Jak naliczać odpisy aktualizujące należności?

• Procedura dokonywania odpisów aktualizujących należności metodą identyfikacji poszczególnych należności
• Procedura dokonywania odpisów aktualizujących należności metodą szacowania kwoty odpisu ogólnego na nieściągalne należności

Naliczanie i ujmowanie w księgach rachunkowych odpisów aktualizujących należności wynika z zasady ostrożnej wyceny, określonej w art. 7 uor. Zgodnie z nią przy wycenie bilansowej należności urealnia się ich wysokość z uwzględnieniem stopnia prawdopodobieństwa ich zapłaty przez dłużników. W ewidencji księgowej wartość należności urealnia się za pomocą odpisu aktualizującego należności (art. 35b i 35c uor). Odpis odpowiada kwocie należności, których spłata nie została w żaden sposób zabezpieczona, a ryzyko ich nieściągalności jest znaczne.

Obowiązują dwie metody ustalania wysokości odpisu aktualizującego należności:

• metoda 1 - identyfikacja poszczególnych należności (art. 35b ust. 1 pkt 1-4) - w której ustala się wielkość odpisu oddzielnie dla każdego dłużnika postawionego w stan upadłości lub likwidacji albo którego sytuacja majątkowa i finansowa wskazuje, że zapłata przez niego zobowiązań w kwotach wynikających z obowiązujących umów nie jest prawdopodobna,
• metoda 2 - szacowanie kwoty odpisu ogólnego na nieściągalne należności (art. 35b ust. 1 pkt 5) - którą stosuje się w przypadkach uzasadnionych rodzajem prowadzonej działalności lub strukturą odbiorców mających zobowiązania przeterminowane lub nieprzeterminowane o znacznym stopniu prawdopodobieństwa nieściągalności.

Metoda 1 daje większą pewność co do prawidłowości obliczonych odpisów aktualizujących. Jednak ze względu na dużą pracochłonność może być stosowana jako jedyna metoda ustalania odpisów aktualizujących tylko w jednostkach organizacyjnych, w których należności z różnych tytułów są niewielkie i mają niezróżnicowaną strukturę.

Metoda 2 ma zastosowanie do należności masowych, o krótkich terminach płatności. Może być stosowana obok pierwszej metody w jednostkach organizacyjnych pobierających znaczne dochody (przychody) na podstawie różnych tytułów prawnych (np. w urzędach obsługujących organy JST i samorządowe organy podatkowe, w samorządowych zakładach budżetowych). Stosuje się ją do należności dotyczących:

• świadczonych dostaw i usług na rzecz indywidualnych odbiorców (np. czynsze najmu i dzierżawy komunalnych lokali mieszkalnych i użytkowych, opłaty za wodę i ścieki, opłaty za wywóz nieczystości płynnych i stałych),
• dochodów budżetowych o charakterze cywilnoprawnym (np. ze sprzedaży, najmu i dzierżawy nieruchomości, sprzedaży składników mienia ruchomego),
• dochodów budżetowych z tytułu podatkowych i niepodatkowych dochodów publicznoprawnych (np. różnego rodzaju podatki i opłaty należne budżetowi państwa i budżetom JST).

Przyjęte w jednostce zasady szacowania odpisów aktualizujących należy wskazać w dokumentacji opisującej przyjęte w jednostce zasady rachunkowości. Przy opisie przyjętych rozwiązań można korzystać z postanowień KSR 4 - "Utrata wartości aktywów".

Procedura dokonywania odpisów aktualizujących należności metodą identyfikacji poszczególnych należności

Krok 1 Czynności przygotowawcze

Pracownicy komórki księgowości, prowadzący ewidencję pomocniczą należności, powinni:

1. sporządzić wykaz (wydruk) zaległych należności według stanu na 31 grudnia roku obrotowego z kont szczegółowych prowadzonych dla poszczególnych dłużników w poszczególnych należnościach,
2. zgromadzić dokumentację księgową i inną dla każdego dłużnika.

