Kategorie

Ewidencja księgowa operacji związanych z usunięciem usterek

Dziennik Gazeta Prawna
Największy polski dziennik prawno-gospodarczy
Ewidencja księgowa operacji związanej z zastępczym usunięciem usterek / Fot. Fotolia
Ewidencja księgowa operacji związanej z zastępczym usunięciem usterek / Fot. Fotolia
Jakie dokumenty księgowe powinna wystawić jednostka budżetowa z tytułu obciążenia wykonawcy karami umownymi oraz kosztami zastępczego usunięcia usterek? Czy mają to być noty księgowe? Jak ująć w ewidencji księgowej operacje związane z zastępczym usunięciem usterek?

Jednostka działająca w formie jednostki budżetowej zawarła umowę na wykonanie remontu siedziby. Prace remontowe zostały wykonane zgodnie z umową, jednak w okresie rękojmi ujawniły się usterki. Jednostka zgodnie z umową wezwała wykonawcę (X) do usunięcia usterek, wyznaczając jednocześnie termin na ich usunięcie. Wykonawca (X) nie usunął usterek, co spowodowało, że jednostka zgodnie z postanowieniami umownymi oraz po wyczerpaniu procedur z tym związanych powierzyła usunięcie usterek innemu wykonawcy (Y) na koszt i ryzyko wykonawcy (X). Wykonawca za usunięcie usterek wystawił jednostce fakturę, którą ta uregulowała ze środków ujętych w planie finansowym jednostki.

W wyniku zaistniałych zdarzeń jednostka zgodnie z zapisami umownymi postanowiła:

a) obciążyć wykonawcę (X) karami umownymi,

b) obciążyć wykonawcę kosztami zastępczego usunięcia usterek.

Jakie dokumenty księgowe powinna wystawić jednostka na wyżej wymienione obciążenia? Czy mają to być noty księgowe? Czy w przypadku opisanym w punkcie b może powinna to być refaktura dokumentująca odsprzedaż usług? Jak ująć w ewidencji księgowej opisane powyżej zdarzenia?

Obciążenie wykonawcy (X) zarówno karami umownymi, jak i kosztami zastępczego usunięcia usterek należy udokumentować w formie noty księgowej.

Artykuł 483 kodeksu cywilnego przewiduje, że naprawienie szkody wynikłej z niewykonania lub nienależytego wykonania zobowiązania niepieniężnego nastąpi poprzez zapłatę określonej sumy (kara umowna). Warunki naliczenia kary powinny być określone w umowie (przypadki, jak i wysokość). Kara umowna jest sankcją cywilnoprawną niepodlegającą opodatkowaniu podatkiem od towarów i usług, co powoduje, że obciążenie karą powinno nastąpić w formie noty księgowej.

Przychody z tytułu kar umownych jako przychody niezwiązane bezpośrednio z podstawową działalnością jednostki zaliczamy do pozostałych przychodów operacyjnych. Ewidencja księgowa kar umownych powinna przebiegać w sposób przedstawiony na schemacie nr 1.

Po pierwsze, trzeba ująć notę księgową z tytułu kary umownej: strona Wn konta 221 Należności z tytułu dochodów budżetowych (analityka: kontrahent i par. 097) i strona Ma konta 760 Pozostałe przychody operacyjne (analityka: par. 097),

Następnie księguje się wpływ na rachunek bieżący jednostki środków z tytułu zapłaty noty księgowej: strona Wn konta 130 Rachunek bieżący jednostki (analityka: par. 097) i strona Ma konta 221 Należności z tytułu dochodów budżetowych (analityka: kontrahent i par. 097).

