na newsletter. Jeśli nie widzisz wiadomości, sprawdź folder SPAM w swojej skrzynce.

failure

Coś poszło nie tak

Oceń jakość naszego artykułu

Dziękujemy za Twoją ocenę!

Twoja opinia jest dla nas bardzo ważna

Powiedz nam, jak możemy poprawić artykuł.
Zaznacz określenie, które dotyczy przeczytanej treści:
Autopromocja

REKLAMA

QR Code

REKLAMA

Księgowość budżetowa
Zapisz się na newsletter
Zobacz przykładowy newsletter
Zapisz się
Wpisz poprawny e-mail
IOD w wykazie stanowisk urzędniczych służby cywilnej?

Prezes Urzędu Ochrony Danych Osobowych po raz kolejny zaapelował o wyodrębnienie stanowiska Inspektora Ochrony Danych w wykazie stanowisk urzędniczych w służbie cywilnej. PUODO podkreśla, iż jest to kluczowe dla należytego wykonywania tej funkcji.

Ważne terminy w sprawozdawczości JST [III kwartał 2025]

Już w lipcu jednostki samorządowe czeka sporo obowiązków. Jakie sprawozdania trzeba złożyć? Jakie są najważniejsze terminy? Oto wykaz!

Czy zmiana normy dobowej pracownika wpływa na wymiar urlopu? [Przykład]

W trakcie roku kalendarzowego może zmienić się dobowa norma czasu pracy. Często dotyczy to pracowników, przedkładających orzeczenie o stopniu niepełnosprawności.

Kto w 2025 r. ma prawo do dodatkowego urlopu wypoczynkowego? [LISTA]

Standardowo pracownicy mogą skorzystać z puli 20 albo 26 dni urlopu w ciągu roku. Niektórym przysługuje urlop w dłuższym wymiarze. Co to za grupy? Na jakich zasadach przysługuje dodatkowy urlop w 2025 r.? Czy będą kolejne przywileje?

REKLAMA

Klasyfikacja budżetowa. Sporo zmian w 2025 i 2026 r. [PROJEKT]

Do uzgodnień i opiniowania został przekazany projekt nowelizacji rozporządzenia w sprawie szczegółowej klasyfikacji dochodów, wydatków, przychodów i rozchodów oraz środków pochodzących ze źródeł zagranicznych. Nowe przepisy mają na celu dostosowanie istniejących podziałek do ostatnich zmian prawnych.

Czy świadczenie urlopowe przysługuje pracownikom administracji i obsługi szkoły?

Świadczenie urlopowe przysługuje pracownikom zatrudnionym w szkole jako nauczyciele, wychowawcy i inni pracownicy pedagogiczni zatrudnieni w szkole publicznej. Co z pracownikami, niebędącymi pracownikami szkoły?

Nowe limity temperatur w pracy od 2027 roku. Co zmieni projekt rozporządzenia MRPiPS?

Od 1 stycznia 2027 r. pracodawców czekają nowe obowiązki w związku z temperaturą w miejscu pracy. Projekt rozporządzenia MRPiPS przewiduje wprowadzenie maksymalnych limitów temperatur zarówno w pomieszczeniach, jak i przy pracach na otwartej przestrzeni.

Likwidacja szkół a prawo nauczycieli do odprawy

Nadchodzi niż demograficzny, a wraz z nim problemy w systemie edukacji. Wiele placówek nie będzie mogło w przyszłym roku szkolnym kontynuować działalności, a inne będą musiały ograniczyć jej rozmiary. To oczywiście bezpośrednio wpłynie na sytuację nauczycieli.

REKLAMA

Pilotaż skróconego czasu pracy 2025. Można uzyskać do 1 mln zł wsparcia na wdrożenie w organizacji [Nabór wniosków od 14 sierpnia 2025]

Ministerstwo Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej ogłosiło zasady udziału w pilotażu skróconego czasu pracy. Nabór wniosków rozpocznie się 14 sierpnia 2025 roku. Pracodawcy mogą uzyskać do 1 mln zł wsparcia.

Dzień Ojca 2025: Coraz więcej ojców korzysta z urlopów rodzicielskich i ojcowskich

Z okazji Dnia Ojca ( 23 czerwca) przypominamy, że tata – podobnie jak mama – ma prawo do urlopu po narodzinach dziecka. Ojcowie coraz chętniej korzystają z przysługujących im świadczeń: urlopu ojcowskiego, macierzyńskiego (po 14 tygodniach) i rodzicielskiego. Komu i kiedy przysługuje zasiłek? Ile trwa urlop?

REKLAMA