Przykładowe dokumenty konieczne do ustalenia prawidłowych odpisów aktualizujących

1. Decyzje odpowiednich organów o umorzeniu.

2. Oświadczenia dłużników o powołaniu się na zarzut przedawnienia.

3. Pisma od dłużników kwestionujących istnienie (wysokość) ich zobowiązań.

4. Postanowienia sądowe o postawieniu jednostek organizacyjnych w stan likwidacji lub w stan upadłości albo o ogłoszeniu upadłości konsumenckiej osób fizycznych.

5. Postanowienia o odmowie wszczęcia postępowania upadłościowego ze względu na brak majątku wystarczającego na pokrycie kosztów postępowania.

6. Zgłoszenia do syndyka (likwidatora) należności jednostki.

7. Dokumenty dotyczące ustanowienia zabezpieczeń należności (w tym hipotecznych).

8. Pisma w sprawie ustalenia kategorii zaspokojenia należności jednostki w postępowaniu upadłościowym i w sprawie podziału odzyskanych kwot.

9. Pisma potwierdzające wykreślenie osób prawnych i jednostek organizacyjnych z odpowiednich rejestrów.

10. Pisma w sprawie ustalenia miejsca pobytu osób fizycznych.

11. Dokumentacja egzekucyjna.

W imiennym wykazie dłużników podaje się kwoty zaległości ogółem (osobno dla każdego rodzaju należności). W wykazie w osobnych pozycjach podaje się należności uznawane zgodnie z polityką rachunkowości za nieistotne (czyli takie, których dochodzenie jest nieopłacalne). Wykaz ten służy do dokumentowania wyników aktualizacji należności. Należy go wykorzystywać na kolejnych etapach aktualizacji. Kolejno wpisuje się do niego opracowane dane.

Krok 2 Ustalenie i odpisanie należności przedawnionych, umorzonych, nieściągalnych i nieistotnych

Na podstawie zgromadzonej dokumentacji należy ustalić, które należności ujęte w księgach rachunkowych jednostki są na dzień bilansowy:

• przedawnione,
• umorzone,
• nieściągalne,
• nieistotne.

Należności te nie mogą być uznane za realne, ponieważ prawdopodobieństwo ich uzyskania przez jednostkę jest zerowe lub bliskie zeru.

W przypadku należności przedawnionych o charakterze publicznoprawnym (w tym podatkowym) upływ terminu przedawnienia oznacza ich wygaśnięcie. Należności te w całości odpisuje się z ksiąg rachunkowych.

Upływ terminu przedawnienia należności cywilnoprawnych i pracowniczych uniemożliwia ich dochodzenie przez jednostkę przed sądem. Dłużnik może uwolnić się od obowiązku ich zapłaty przez przywołanie zarzutu przedawnienia. Powinno to być potwierdzone na piśmie. Takie należności przedawnione odpisuje się z ksiąg rachunkowych. Na pozostałe należy utworzyć odpis aktualizujący.

Należności umorzone stają się nieściągalne z chwilą ich umorzenia w odpowiednim trybie, przewidzianym w przepisach szczególnych. Umorzenie należności zarówno o charakterze publicznoprawnym, jak i cywilnoprawnym oraz pracowniczym oznacza, że wierzyciel trwale zrezygnował z dochodzenia swoich należności. Należności te odpisuje się z ksiąg rachunkowych.

Za nieściągalne uznaje się należności, co do których istnieją udokumentowane przesłanki wskazujące na to, że dłużnik nie ma możliwości ich uregulowania (potwierdzone np. postanowieniem właściwego organu egzekucyjnego w sprawie umorzenia postępowania egzekucyjnego ze względu na brak majątku dłużnika). Należności te odpisuje się z ksiąg rachunkowych.

Odpisać można również w całości należności, które nie są ani przedawnione, ani umorzone, ani nieściągalne, ale ich dochodzenie jest nieopłacalne (np. koszty egzekucji są równe lub wyższe niż te należności).

Po tym etapie w imiennym wykazie dłużników podaje się:

• kwoty uznane za przedawnione, umorzone, nieściągalne i nieistotne, zakwalifikowane do odpisania z ksiąg rachunkowych,
• kwoty uznane za przedawnione, ale dla których dłużnicy nie powołali się na zarzut przedawnienia - zakwalifikowane do utworzenia odpisu aktualizującego,
• dokumenty będące podstawą tych ustaleń.

