REKLAMA

REKLAMA

Kategorie
Zaloguj się

Zarejestruj się

Proszę podać poprawny adres e-mail Hasło musi zawierać min. 3 znaki i max. 12 znaków
* - pole obowiązkowe
Przypomnij hasło
Witaj
Usuń konto
Aktualizacja danych
  Informacja
Twoje dane będą wykorzystywane do certyfikatów.

Jak weryfikować wnioski o wypłaty z funduszu socjalnego

Jak weryfikować wnioski o wypłaty z funduszu socjalnego
Jak weryfikować wnioski o wypłaty z funduszu socjalnego

REKLAMA

REKLAMA

Od 4 maja 2019 r. osoby uprawnione muszą udostępniać w formie oświadczeń swoje dane osobowe w celu otrzymania i ustalenia wysokości ulgowych usług, świadczeń i dopłat z ZFŚS, a pracodawca - chcąc je potwierdzić - może wymagać udokumentowania.

REKLAMA

PROBLEM: W regulaminie zakładowego funduszu świadczeń socjalnych jednostki budżetowej jest zapis, że pracodawca może zażądać od wnioskodawcy udokumentowania otrzymywanych dochodów. Na tej podstawie chce przeprowadzić losowo weryfikację składanych wniosków, żądając przedstawienia do wglądu rocznego zeznania podatkowego (PIT potwierdzony w urzędzie) pracownika i jego członka rodziny pozostającego we wspólnym gospodarstwie. Brak udostępnienia dokumentu powodowałby zaliczenie pracownika do grupy osób z najwyższym dochodem. Działające w jednostce związki zawodowe sprzeciwiają się temu pomysłowi, zarzucając dyskryminację. Czy jednostka może zastosować taką procedurę, czy też zarzuty organizacji związkowej są słuszne?

REKLAMA

PYTANIE: W regulaminie zakładowego funduszu świadczeń socjalnych jednostki budżetowej jest zapis, że pracodawca może zażądać od wnioskodawcy udokumentowania otrzymywanych dochodów. Na tej podstawie chce przeprowadzić losowo weryfikację składanych wniosków, żądając przedstawienia do wglądu rocznego zeznania podatkowego (PIT potwierdzony w urzędzie) pracownika i jego członka rodziny pozostającego we wspólnym gospodarstwie. Brak udostępnienia dokumentu powodowałby zaliczenie pracownika do grupy osób z najwyższym dochodem. Działające w jednostce związki zawodowe sprzeciwiają się temu pomysłowi, zarzucając dyskryminację. Czy jednostka może zastosować taką procedurę, czy też zarzuty organizacji związkowej są słuszne?

ODPOWIEDŹ: Zastosowanie takiej procedury stałoby w sprzeczności z przepisami i tym samym mogłoby prowadzić do dyskryminacji. Jednostka budżetowa może żądać udokumentowania danych osobowych osób uprawnionych do korzystania z ulgowych świadczeń, usług i dopłat finansowanych z zakładowego funduszu świadczeń socjalnych (dalej: ZFŚS) w zakresie niezbędnym do ich potwierdzenia. Stąd też nie musi i nie może wprowadzać losowej weryfikacji składanych przez nie wniosków.

UZASADNIENIE: Zasady i warunki korzystania z usług i świadczeń finansowanych z ZFŚS, a także przeznaczania środków na poszczególne cele i rodzaje działalności socjalnej określa pracodawca w regulaminie. Zapisy tego dokumentu ustala z zakładową organizacją związkową, a jeśli takiej u niego nie ma - z pracownikiem wybranym przez załogę do reprezentowania jej interesów (art. 8 ust. 2 ustawy z 4 marca 1994 r. o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych; dalej: ustawa o ZFŚS). Muszą one uwzględniać reguły dotyczące:

  • uzależnienia przyznawania ulgowych usług i świadczeń oraz wysokości dopłat od tzw. kryterium socjalnego, czyli sytuacji życiowej, rodzinnej i materialnej osoby uprawnionej do korzystania z ZFŚS,
  • zbierania i przetwarzania danych osobowych osób uprawnionych.

ZFŚS a przepisy o ochronie danych osobowych

Obowiązek umieszczenia w regulaminie i stosowania kryterium socjalnego istnieje od początku funkcjonowania ustawy o ZFŚS. Natomiast w zakresie danych osobowych - od 4 maja 2019 r., kiedy wszedł w życie art. 27 ustawy z 21 lutego 2019 r. o zmianie niektórych ustaw w związku z zapewnieniem stosowania rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych). Przepis ten dodał do art. 8 ustawy o ZFŚS ust. 1a-1d oraz zmodyfikował ust. 2.

Dalszy ciąg materiału pod wideo

Od 4 maja 2019 r. osoby uprawnione muszą udostępniać w formie oświadczeń swoje dane osobowe w celu otrzymania i ustalenia wysokości ulgowych usług, świadczeń i dopłat z ZFŚS, a pracodawca - chcąc je potwierdzić - może wymagać udokumentowania.