Zastępcze usunięcie usterek

Analogicznie jak w przypadku kar umownych, regulacje prawne dotyczące zastępczego wykonania wynikają z przepisów kodeksu cywilnego, w tym zwłaszcza z art. 480. Określa on, że:

w razie zwłoki dłużnika w wykonaniu zobowiązania wierzyciel może, zachowując roszczenie o naprawienie szkody, żądać upoważnienia przez sąd do wykonania czynności na koszt dłużnika,

jeżeli świadczenie polega na zaniechaniu, wierzyciel może, zachowując roszczenie o naprawienie szkody, żądać upoważnienia przez sąd do usunięcia na koszt dłużnika wszystkiego, co dłużnik wbrew zobowiązaniu uczynił,

w wypadkach nagłych wierzyciel może, zachowując roszczenie o naprawienie szkody, wykonać bez upoważnienia sądu czynność na koszt dłużnika lub usunąć na jego koszt to, co dłużnik wbrew zobowiązaniu uczynił.

Korzystając jednak z regulacji zawartych w art. 3531 kodeksu cywilnego (dotyczy zasady swobody zawierania umów), nic nie stoi na przeszkodzie, aby strony umowy cywilnoprawnej zawarły w niej postanowienia, które dają stronie umowy prawo do skorzystania z wykonania zastępczego na koszt dłużnika w konkretnych okolicznościach, bez konieczności uzyskiwania uprzedniego upoważnienia sądu do wykonania zastępczego. Stosowna klauzula zawarta w umowie pozwala wyeliminować ewentualne wątpliwości na gruncie stosowania w tym zakresie wyłącznie przepisów kodeksu cywilnego.

Modernizacja budynku - ewidencja księgowa

W niniejszym przypadku mamy właśnie do czynienia z taką sytuacją, z której wynika, że na skutek braku usunięcia usterek stwierdzonych w okresie rękojmi przez wykonawcę (X), jednostka w myśl postanowień umownych powierzyła usunięcie usterek osobie trzeciej (wykonawcy Y). Po wykonaniu zleconych prac i ich odbiorze wykonawca (Y) wystawił jednostce fakturę.

Jaki dokument

Obciążenie jednostki fakturą za usunięcie usterek przez wykonawcę (Y) oznacza, że w takim przypadku pomiędzy wykonawcą (X) a wykonawcą (Y) nie powstaje żaden stosunek prawny. Nie dochodzi też do wykonania usługi na rzecz niesolidnego wykonawcy (X) ani przez osobę trzecią (wykonawcę Y), ani też przez zamawiającego (jednostkę), co powoduje, że obciążenie wykonawcy (X) poniesionymi kosztami nie stanowi usługi podlegającej opodatkowaniu podatkiem od towarów i usług. Nie są także w tym przypadku spełnione warunki do refakturowania usług (odsprzedaży usług), którego celem jest przeniesienie kosztów na firmę, która z danej usługi korzysta. Refakturowanie to pewnego rodzaju odsprzedaż usługi, w sytuacji gdy jeden z podmiotów nabywa usługę i następnie ją sprzedaje, przy czym sprzedawca nie jest bezpośrednim usługodawcą. W niniejszym przypadku wykonawca (X) nie jest odbiorcą usługi (zrealizowanych prac), a zatem brak jest podstaw do obciążenia kosztami zastępczego ich wykonania tego wykonawcy w formie faktury czy refaktury. Obciążenie tymi kosztami powinno nastąpić w formie noty księgowej.

Należy również zaznaczyć, że w przypadku gdyby jednostka wystawiła taką fakturę, to i tak wykonawca (X) nie będzie miał prawa do odliczenia podatku VAT z niej wynikającego, gdyż faktura ta nie jest fakturą wystawioną przez podmiot świadczący usługę.

Zastępcze wykonanie było przedmiotem orzeczeń sądowych (wyroki Naczelnego Sądu Administracyjnego z 29 czerwca 2011 r., sygn. akt I FSK 1013/10 i z 21 października 2014 r., sygn. akt I FSK 1571/13 z 21), z których wynika, że w przypadku zastępczego wykonania nie dochodzi do świadczenia usługi.

Koszty poniesione przez jednostkę z tytułu zastępczego usunięcia usterek należy zaliczyć do pozostałych kosztów operacyjnych, gdyż nie są to koszty związane bezpośrednio z podstawową działalnością jednostki. Natomiast obciążenie wykonawcy (X) tymi kosztami będzie stanowiło, analogicznie jak w przypadku kary umownej – pozostały przychód operacyjny.

