Zaliczka w zamówieniach publicznych

Zasady wypłacania zaliczek reguluje art. 151a ustawy z 29 stycznia 2004 r. – Prawo zamówień publicznych (dalej: upzp). Przepis ten został wprowadzony do upzp ustawą z 5 listopada 2009 r. o zmianie ustawy – Prawo zamówień publicznych oraz ustawy o kosztach sądowych w sprawach cywilnych.

Jest to rozwiązanie bardzo korzystne dla sprawnej realizacji zadań publicznych, dlatego ważne jest, by przedstawiciele zamawiających i wykonawców poznali zasady dotyczące zaliczkowania wydatków. Wykonawcy – szczególnie ci niedysponujący znacznymi zasobami finansowymi – dzięki wprowadzeniu zaliczek mogą uzyskać korzystniejsze warunki, które umożliwią im uczestnictwo w procedurach przetargowych. Z pewnością przyczyni się to do umocnienia konkurencyjności na rynku zamówień publicznych, poprzez zwiększenie dostępności wykonawców do realizacji publicznych zadań.

ZAPAMIĘTAJ!

Zamawiający może udzielić zaliczek na poczet wykonania zamówienia, jeżeli możliwość taka została przewidziana w ogłoszeniu o zamówieniu lub w specyfikacji istotnych warunków zamówienia (art. 151a ust. 1 upzp).

Istota zaliczki

Zrozumienie istoty zaliczki w systemie zamówień publicznych nie może się odbyć bez przedstawienia tej instytucji na gruncie systemu prawa cywilnego. Możliwość zaliczkowania wydatków ponoszonych przez wykonawców na etapie realizacji zamówienia publicznego jest jednak znacznie szerszą kategorią, którą należy przeanalizować również w kontekście prawa cywilnego, prawa finansów publicznych oraz prawa budżetowego, dotyczącego poszczególnych rodzajów wydatków.

Omówienie wszystkich aspektów związanych z instytucją zaliczki – zarówno na gruncie systemu prawa cywilnego jak i publicznego – daleko przekracza ramy tego artykułu, dlatego skupimy się na analizie najważniejszych jej elementów oraz najważniejszych problemów praktycznych związanych z udzielaniem przez zamawiających zaliczek.

Przepisy art. 7 Konstytucji RP wyrażają zasadę praworządności, określaną również zasadą legalizmu. Zgodnie z tą zasadą, organy władzy publicznej działają na podstawie i w granicach prawa. Oznacza to w praktyce, że w państwie praworządnym wszelka działalność władcza organów publicznych powinna opierać się na wyraźnie określonych w przepisach prawa upoważnieniach. Omawiając to zagadnienie, warto również zwrócić uwagę na art. 216 § 1 Konstytucji RP, zgodnie z którym środki finansowe na cele publiczne są gromadzone i wydatkowane w sposób określony w ustawie.

Aktem prawnym, który w głównej mierze reguluje zagadnienia wydatkowania środków publicznych przez jednostki należące do sektora finansów publicznych, jest ustawa z 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych (dalej: ufp). Zgodnie z art. 44 ust. 1 ufp, wydatki publiczne mogą być ponoszone na cele i w wysokościach ustalonych w:

1) ustawie budżetowej,

2) uchwale budżetowej jednostki samorządu terytorialnego,

3) planie finansowym jednostki sektora finansów publicznych.

Jednostki sektora finansów publicznych dokonują wydatków zgodnie z przepisami dotyczącymi poszczególnych rodzajów wydatków (art. 44 ust. 2 ufp). Z kolei zasady wydatkowania środków publicznych określają przepisy art. 44 ust. 3 ufp.

Wydatki publiczne powinny być wydatkowane:

1) w sposób celowy i oszczędny, z zachowaniem zasad uzyskiwania najlepszych efektów z danych nakładów, optymalnego doboru metod i środków służących osiągnięciu założonych celów,

2) w sposób umożliwiający terminową realizację zadań,

3) w wysokości i terminach wynikających z wcześniej zaciągniętych zobowiązań.

