Inwentaryzacja rozrachunków z kontrahentami według Stanowiska w sprawie rozrachunków z kontrahentami

Inwentaryzacja rozrachunków w walucie polskiej

W myśl art. 26 ust. 1 pkt 2 ustawy jednostka inwentaryzuje rozrachunki z kontrahentami w drodze uzyskania od nich potwierdzenia prawidłowości wykazanego w księgach rachunkowych stanu rozrachunków oraz wyjaśnienia i rozliczenia ewentualnych różnic (inwentaryzacja metodą potwierdzenia sald).

Potwierdzenie sald należności od kontrahentów

Ustawa nakłada na jednostkę obowiązek inwentaryzacji rozrachunków drogą potwierdzenia sald jedynie w stosunku do należności od kontrahentów. W tym celu jednostka jako wierzyciel inicjuje uzgodnienie salda należności, natomiast dłużnik potwierdza zgodność kwot bądź wskazuje rozbieżności. W przypadku zobowiązań jednostki inicjatywa uzgodnienia pozostaje po stronie jej kontrahentów (wierzycieli). Jednostka może jednak wystąpić do kontrahenta o potwierdzenie sald swoich zobowiązań (np. w przypadku, gdy widzi potrzebę zweryfikowania kwot zobowiązań).

Zobacz: Inwentaryzacja

Jakich należności nie inwentaryzuje drogą potwierdzenia sald

Jednostka nie inwentaryzuje drogą potwierdzenia sald należności:

• spornych i wątpliwych,
• od osób nieprowadzących ksiąg rachunkowych,
• z tytułów publicznoprawnych.

Należności takie jednostka inwentaryzuje w drodze porównania danych ujętych w księgach rachunkowych z odpowiednimi dokumentami i weryfikacji ich wartości (art. 26 ust. 1 pkt 3 uor).

Potwierdzenie sald zobowiązań wobec kontrahentów

Zobowiązania wobec kontrahentów jednostka inwentaryzuje w drodze porównania danych ujętych w księgach rachunkowych z odpowiednimi dokumentami, w tym przesłanymi przez kontrahenta, i weryfikacji ich wartości (art. 26 ust. 1 pkt 3 uor).

Procedura potwierdzenia sald rozrachunków z kontrahentami

Przed rozpoczęciem procedury potwierdzenia sald rozrachunków z kontrahentami jednostka dokonuje przeglądu sald w celu określenia statusu rozrachunków na dzień uzgodnienia (należności nieściągalne, przedawnione, umorzone, przeterminowane - w podziale na terminy opóźnienia, sporne, dochodzone na drodze sądowej).

Jednostka potwierdza z kontrahentem kwotę wymaganej zapłaty należności, tj. należność główną oraz naliczone na dzień uzgodnienia: odsetki (umowne, ustawowe, za opóźnienie), kary umowne, zasądzone koszty postępowania sądowego.

W celu uzyskania od kontrahenta potwierdzenia, że uznaje on kwotę wymaganej zapłaty należności, jednostka wysyła do niego dwa egzemplarze pisma (wezwania do potwierdzenia wysokości salda), informującego o wysokości i składowych salda należności, z prośbą o jego potwierdzenie przez odesłanie do jednostki jednego egzemplarza pisma podpisanego przez osobę upoważnioną przez kontrahenta. W przypadku stwierdzenia przez kontrahenta różnic w wysokości salda należności lub jego składowych specyfikuje je on na egzemplarzu, który zwrotnie przesyła do jednostki.

Uzgodnienie salda kontrahentami drogą elektroniczną

Wezwanie do potwierdzenia wysokości salda oraz odpowiedź na nie mogą być wymienione między kontrahentami drogą elektroniczną (np. w postaci wiadomości e-mail), jeżeli ta forma potwierdzania stanu wzajemnych rozrachunków została przez nich uzgodniona, a przekazane informacje zostaną odpowiednio uwierzytelnione.

Salda zerowe należności

Jednostka uzgadnia z kontrahentem również salda zerowe należności, jeżeli w ciągu roku obrotowego wystąpiły istotne pod względem częstotliwości lub kwot obroty z tym kontrahentem.

Termin przeprowadzania inwentaryzacji należności w drodze potwierdzenia sald

Zgodnie z art. 26 ust. 3 pkt 1 uor jednostka może przeprowadzić inwentaryzację należności w drodze potwierdzenia sald na dowolny dzień w okresie 3 miesięcy przed końcem roku obrotowego i 15 dni następnego roku obrotowego. Jeżeli we wskazanym przez jednostkę terminie kontrahent nie potwierdzi salda należności w sposób opisany powyżej, a jednostka uzna, że saldo nie może być potwierdzone z przyczyn uzasadnionych, przeprowadza inwentaryzację niepotwierdzonego salda metodą porównania danych ksiąg rachunkowych z odpowiednimi dokumentami i weryfikacji ich wartości (art. 26 ust. 1 pkt 3 uor).

Milczące potwierdzenie salda

Ustawa nie przewiduje stosowania przez jednostkę tzw. milczącego potwierdzenia salda, tj. zamieszczania na wezwaniu do potwierdzenia wysokości salda informacji, że brak odpowiedzi ze strony kontrahenta w terminie wskazanym w wezwaniu zostanie uznany za potwierdzenie kwoty należności wyspecyfikowanej na wezwaniu. Innymi słowy, brak odpowiedzi kontrahenta na wezwanie do potwierdzenia wysokości salda, nawet gdy jednostka zamieściła na wezwaniu opisaną powyżej klauzulę, oznacza, że saldo rozrachunków nie zostało potwierdzone.

Różnice między kwotami figurującymi w księgach rachunkowych jednostki a kwotami wskazanymi przez kontrahenta

W wyniku przeprowadzonego uzgodnienia stanu rozrachunków z kontrahentami mogą wystąpić różnice między kwotami figurującymi w księgach rachunkowych jednostki a kwotami wskazanymi przez kontrahenta. Różnice te jednostka wyjaśnia, ustalając przyczyny ich powstania, sposób ich rozliczenia, oraz ujmuje je - jeżeli uznaje korekty salda za zasadne - w księgach rachunkowych tego roku obrotowego, którego inwentaryzacja dotyczy.

Inwentaryzacja rozrachunków w walucie obcej

Jednostka inwentaryzuje rozrachunki z kontrahentami zagranicznymi według tych samych zasad co rozrachunki w walucie polskiej, przy czym uzgodnienie sald odbywa się w walucie obcej.

źródło: Dz.Urz. MF z 2019 r. poz. 83

Małgorzata Majewska