Polecamy produkt: Sprawozdawczość budżetowa


Sposób ewidencji księgowej kosztów zastępczego usunięcia usterek oraz obciążenia tym i kosztami wykonawcy (X) przedstawiono na schemacie nr 2.

Po pierwsze, należy zaksięgować fakturę wykonawcy (Y) za zastępcze usunięcie usterek: strona Wn konta 761 Pozostałe koszty operacyjne (analityka: par. 430) i strona Ma konta 201 Rozrachunki z odbiorcami i dostawcami (analityka: kontrahent). Po drugie, gdy jednostka zapłci za tę fakturę, to trzeba dokonać księgowania: strona Wn konta 201 Rozrachunki z odbiorcami i dostawcami (analityka: kontrahent) i strona Ma konta 130 Rachunek bieżący jednostki (analityka: par. 430).

Zaś notę księgową (obciążenie wykonawcy X kosztami zastępczego usunięcia usterek) ujmuje się: strona Wn konta 221 Należności z tytułu dochodów budżetowych (analityka: kontrahent i par. 097) i strona Ma konta 760 Pozostałe przychody operacyjne (analityka: par. 097).

Sam wpływ na rachunek bieżący jednostki środków z tytułu zapłaty tej noty księgowej będzie uęty zapisem: strona Wn konta 130 Rachunek bieżący jednostki (analityka: par. 097) i strona Ma konta 221 Należności z tytułu dochodów budżetowych (analityka: kontrahent i par. 097). ⒸⓅ

Ewidencja kosztów imprezy częściowo sfinansowanej przez pracownika

WAŻNE

Do pozostałych kosztów operacyjnych trzeba zaliczyć koszty poniesione przez jednostkę z tytułu zastępczego usunięcia usterek. Nie są to bowiem koszty związane bezpośrednio z podstawową działalnością jednostki.

SCHEMAT 1

Ewidencja przychodu z tytułu kar umownych

infoRgrafika

Objaśnienia:

1. Nota księgowa z tytułu kary umownej:

● strona Wn konta 221 Należności z tytułu dochodów budżetowych (analityka: kontrahent i par. 097),

● strona Ma konta 760 Pozostałe przychody operacyjne (analityka: par. 097),

2. Wpływ na rachunek bieżący jednostki środków z tytułu zapłaty noty księgowej:

● strona Wn konta 130 Rachunek bieżący jednostki (analityka: par. 097),

● strona Ma konta 221 Należności z tytułu dochodów budżetowych (analityka: kontrahent i par. 097).

SCHEMAT 2

Ewidencja operacji związanej z zastępczym usunięciem usterek

infoRgrafika

Objaśnienia:

1. Faktura wykonawcy (Y) za zastępcze usunięcie usterek:

● strona Wn konta 761 Pozostałe koszty operacyjne (analityka: par. 430),

● strona Ma konta 201 Rozrachunki z odbiorcami i dostawcami (analityka: kontrahent),

2. Zapłata przez jednostkę za fakturę z punktu 1:

● strona Wn konta 201 Rozrachunki z odbiorcami i dostawcami (analityka: kontrahent),

● strona Ma konta 130 Rachunek bieżący jednostki (analityka: par. 430),

3. Nota księgowa – obciążenie wykonawcy (X) kosztami zastępczego usunięcia usterek:

● strona Wn konta 221 Należności z tytułu dochodów budżetowych (analityka: kontrahent i par. 097),

● strona Ma konta 760 Pozostałe przychody operacyjne (analityka: par. 097),

4. Wpływ na rachunek bieżący jednostki środków z tytułu zapłaty noty księgowej z punktu 3:

● strona Wn konta 130 Rachunek bieżący jednostki (analityka: par. 097),

● strona Ma konta 221 Należności z tytułu dochodów budżetowych (analityka: kontrahent i par. 097).

