Sposób dokumentowania faktu dokonania kontroli merytorycznej

W zależności od rodzaju dowodu wszystkie te adnotacje zamieszcza się:

• na pierwszej stronie dowodu lub
• na odwrocie dowodu, lub
• na dołączonej do dowodu na stałe (np. przyklejonej lub zszytej zszywaczem biurowym) kartce.

Przyjęło się, że na dowodach obcych opis merytoryczny i podpis na dowód skontrolowania zamieszcza się na odwrocie tych dowodów lub, w przypadku braku miejsca, na dołączonej kartce.

Zobacz również: Wspólna księgowość jednostek organizacyjnych w 2016 r.

Wynika to z tego, że treści zamieszczone na pierwszej stronie tych dokumentów są wpisywane przez kontrahentów i odbiorca dokumentu nie może wprowadzać w nich żadnych zmian ani czynić ich nieczytelnymi (np. przez dopisanie brakujących elementów operacji gospodarczej do zestawień tabelarycznych na dokumentach czy nadpisanie nowej treści na treści pierwotnej).

W przypadku dokumentów własnych jednostki najczęściej zawierają one odpowiednie miejsce na pierwszej stronie, na dole dokumentu. Jeśli we wzorach przyjętych w jednostce takiego miejsca nie ma, opis merytoryczny i podpis na dowód przeprowadzenia kontroli merytorycznej zamieszcza się tam, gdzie na dokumencie jest odpowiednia ilość miejsca – na przodzie lub na odwrocie dokumentu, lub na dołączonej specjalnie kartce. Część jednostek, w celu ułatwienia pracy, stosuje specjalne pieczęci o treści:

Wydatek mieści się w planie finansowym jednostki w dz. ... rozdz. ... par. ...

Wydatek zgodny z kryteriami legalności, celowości, gospodarności

Sprawdzono pod względem merytorycznym, data: ........................ (dzień, miesiąc, rok),

podpis osoby upoważnionej: ........................

Polecamy serwis: Rachunkowość budżetowa