Krok 3 Ustalenie kwoty odpisu aktualizującego dla należności wątpliwych

Odpis aktualizujący ustala się dla należności wątpliwych. Chodzi tu o należności, które nie są przedawnione, umorzone ani nieściągalne, ale ich wymagalny termin płatności upłynął, a mimo to nie zostały uregulowane przez dłużników albo są zagrożone dużym prawdopodobieństwem nieściągalności.

Kwota odpisu zależy od przyczyny jego dokonania. Zasady obowiązujące przy szacowaniu wielkości odpisu przedstawia tabela.

Tabela. Sposób szacowania kwoty odpisu aktualizującego

Przyczyna ustalenia odpisu	Sposób oszacowania kwoty odpisu
Postawienie dłużnika w stan likwidacji (osoby prawne i jednostki organizacyjne) lub w stan upadłości (osoby prawne i jednostki organizacyjne, osoby fizyczne w razie tzw. upadłości konsumenckiej).	Odpis ustala się w kwocie stanowiącej różnicę między kwotą należności ujętą w księgach rachunkowych jednostki a wartością zabezpieczenia należności zgłoszonego organowi prowadzącemu postępowanie likwidacyjne lub upadłościowe.
Oddalenie przez sąd wniosku o ogłoszenie upadłości lub umorzenie postępowania upadłościowego, w sytuacji gdy majątek dłużnika nie wystarcza na zaspokojenie kosztów postępowania upadłościowego.	Odpis ustala się w pełnej kwocie należności wynikającej z ksiąg rachunkowych jednostki.
Kwestionowanie przez dłużnika należności w sytuacji, gdy ocena jego sytuacji majątkowej i finansowej wskazuje na to, że spłata należności w umownej kwocie nie jest prawdopodobna.	Odpis ustala się w kwocie różnicy między kwotą należności wynikającą z ksiąg rachunkowych i wartością ustanowionego zabezpieczenia należności jednostki.
Zaleganie przez dłużnika z zapłatą, gdy ocena jego sytuacji majątkowej i finansowej wskazuje na to, że spłata należności w umownej kwocie nie jest prawdopodobna.	Odpis ustala się w kwocie różnicy między kwotą należności wynikającą z ksiąg rachunkowych i wartością ustanowionego zabezpieczenia należności jednostki.
Podwyższenie należności już wcześniej aktualizowanej z powodu utraty wartości (np. na skutek dopisania do należności głównej zaległych odsetek).	Odpis ustala się w kwocie odpowiadającej podwyższeniu należności wcześniej powstałej i już aktualizowanej.

Po tym etapie w imiennym wykazie dłużników podaje się:

• wnioskowaną kwotę odpisu aktualizującego,
• przyczynę jego ustalenia,
• dokumenty będące podstawą tych ustaleń.

Krok 4 Ujęcie odpisu aktualizującego w księgach rachunkowych

Najpierw główny księgowy kontroluje prawidłowość sporządzenia imiennych wykazów dłużników. Potem przekazuje je do zaopiniowania radcy prawnemu (co do dopuszczalności zakwalifikowania należności do odpisania z powodu przedawnienia, umorzenia, nieściągalności i nieistotności). Następnie wykazy te zatwierdza kierownik jednostki. Na koniec sporządza się dowody PK - "Polecenie księgowania", na podstawie których w księgach rachunkowych ujmuje się odpisy:

• należności z tytułu przedawnienia, umorzenia i nieściągalności,
• aktualizujące należności.

Odpisy te należy zaliczyć do pozostałych kosztów operacyjnych (konto 761). Ponadto należności umorzone, przedawnione lub nieściągalne zmniejszają ujęte uprzednio odpisy aktualizujące ich wartość.

Odpisy aktualizujące wartość należności funduszy tworzonych na podstawie odrębnych ustaw obciążają fundusze (§ 10 ust. 3 rozporządzenia w sprawie rachunkowości oraz planów kont). Wszystkie ww. odpisy wprowadza się do ksiąg rachunkowych nie później niż z dniem 31 grudnia roku obrotowego.