Polecamy serwis: Rachunkowość budżetowa

Elżbieta Gaździk

 główna księgowa samorządowej jednostki budżetowej

Podstawa prawna

Ustawa z 23 kwietnia 1964 r. – Kodeks cywilny (t.j. Dz.U. z 2016 r. poz. 380 ze zm.).

Rozporządzenie ministra finansów z 5 lipca 2010 r. w sprawie szczególnych zasad rachunkowości, jednostek budżetowych, samorządowych zakładów budżetowych, państwowych funduszy celowych oraz państwowych jednostek budżetowych mających siedzibę poza granicami Rzeczypospolitej Polskiej (t.j. Dz.U. z 2013 r. poz. 289 ze zm.).

Chcesz dowiedzieć się więcej, skorzystaj z naszego programu
INFORLEX Plan kont dla firm – program
INFORLEX Plan kont dla firm – program
Tylko teraz
Czy ten artykuł był przydatny?
tak
nie
Dziękujemy za powiadomienie
Jeśli nie znalazłeś odpowiedzi na swoje pytania w tym artykule, powiedz jak możemy to poprawić.
UWAGA: Ten formularz nie służy wysyłaniu zgłoszeń . Wykorzystamy go aby poprawić artykuł.
Jeśli masz dodatkowe pytania prosimy o kontakt

Komentarze(0)

Uwaga, Twój komentarz może pojawić się z opóźnieniem do 10 minut. Zanim dodasz komentarz -zapoznaj się z zasadami komentowania artykułów.
    QR Code
    Księgowość budżetowa
    1 sty 2000
    24 wrz 2021
    Zakres dat:
    Zapisz się na newsletter
    Zobacz przykładowy newsletter
    Zapisz się
    Wpisz poprawny e-mail

    Obowiązek stosowania oznaczenia TP

    Czy należy oznaczać symbolem TP fakturę wystawioną na czynsz za stację uzdatniania wody dla spółki gminnej pn. Przedsiębiorstwo Wodociągów i Kanalizacji w Z. sp. z o.o.?

    Jak zaklasyfikować wydatki gminy na nagrodę za wskazanie sprawcy dewastacji mienia

    Gmina planuje ująć w planie finansowym wydatek na nagrodę za wskazanie sprawcy dewastacji mienia komunalnego. Czy tego typu wydatek jest zgodny z klasyfikacją wydatków budżetowych i nie będzie stanowił przekroczenia dyscypliny finansów publicznych?

    Zmiany w wynagrodzeniach pracowników samorządowych od 1 października 2021 r.

    Zmiany w wynagrodzeniach pracowników samorządowych – nowe stawki w kategoriach zaszeregowania. Zmiany wejdą w życie 1 października 2021 r.

    Dodatek wyjazdowy dla ratowników medycznych

    Dodatek wyjazdowy dla ratowników medycznych. W porozumieniu, które zawarliśmy z protestującymi, przywróciliśmy tzw. dodatek wyjazdowy – poinformował w środę wiceminister zdrowia Waldemar Kraska.

    Jaki VAT od umowy z biegłym sądowym zawartej przez gminę?

    Jako gmina chcemy powołać biegłego wpisanego na listę biegłych sądowych do wydania opinii. Czy czynności takiej osoby, która nie prowadzi działalności gospodarczej, stanowią działalność gospodarczą w rozumieniu art. 15 ust. 2 ustawy o VAT, dlatego podlegają opodatkowaniu VAT?

    140 mln zł dla samorządów w związku z powrotem dzieci do szkół

    17 września 2021 r. Ministerstwo Finansów przekaże na rachunki JST ponad 140 mln zł z rezerwy części oświatowej subwencji ogólnej na działania edukacyjne.

