Złożenie oferty w ostatniej chwili

Dochowanie terminu złożenia oferty

W dokumentacji przetargowej zawsze wskazane jest do kiedy wykonawcy mogą złożyć swoje oferty. Opisane są również zasady złożenia tej oferty, tj. zazwyczaj ofertę składa się osobiście w siedzibie zamawiającego lub za pośrednictwem poczty. Istotne jest tylko to, aby oferta ta została dostarczona najpóźniej w dniu oraz do godziny jej złożenia. Niezależnie od tego w jaki sposób została złożona, zamawiający zaznacza na niej zawsze, w jakim dniu oraz o której godzinie została ona mu dostarczona, tak aby nie było wątpliwości czy został dochowany termin. Często jednak zdarza się, iż oferty są składane osobiście w ostatniej chwili przez wszystkich lub prawie wszystkich wykonawców. Zatem może zdarzyć się sytuacja, że wszyscy wykonawcy stawią się w siedzibie zamawiającego w celu złożenia swojej oferty zaraz przed upływem terminu do ich złożenia. Może to skutkować tym, że zamawiający nie zdąży przyjąć wszystkich tych ofert do godziny, do której należało je złożyć.

Polecamy produkt: Jednolity Plik Kontrolny – praktyczny poradnik (książka)

W konsekwencji tego powstaje problem, w jaki sposób zamawiający winien postąpić z ofertami, które zostały zarejestrowane po upływie terminu do ich złożenia. Czy winien odrzucić takie oferty jako spóźnione, czy też powinien je rozpoznać, skoro wykonawcy stawili się w jego siedzibie przed upływem terminu do ich złożenia, ale nie zostały one zarejestrowane w terminie? Zatem problem ten sprowadza się do ustalenia czy za moment złożenia oferty należy uznać godzinę, o której stawił się wykonawca w siedzibie zamawiającego, czy też godzinę jej zarejestrowania.

Krajowa Izba Odwoławcza przy Prezesie Urzędu Zamówień Publicznych w wyroku z dnia 11 czerwca 2014 r., sygn. akt: KIO 1074/14 (LEX nr 1495643) stwierdziła, iż: „złożenie oferty należy uznawać za wejście do pokoju osoby z ofertą. Samo wpisywanie, czyli rejestrowanie oferty jako czynność techniczna wykracza już poza pojęcie składania oferty. W sytuacji, gdy w ostatniej chwili do zamawiającego próbuje złożyć oferty kilku wykonawców, ze względu na równie traktowanie wykonawców zamawiający powinien przyjąć oferty od wszystkich wykonawców, którzy zdołali dotrzeć do miejsca składania ofert w odpowiednim terminie i kolejno zarejestrować oferty. Zamawiający nie powinien wtedy brać pod uwagę czasu rejestracji, ale czas dotarcia oferty do miejsca składania ofert wskazanego przez zamawiającego w specyfikacji.”

Wynika z powyższego, iż za moment złożenia oferty należy uznać, godzinę, o której stawił się z nią wykonawca w siedzibie zamawiającego, a nie godzinę, o której oferta ta została zarejestrowana. W mojej ocenie jest to słusznym rozwiązaniem. Przecież wszyscy wykonawcy winni być traktowani przez zamawiającego na takich samych zasadach. Zatem brak jest podstaw do krzywdzenia wykonawców, którzy dla przykładu stali w większej odległości od biurka sekretarki, która rejestrowała moment złożenia oferty i rejestracja ich ofert nastąpiła już po upływie terminu do ich złożenia. Pozbawiony jest również jakiejkolwiek doniosłości prawnej argument podnoszony bardzo często przez zamawiających, iż sami wykonawcy ponoszą winę, iż rejestracja ich ofert nastąpiła już po terminie, gdyż mogli oni złożyć swoje oferty wcześniej. Skoro zamawiający wskazuje określony dzień i godzinę, do której można złożyć ofertę, to wykonawca może ją złożyć w każdym czasie. Czyli na początku lub na końcu terminu do jej złożenia. Nie może z tego tytułu ponosić żadnych negatywnych konsekwencji. A tak w zasadzie się dzieje w opisanej wyżej sytuacji, co nie zasługuje na aprobatę.

Polecamy serwis: Zamówienia publiczne