Procedura dokonywania odpisów aktualizujących należności metodą szacowania kwoty odpisu ogólnego na nieściągalne należności

Krok 1 Ustalenie wskaźników zagrożenia nieściągalnością dla poszczególnych należności i grup dłużników metodą wiekowania należności

Wskaźniki te (wyrażone procentowo) określa się na podstawie danych na temat ściągalności należności należących do danego rodzaju należności i poszczególnych grup dłużników, z poprzednich okresów sprawozdawczych. Ustalenie wskaźników dla danego roku należy udokumentować na piśmie. W dokumencie tym należy zawrzeć co najmniej następujące dane:

• nazwa należności,
• kategoria dłużników (np. osoby fizyczne, osoby prawne i jednostki organizacyjne),
• okres powstania należności (np. dla kategorii wiekowych należności: powstałych w roku bilansowym, do 2 lat przed rokiem bilansowym, sprzed 2 lat przed rokiem bilansowym),
• wskaźnik procentowy ściągalności należności powstałych w danym okresie,
• dane historyczne, na podstawie których wyliczono wskaźnik.

Pismo sporządzają pracownicy odpowiedzialni za prowadzenie ewidencji należności. Sprawdza je główny księgowy i zatwierdza kierownik jednostki.

Krok 2 Sporządzenie wykazów dłużników dla wyznaczonych kategorii wiekowych należności

Pracownicy komórki księgowości, prowadzący ewidencję pomocniczą należności, powinni:

• sporządzić wykaz (wydruk) zaległych należności według stanu na 31 grudnia roku obrotowego z kont szczegółowych prowadzonych dla poszczególnych dłużników w poszczególnych należnościach,
• zgromadzić dokumentację księgową i inną dla każdego dłużnika (patrz krok 1 w metodzie 1, z tym że gromadzi się wyłącznie dokumenty dotyczące umorzenia, przedawnienia i nieściągalności).

W imiennym wykazie dłużników podaje się kwoty zaległości ogółem (osobno dla każdego rodzaju należności), w podziale na kategorie wiekowe należności ustalone w jednostce.

Krok 3 Ustalenie i odpisanie należności przedawnionych, umorzonych, nieściągalnych i nieistotnych

Działania wykonuje się i dokumentuje tak samo, jak podano w kroku 2 w metodzie 1.

Krok 4 Ustalenie kwoty odpisu aktualizującego dla należności wątpliwych

Odpis wyliczają pracownicy prowadzący ewidencję pomocniczą należności. Robią to na podstawie wskaźników zagrożenia nieściągalnością, ustalonych dla poszczególnych należności i grup dłużników. W tym celu kwotę należności w danej kategorii wiekowej należności, pomniejszoną o należności przedawnione, umorzone i nieściągalne, mnoży się przez odpowiedni wskaźnik zagrożenia nieściągalnością. Wyliczoną kwotę odpisu aktualizującego dla każdego dłużnika wpisuje się do wykazu imiennego dłużników.

Krok 5 Ujęcie odpisu aktualizującego w księgach rachunkowych

Działania wykonuje się i dokumentuje tak samo, jak podano w kroku 4 w metodzie 1.

Oprac. Izabela Motowilczuk

były wieloletni inspektor kontroli

Podstawy prawne:

• art. 7, art. 35b, art. 35c ustawy z 29 września 1994 r. o rachunkowości (j.t. Dz.U. z 2018 r. poz. 395; ost.zm. Dz.U. z 2019 r. poz. 55)

• § 10 ust. 3 rozporządzenia Ministra Rozwoju i Finansów z 13 września 2017 r. w sprawie rachunkowości oraz planów kont dla budżetu państwa, budżetów jednostek samorządu terytorialnego, jednostek budżetowych, samorządowych zakładów budżetowych, państwowych funduszy celowych oraz państwowych jednostek budżetowych mających siedzibę poza granicami Rzeczypospolitej Polskiej (Dz.U. z 2017 r. poz. 1911; ost.zm. Dz.U. z 2018 r. poz. 2471)

• Krajowy Standard Rachunkowości nr 4 - "Utrata wartości aktywów" (Dz.Urz. Min. Fin. z 2012 r. poz. 15)