    Kiedy stosować oznaczenie TP w spółce będącej własnością gminy

    Nasza Spółka jest własnością Gminy w 100%. Zajmujemy się głównie dostawą wody i odbiorem ścieków. Forma prawna: Sp. z o.o. Od 01.07.2021 r. nie będziemy już oznaczać symbolem TP w JPK_VAT-7 transakcji dotyczących dostaw towarów oraz świadczenia usług, gdy powiązanie wynika wyłącznie z powiązania z naszym właścicielem tj. Gminą (gdyż jest to jednostka samorządu terytorialnego). Nie będziemy już oznaczać symbolem TP w JPK_VAT-7 transakcji dotyczących Burmistrza Gminy gdyż jest to powiązanie z jednostką samorządu terytorialnego. Natomiast uważamy, że mamy obowiązek oznaczenia „TP” nadal transakcji sprzedaży gdy nabywcą jest członek Zarządu Spółki, członek Rady Nadzorczej Spółki, prokurent Spółki, oraz członkowie rodzin ww. podmiotów (tj. w stosunku do małżonków oraz krewnych i powinowatych do drugiego stopnia). Czy stanowisko naszej Spółki jest wg Państwa prawidłowe?

    Zastępstwo za pracownika przebywającego na urlopie macierzyńskim

    Jak dokonać przesunięcia pracownika samorządowego na zastępstwo za pracownika przebywającego na urlopie macierzyńskim?

    Polski Ład a finanse gmin - co się zmieni?

    Polski Ład a finanse gmin. 8 września Rada Ministrów przyjęła projekt ustawy o wsparciu jednostek samorządu terytorialnego (JST) w związku z Programem Polski Ład, przedłożony przez ministra finansów, funduszy i polityki regionalnej. Ministerstwo Finansów uważa, że zmiany, które wprowadzi Polski Ład przełożą się na sytuację finansową samorządów. Dlatego zostaną wprowadzone rozwiązania stabilizujące i wzmacniające finanse JST.

    Podwyżki dla funkcjonariuszy służb mundurowych 2022

    Podwyżki dla służb mundurowych 2022. Od 1 stycznia 2022 r. mają wzrosnąć wynagrodzenia funkcjonariuszy. O ile?

    Protest ratowników i środowisk medycznych

    Protest ratowników i środowisk medycznych. Czy będą podwyżki dla medyków?

    Dochody jednostek samorządu terytorialnego - projekt zmian

    Dochody jednostek samorządu terytorialnego. W wykazie prac legislacyjnych i programowych Rady Ministrów opublikowano założenia projektu ustawy o zmianie ustawy o dochodach jednostek samorządu terytorialnego oraz niektórych innych ustaw. Nowe przepisy mają w szczególności umożliwić zrekompensowanie gminom ubytku dochodów spowodowanego wdrożeniem zmian podatkowych (głównie w PIT) w ramach tzw. Polskiego Ładu. Co się zmieni w dochodach samorządowych?

    Ile jesteśmy winni instytucjom oświaty?

    Krajowy Rejestr Długów przeanalizował, ile jesteśmy winni instytucjom oświaty. Wśród dłużników oprócz studentów i absolwentów są też przedsiębiorcy.

    Projekt budżetu państwa na 2022 rok - dochody

    Dochody budżetu w 2022 r. wyniosą 475,6 mld zł i będą wyższe od przewidywanych dochodów uzyskanych w roku 2021 o 0,4 proc. W ujęciu realnym dochody budżetu spadną o 2,8 proc. – wynika z projektu ustawy budżetowej na 2022 r.

    Polski Ład - rekompensaty dla samorządów

    Polski Ład - rekompensaty dla samorządów. Z wyliczeń Ministerstwa Finansów wynika, że zmiany podatkowe wprowadzane Polskim Ładem będą kosztować samorządy ok. 150 mld zł w ciągu 10 lat. Trwają prace nad rozwiązaniami legislacyjnymi, które mają te straty zrekompensować. Proponowane zmiany to gwarancja dochodów i subwencja rozwojowa dla aktywnych inwestycyjnie gmin. W efekcie dochody jednostek samorządu terytorialnego (JST) mają być o ok. 10 proc. wyższe niż prognozowane. – Zarówno w trakcie pandemii, jak i obecnie samorządy bardzo dobrze poradziły sobie, jeżeli chodzi o stronę budżetową – mówi Sebastian Skuza, wiceminister finansów.