Przed 4 maja 2019 r. ustawa o ZFŚS nie zawierała regulacji o danych osobowych. Zasady ich gromadzenia i przetwarzania wynikały z orzecznictwa sądowego (m.in. wyrok SA w Szczecinie z 24 maja 2013 r., sygn. akt III AUa 18/13, i wyrok SN z 8 maja 2002 r., sygn. akt I PKN 267/01) oraz interpretacji Głównego Inspektora Ochrony Danych Osobowych (obecnie: Urząd Ochrony Danych Osobowych - UODO). Pracodawca mógł korzystać z różnych metod zbierania informacji o sytuacji osób uprawnionych do korzystania z ZFŚS, np. z przedkładanych dokumentów czy rozmów. Obecnie może to czynić zwłaszcza na podstawie oświadczeń́ i zaświadczeń́ o sytuacji życiowej (w tym zdrowotnej), rodzinnej i materialnej osoby uprawnionej (art. 8 ust. 1a zd. 3 ustawy o ZFŚS). Jeśli wśród przekazanych danych będą dane wrażliwe, wówczas do ich przetwarzania należy na piśmie upoważnić konkretne osoby i zobowiązać je do zachowania tajemnicy (art. 8 ust. 1b ustawy o ZFŚS). Z zestawu danych zamieszczonych w tym przepisie dla rozdzielania środków z ZFŚS będą mieć głównie znaczenie informacje o zdrowiu.

Jeśli na życzenie pracodawcy osoba uprawniona przedstawi poświadczone urzędowo roczne rozliczenie podatkowe PIT, pracodawca może jedynie mieć do niego wgląd.

Stanowisko UODO w sprawie oceny sytuacji socjalnej pracownika

W stanowisku UODO z 29 maja 2019 r. urząd uznał, że do oceny spełniania kryterium socjalnego pracodawca musi poznać sytuację życiową i materialną wszystkich członków rodziny pracownika, z którymi prowadzi on wspólne gospodarstwo domowe. Musi więc na te potrzeby przetwarzać dane osobowe pracownika i członków jego rodziny. Niemniej nie może to prowadzić do gromadzenia danych w szerszym zakresie, niż jest to konieczne dla realizacji celu, w jakim są pozyskiwane. A tak mogłoby być przy PIT współmałżonka, ponieważ są tu m.in. nazwa zakładu pracy czy numer PESEL, które nie są niezbędne do potwierdzenia danych przedstawionych w oświadczeniu pracownika.

UODO przypomniał ponadto, że: (…) Podstawami uprawniającymi pracodawców do przetwarzania danych na potrzeby przyznania ulgowej usługi i świadczenia oraz dopłaty z zakładowego funduszu świadczeń socjalnych i ustalenia ich wysokości są zaś art. 6 ust. 1 lit. c oraz art. 9 ust. 2 lit. b RODO. Pierwszy z powołanych przepisów legalizuje przetwarzanie danych osobowych, gdy jest ono niezbędne do wypełnienia obowiązku prawnego ciążącego na administratorze. Drugi ma zastosowanie w przypadku przetwarzania szczególnych kategorii danych (np. dotyczących zdrowia). Umożliwia on przetwarzanie takich danych, gdy jest to niezbędne do wypełnienia obowiązków i wykonywania szczególnych praw przez administratora lub osobę, której dane dotyczą, w dziedzinie prawa pracy, zabezpieczenia społecznego i ochrony socjalnej, o ile jest to dozwolone prawem Unii lub prawem państwa członkowskiego, lub porozumieniem zbiorowym na mocy prawa państwa członkowskiego przewidującymi odpowiednie zabezpieczenia praw podstawowych i interesów osoby, której dane dotyczą. (…)

W świetle tego należy uznać, że gdyby Czytelnik wprowadził losową weryfikację wniosków o ulgowe usługi, świadczenia i dopłaty z ZFŚS, to nie spełniałaby one warunku dotyczącego oceny kryterium socjalnego. O takiej ocenie nie może być mowy bez indywidualnej analizy sytuacji każdej uprawnionej do skorzystania z ZFŚS osoby, a do tego konieczne są dokumenty, np. oświadczenia pracowników o liczbie osób na utrzymaniu i dochodzie na członka rodziny (m.in. wyrok SA w Białymstoku z 28 marca 2017 r., sygn. akt III AUa 874/16).

W tym kontekście słuszne są zarzuty związków zawodowych działających w jednostce budżetowej o potencjalnym naruszeniu zasady niedyskryminacji. Osoby uprawnione (pracownicy) wylosowane do weryfikacji mogłyby się poczuć dyskryminowane, skoro wszyscy uprawnieni mają odpowiadać kryterium socjalnemu, a tylko one muszą udokumentować przekazane przez siebie dane (por. art. 113 i art. 183a ustawy z 26 czerwca 1974 r. - Kodeks pracy).