Ustawa z 23 kwietnia 1964 r. – Kodeks cywilny (dalej: k.c.) stanowi w art. 734, że jeżeli wykonanie zlecenia wymaga wydatków, dający zlecenie powinien na żądanie przyjmującego udzielić mu odpowiedniej zaliczki. Obowiązek udzielenia przyjmującemu zlecenie zaliczki związany jest z obowiązkiem pokrywania ponoszonych przez niego wydatków i istnieje również w przypadku zlecenia o charakterze nieodpłatnym.

Obowiązek udzielenia zaliczki istnieje, gdy wystąpią dwie przesłanki:

1) prawidłowe wykonanie zlecenia wymaga wydatków,

2) przyjmujący zlecenie zażądał udzielenia zaliczki.

W przypadku umów cywilnoprawnych zaliczka spełnia zasadniczo dwie funkcje:

1) wzmacnia pozycję dłużnika świadczenia pieniężnego, ułatwiając mu tym samym spełnienie tego świadczenia,

2) spełnia funkcje płatnicze (zostaje udzielona na poczet później wymagalnego świadczenia pieniężnego poprzez sfinansowanie nakładów wykonawcy).

ZAPAMIĘTAJ!

Zaliczka nie ma charakteru kaucyjnego z uwagi na to, że nie spełnia funkcji zabezpieczającej względem zobowiązania podstawowego.

W praktyce przedmiotem zaliczki są wyłącznie pieniądze (w odróżnieniu od zadatku, który może mieć również charakter niepieniężny). W odróżnieniu od zadatku, który powinien być dany przy zawarciu umowy pod rygorem bezskuteczności całego zobowiązania, zaliczka może być wypłacona później, a uchylenie się przyrzekającego od wydania uzgodnionej sumy zaliczki nie pociąga za sobą nieważności umowy podstawowej, uzasadniając jedynie odpowiedzialność odszkodowawczą.

Przedpłaty na etapie realizacji zadania – zadatek

Od zaliczki należy odróżnić przedpłaty, bardzo często dokonywane przez zamawiających na etapie realizacji zamówienia publicznego. Przedpłata bardzo często jest mylona właśnie z zaliczką. Nie stanowi ona jednak żadnej szczególnej konstrukcji prawnej w sytuacji, gdy mieści się w pojęciu zapłaty.

Od zaliczki należy także odróżnić instytucję zadatku. Zgodnie z art. 394 § 1 k.c., gdy brakuje odmiennego zastrzeżenia umownego albo zwyczaju, zadatek dany przy zawarciu umowy ma to znaczenie, że w razie niewykonania umowy przez jedną ze stron, druga strona może (bez wyznaczenia terminu dodatkowego) odstąpić od umowy i zachować otrzymany zadatek. A jeżeli sama go udzieliła – może żądać zwrotu kwoty zadatku w podwójnej wysokości (sumy dwukrotnie wyższej). W razie wykonania umowy zadatek ulega zaliczeniu na poczet świadczenia strony, która go dała. Jeżeli zaliczenie takie nie jest możliwe, zadatek ulega zwrotowi (art. 394 § 2 k.c.). W razie rozwiązania umowy zadatek powinien być zwrócony, a zasada zapłaty sumy dwukrotnie wyższej nie ma tu zastosowania. To samo dotyczy przypadku, gdy niewykonanie umowy nastąpiło wskutek okoliczności, za które żadna ze stron nie ponosi odpowiedzialności, albo za które ponoszą odpowiedzialność obie strony.

Mając powyższe na uwadze, należy podkreślić, że zadatek stanowi dodatkowe zastrzeżenie umowne, które nie jest koniecznym elementem czynności prawnej, modyfikującym stopień związania stron stosunku zobowiązaniowego. Dodatkowe zastrzeżenie w postaci zadatku może być przewidziane dla różnych typów umów zawieranych w systemie prawa cywilnego.

Wszelkie skutki prawne stanowiące o istocie zadatku, o których była mowa powyżej, powstają w przypadku, gdy dłużnik nie wykona zobowiązania, za które wyłącznie on ponosi odpowiedzialność.

