Inwentaryzacja i sposoby przekazania majątku

Inwentaryzacja stanowi podstawowe narzędzie, pozwalające na właściwe zamknięcie ksiąg rachunkowych. Przeprowadzenie inwentaryzacji w jednostce ma na celu zweryfikowanie danych wynikających z ksiąg rachunkowych ze stanem rzeczywistym, rozliczenie osób materialnie odpowiedzialnych oraz wykrycie nieprawidłowości w gospodarowaniu majątkiem jednostki. Za przeprowadzenie inwentaryzacji jest odpowiedzialny kierownik jednostki, do którego zadań należy w szczególności:

● powołanie komisji inwentaryzacyjnej i wyznaczenie jej przewodniczącego,

● wydanie zarządzenia w sprawie inwentaryzacji, określającego w szczególności przedmiot i terminy spisu (w tym datę, na jaką ma być przeprowadzona inwentaryzacja), daty rozpoczęcia i zakończenia czynności spisowych,

● nadzór nad przebiegiem spisu i rozliczeniem jego wyników.

W pierwszej kolejności warto zwrócić uwagę na zapisy art. 26 ust 1 pkt. 1 i 2 uor, zgodnie z którym, jednostki przeprowadzają na ostatni dzień każdego roku obrotowego inwentaryzację:

● aktywów pieniężnych (z wyjątkiem zgromadzonych na rachunkach bankowych), papierów wartościowych w postaci materialnej, rzeczowych składników aktywów obrotowych, środków trwałych oraz nieruchomości zaliczonych do inwestycji, a także maszyn i urządzeń wchodzących w skład środków trwałych w budowie - drogą spisu ich ilości z natury, wyceny tych ilości, porównania wartości z danymi ksiąg rachunkowych oraz wyjaśnienia i rozliczenia ewentualnych różnic;

● aktywów finansowych zgromadzonych na rachunkach bankowych lub przechowywanych przez inne jednostki, w tym papierów wartościowych w formie zdematerializowanej, należności, w tym udzielonych pożyczek oraz powierzonych kontrahentom własnych składników aktywów - drogą otrzymania od banków i uzyskania od kontrahentów potwierdzeń prawidłowości wykazanego w księgach rachunkowych jednostki stanu tych aktywów oraz wyjaśnienia i rozliczenia ewentualnych różnic.

Ustawa o rachunkowości wskazuje podstawową metodę prowadzenia inwentaryzacji z wykorzystaniem spisu z natury. Kolejnym dopuszczalnym rozwiązaniem jest uzgadnianie (potwierdzanie) sald. Metoda ta polega na wysyłaniu do kontrahentów informacji o wysokości sald wynikających z ksiąg rachunkowych jednostki. Uzgodnienie sald należności może odbywać się w formie pisemnej lub w ostateczności telefonicznej, z uwagi na fakt, że zapisy ustawy o rachunkowości nie dopuszczają tzw. milczącego potwierdzenia sald. Ostatnim możliwym sposobem inwentaryzacji jest weryfikacja (porównywanie) danych z ksiąg rachunkowych z odpowiednimi dokumentami polegająca na dokonaniu odpowiedniej adnotacji w księgach rachunkowych oraz sporządzeniu protokołu z weryfikacji należności.

Odstępstwa od podstawowych metod prowadzenia inwentaryzacji w postaci spisu z natury i uzgodnienia sald umożliwiające weryfikację danych księgowych z odpowiednimi dokumentami zostały określone w art. 26 ust. 1 pkt. 3 uor. Zapis wprowadza możliwość dokonania inwentaryzacji drogą porównania danych ksiąg rachunkowych z odpowiednimi dokumentami i weryfikacji wartości następujących składników aktywów:

● środków trwałych, do których dostęp jest znacznie utrudniony,

● gruntów oraz praw zakwalifikowanych do nieruchomości,

● należności spornych i wątpliwych, w bankach również należności zagrożonych,

● należności i zobowiązań wobec osób nieprowadzących ksiąg rachunkowych,

● z tytułów publicznoprawnych,

● aktywów i pasywów niewymienionych, jeżeli przeprowadzenie ich spisu z natury lub uzgodnienie z przyczyn uzasadnionych nie było możliwe.

Bez względu na formę obsługi finansowej stroną przekazującą mienie będzie gimnazjum, w imieniu którego działa dyrektor gimnazjum, natomiast stroną przejmującą będzie jednostka, do której mienie gimnazjum jest przekazywane, reprezentowana przez jej dyrektora. 

Artykuł niniejszy jest fragmentem publikacji: Likwidacja jednostki budżetowej