PODSTAWY PRAWNE

  • art. 8 ustawy z 4 marca 1994 r. o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych (j.t. Dz.U. z 2019 r. poz. 1352)

  • art. 27, art. 173 ustawy z 21 lutego 2019 r. o zmianie niektórych ustaw w związku z zapewnieniem stosowania rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych) (Dz.U. z 2019 r. poz. 730)

©℗

Jadwiga Sztabińska

- prawnik specjalizujący się w prawie pracy, w tym z zakresu sfery budżetowej

Autopromocja

REKLAMA

Źródło: Rachunkowość Budżetowa
Czy ten artykuł był przydatny?
tak
nie
Dziękujemy za powiadomienie - zapraszamy do subskrybcji naszego newslettera
Jeśli nie znalazłeś odpowiedzi na swoje pytania w tym artykule, powiedz jak możemy to poprawić.
UWAGA: Ten formularz nie służy wysyłaniu zgłoszeń . Wykorzystamy go aby poprawić artykuł.
Jeśli masz dodatkowe pytania prosimy o kontakt

REKLAMA

Komentarze(0)

Pokaż:

Uwaga, Twój komentarz może pojawić się z opóźnieniem do 10 minut. Zanim dodasz komentarz -zapoznaj się z zasadami komentowania artykułów.
    QR Code
    Księgowość budżetowa
    Zapisz się na newsletter
    Zobacz przykładowy newsletter
    Zapisz się
    Wpisz poprawny e-mail
    Od 1 kwietnia 2024 r. 128 799 zł jednorazowego odszkodowania i 1431 zł za procent uszczerbku na zdrowiu [wypadki przy pracy]

    Monitor Polski: obwieszczenie Ministra Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej w sprawie wysokości kwot jednorazowych odszkodowań z tytułu wypadku przy pracy lub choroby zawodowej, które będą obowiązywały od 1 kwietnia 2024 r. do 31 marca 2025 r.

    Od 1 marca świadczenie wyniesie 336,36 zł. Ważniejsze, ze Senat chce objąć nim samorządowców sprzed 1990 r.

    Skrócenie do 7 lat okresu pełnienia funkcji sołtysa uprawniającego do otrzymania świadczenia i przyznanie świadczeń dla sołtysów pełniących funkcję przed 1990

    Każda pensja w budżetówce ma być wyższa o 20% (i więcej) od pensji minimalnej dla "wszystkich". Na dziś 5090 zł. Tego chcą związkowcy

    Pensja minimalna w budżetówce ma być wyższa o 20% od pensji minimalnej dla "wszystkich". Tego chcą związkowcy ze "Związkowa Alternatywa".

    Trzeba określić maksymalny poziom wynagrodzeń zasadniczych pracowników

    W regulaminach wynagrodzenie zasadnicze ustala się dla danego stanowiska pracy widełkowo – z podaniem kwoty minimalnej i maksymalnej.

    REKLAMA

    Nauczycielskie świadczenia kompensacyjne to odpowiednik emerytur pomostowych. Ile osób je pobiera?

    W grudniu 2023 r. świadczenia kompensacyjne pobierało 13,1 tys. osób, a przeciętna wysokość "kompensówki" wynosiła 3617,29 zł. Tak wynika z danych Zakładu Ubezpieczeń Społecznych.

    Nowe Standardy - Global Internal Audit Standards™

    Nowe Standardy mówią jasno – jako audytorzy jesteśmy częścią organizacji, i – oczywiście zachowując pełen obiektywizm – pomagamy jej osiągnąć właściwe cele.

    Roczne sprawozdanie o udzielonych zamówieniach a likwidacja gminnej jednostki budżetowej

    Na jakim podmiocie ciąży obowiązek złożenia rocznego sprawozdania o udzielonych zamówieniach w przypadku likwidacji gminnej jednostki budżetowej?

    Ustawa budżetowa na 2024 rok bez poprawek Senatu. Trafi teraz do podpisu Prezydenta

    Prezydent RP może podpisać ustawę budżetową, ewentualnie - zwrócić się do Trybunału Konstytucyjnego o ocenę zgodności jej zapisów z ustawą zasadniczą.;

    REKLAMA

    Samorządy mogą odetchnąć – w 2024 roku nie będzie obowiązkowego KSeF

    Wdrożenie KSeF budzi wiele emocji, a szczególnie dużo jest ich w jednostkach budżetowych objętych centralizacją. Z uwagi na ich szczególną strukturę, wdrożenie KSeF wiązałoby się w ich przypadku z jeszcze większymi komplikacjami, niż u pozostałych podatników.

    To już ostatni dzień na złożenie części A sprawozdania SP-1. Sprawdź czy wiesz jakie dane w nim wykazać.

    Sprawozdanie SP-1, czyli sprawozdanie w zakresie podatku od nieruchomości, podatku rolnego i podatku leśnego na stałe weszło do katalogu sprawozdawczości budżetowej. Trzeba poświęcić mu uwagę dwa razy w roku. Po raz pierwszy już w styczniu, bo wójt, burmistrz lub prezydent miasta, jako organy podatkowe właściwe w sprawach podatku od nieruchomości, podatku rolnego oraz podatku leśnego mają obowiązek złożyć część A sprawozdania w terminie do 10 stycznia.

    REKLAMA