Czytaj także: Zamówienia publiczne - dostęp do informacji>>

Zaliczka w procedurze zamówienia publicznego

Zaliczki mogą być udzielane, jeżeli (art. 151a ust. 2 upzp):

1) Zamówienie jest finansowane z udziałem:

a) środków pochodzących z budżetu Unii Europejskiej,

b) niepodlegających zwrotowi środków z pomocy udzielonej przez państwa członkowskie Europejskiego Porozumienia o Wolnym Handlu (EFTA),

c) niepodlegających zwrotowi środków innych niż wymienione w lit. a i b, pochodzących ze źródeł zagranicznych;

2) przedmiotem zamówienia są roboty budowlane.

Powyższe ograniczenia nie dotyczą jednostek samorządu terytorialnego oraz ich związków, a także innych jednostek sektora finansów publicznych, dla których organem założycielskim lub nadzorującym jest jednostka samorządu terytorialnego.

Możliwość udzielania zaliczek istnieje w zasadzie w sposób nieograniczony dla zamówień publicznych na roboty budowlane. Natomiast w pozostałym zakresie (dostawy, usługi) zaliczki mogą być udzielane jedynie przy zamówieniach finansowanych z udziałem środków pochodzących z budżetu UE lub ze środków pochodzących z bezzwrotnej pomocy udzielonej przez kraje EFTA albo z jakichkolwiek źródeł zagranicznych.

Mając na uwadze dotychczasowe rozważania dotyczące różnic między zaliczką w ujęciu cywilistycznym a zaliczką w świetle art. 151a upzp, należy podkreślić, że w odróżnieniu od zaliczki na wydatki w przypadku umowy zlecenia, zaliczka w zamówieniach publicznych ma charakter fakultatywny. Zamawiający nie może być narażony na roszczenie ze strony wykonawcy w zakresie przyznania mu zaliczki. Ustawodawca nie wprowadził tu ograniczenia dotyczącego wysokości zaliczki, jakiej zamawiający może udzielić wykonawcy na poczet wykonania zamówienia.

Z treści art. 151a ust. 1 upzp wynika wprost, że ma to być zaliczka na sfinansowanie „kosztów zamówienia”. Górną granicą wysokości zaliczki będzie zatem całkowita wartość umowna świadczenia, wynikająca z umowy w sprawie o udzielenie zamówienia publicznego.

Zagadnieniem, które może rodzić wątpliwości, jest kwestia rozstrzygnięcia, czy umowa zaliczki powinna stanowić jedynie dodatkowe zastrzeżenie umowne do umowy podstawowej w sprawie o udzielenie zamówienia publicznego, czy też wymaga osobnego oświadczenia woli stron stosunku prawnego.

W mojej ocenie brak jakiegokolwiek ustosunkowania się do tej kwestii przez ustawodawcę oraz cechy samej zaliczki przemawiają za dopuszczalnością obu rozwiązań. O dopuszczalności zaliczki przesądza przecież sam zamawiający, określając – w granicach upoważnienia oraz zasad wskazanych w art. 151a upzp – warunki jej zapłaty.

Do tych ustawowych ograniczeń należy zaliczyć zakaz udzielania zaliczek przez zamawiającego w sytuacji, gdy wykonawca został wybrany w trybie negocjacji bez ogłoszenia lub z wolnej ręki.

Czytaj także: Wadium w zamówieniach publicznych>>

Umowa zaliczki

Zamawiający powinien przewidzieć możliwość udzielenia zaliczki w ogłoszeniu o zamówieniu lub w specyfikacji istotnych warunków zamówienia. Po stronie zamawiającego istnieje zatem obowiązek określenia elementów podmiotowo istotnych umowy zaliczki. Należy do nich zaliczyć samo przyrzeczenie udzielenia zaliczki na poczet oznaczonego zamówienia, ze wskazaniem oznaczonej kwoty zaliczki.