    Czy nauczyciele masowo uciekają na emerytury?

    Od czasów pandemii spada liczba nauczycieli odchodzących na emeryturę i świadczenia kompensacyjne. Tak wynika z danych ZUS.

    Rower publiczny jednak z odliczeniem VAT

    Prawo do odliczenia VAT od inwestycji w system rowerów publicznych od kilku lat było źródłem sporów pomiędzy gminami (miastami) a organami podatkowymi.

    Powołanie dyrektora gminnej biblioteki publicznej

    Powołanie dyrektora gminnej biblioteki publicznej. Osoba została powołana na stanowisko dyrektora gminnej biblioteki. Zgodnie z ustawą o prowadzeniu i organizowaniu działalności kulturalnej wójt gminy wysłał prośbę do kilku stowarzyszeń o wydanie opinii. Jednak nie otrzymał informacji zwrotnej od żadnego stowarzyszenia. Czy w przypadku braku odpowiedzi ze strony stowarzyszenia można uznać, że opinia jest pozytywna?

    Przekształcenie zakładu komunalnego w spółkę - czy to przejęcie zakładu pracy

    Gminne jednostki organizacyjne realizujące zadania komunalne, każda w wąskim zakresie, z początkiem przyszłego roku mają zostać przekształcone w spółkę prawa handlowego. Dotychczasowi dyrektorzy przekształcanych zakładów komunalnych mają stać się kierownikami poszczególnych komórek organizacyjnych w nowo powołanej spółce gminnej.

    Dodatek terenowy pracownika socjalnego za czas choroby i innych nieobecności w obliczeniach

    Dodatek terenowy pracownika socjalnego. Jak obliczyć kwotę dodatku, jeżeli pracownik nie przepracował całego miesiąca z innego powodu niż choroba? Czy kwotę dodatku dzieli się przez liczbę dni w danym miesiącu, czy przez liczbę godzin do przepracowania w danym miesiącu? Czy dodatek powinien być wypłacony w całości, w sytuacji gdy pracownik przebywa część miesiąca na zwolnieniu lekarskim?

    Program "Centra opiekuńczo-mieszkalne" a rozliczenia VAT

    Program "Centra opiekuńczo-mieszkalne" a rozliczenia VAT. Czy gminy i powiaty, świadcząc usługi w ramach programu, działają w charakterze podatników VAT? Czy VAT związany z wydatkami na tworzenie i utrzymanie centrum jest kosztem kwalifikowalnym?

    Kiedy zamawiający może odstąpić od zawartej umowy w trybie zamówień publicznych

    Kiedy zamawiający może odstąpić od umowy w trybie zamówień publicznych? Czy gmina może wycofać się z umowy i czy potrzebna jest zgoda wykonawcy (w umowie nie było warunków odstąpienia)?

    Zmiany w klasyfikacji budżetowej - rozporządzenie z 26 lipca 2021 r.

    Klasyfikacja budżetowa. Ustawodawca przygotował obszerne zmiany w rozporządzeniu dotyczącym klasyfikacji dochodów, wydatków, przychodów i rozchodów oraz środków pochodzących ze źródeł zagranicznych, pojawiły się m.in. nowe paragrafy dla oświaty: 479 „Wynagrodzenia osobowe nauczycieli” oraz 480 „Dodatkowe wynagrodzenie roczne nauczycieli”. Zmiany co do zasady wejdą w życie 1 stycznia 2022 r., przy czym część zmian obowiązuje z mocą wsteczną od 1 stycznia 2021 r. Na jakie dokładnie zmiany muszą być przygotowane organy administracji samorządowej?

    Ile zarabiają parlamentarzyści w UE?

    Zarobki parlamentarzystów w UE - najwięcej zarabiają Włosi i Niemcy. Hiszpanie i Portugalczycy otrzymują aż 14 wypłat.

    Spłata zadłużenia gminy z rezerwy celowej

    Spłata zadłużenia gminy ze środków pochodzących z rezerwy celowej - czy jest możliwa?