Zabezpieczenie wypłaty zaliczki może być wniesione w następującej formie:

1) pieniądzu,

2) poręczeniach bankowych lub poręczeniach spółdzielczej kasy oszczędnościowo-kredytowej, z tym że zobowiązanie kasy jest zawsze zobowiązaniem pieniężnym,

3) gwarancjach bankowych,

4) poręczeniach udzielanych przez podmioty, o których mowa w art. 6b ust. 5 pkt 2 ustawy z 9 listopada 2000 r. o utworzeniu Polskiej Agencji Rozwoju Przedsiębiorczości,

5) w wekslach z poręczeniem wekslowym banku lub spółdzielczej kasy oszczędnościowo-kredytowej,

6) przez ustanowienie zastawu na papierach wartościowych emitowanych przez Skarb Państwa lub jednostkę samorządu terytorialnego,

7) przez ustanowienie zastawu rejestrowego na zasadach określonych w przepisach o zastawie rejestrowym i rejestrze zastawów.

Ważnym elementem związanym z udzielanymi zaliczkami powinno być również określenie przez zamawiającego terminu wypłaty zaliczki.

Ważnym elementem umowy zaliczki pozostaje również określenie zasad dotyczących wniesienia zabezpieczenia jej wniesienia. Zgodnie z art. 151a ust. 5 upzp, zamawiający może żądać od wykonawcy wniesienia zabezpieczenia zaliczki w jednej lub w kilku formach wskazanych w art. 148 ust. 1 i 2 upzp.

ZAPAMIĘTAJ!

Zamawiający obowiązkowo żąda wniesienia zabezpieczenia zaliczki, jeżeli przewidywana wysokość zaliczek przekracza 20% wysokości wynagrodzenia wykonawcy.

Zaliczka a przedmiot zamówienia

Realne możliwości oraz potrzeby zaliczkowania wykonania przedmiotu zamówienia przez wykonawców są w znacznej mierze uzależnione od przedmiotu zamówienia. W przypadku zamówień na typowe dostawy zaliczka może być stosowana stosunkowo rzadko.

Gdy realizacja dostaw (w postaci dostaw jednostkowych) jest rozłożona znacznie w czasie, najczęściej stosowanym rozwiązaniem jest dokonywanie płatności za jednostkowe dostawy.

Potrzebą udzielenia zaliczki, która będzie spełniała najwłaściwiej swoją funkcję i doprowadzi do pojawienia się po stronie zamawiającego największej ilości korzyści, jest zaliczkowanie dostaw przedmiotów szczególnie złożonych i skomplikowanych pod względem technologicznym.

W przypadku realizacji usług konieczność udzielenia zaliczki – podobnie jak w przypadku dostaw – jest również w znacznym stopniu uzależniona od stopnia złożoności przedmiotu zamówienia oraz dostępności danych usług na określonym rynku. Wszelkie funkcje zaliczki oraz suma korzyści płynących z tytułu jej udzielenia maksymalizują się, gdy przedmiotem zamówienia są roboty budowlane. Zamawiający powinni pamiętać w tym przypadku o ograniczeniach płynących z omawianego już art. 151a ust. 2 upzp. Realizacja robót budowlanych to najczęściej skomplikowane, czasochłonne i kapitałochłonne projekty, dla realizacji których uzyskanie korzyści, jakie niesie ze sobą zaliczka, ma bardzo istotne znaczenie.

PODSTAWY PRAWNE

● Ustawa z 29 stycznia 2004 r. – Prawo zamówień publicznych (j.t. Dz.U. z 2007 r. Nr 223, poz. 1655; ost.zm. Dz.U. z 2009 r. Nr 223, poz. 1778)

● Ustawa z 5 listopada 2009 r. o zmianie ustawy – Prawo zamówień publicznych oraz ustawy o kosztach sądowych w sprawach cywilnych (Dz.U. Nr 206, poz. 1591)

● Ustawa z 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych (Dz.U. Nr 157, poz. 1240; ost.zm. Dz.U. z 2010 r. Nr 28, poz. 146)

● Ustawa z 23 kwietnia 1964 r. – Kodeks cywilny (Dz.U. Nr 16, poz. 93; ost.zm. Dz.U. z 2010 r. Nr 40, poz. 222)