Kategorie
Zaloguj się

Zarejestruj się

Proszę podać poprawny adres e-mail Hasło musi zawierać min. 3 znaki i max. 12 znaków
* - pole obowiązkowe
Przypomnij hasło
Witaj
Usuń konto
Aktualizacja danych
  Informacja
Twoje dane będą wykorzystywane do certyfikatów.

Jak weryfikować wnioski o wypłaty z funduszu socjalnego

Jak weryfikować wnioski o wypłaty z funduszu socjalnego
Jak weryfikować wnioski o wypłaty z funduszu socjalnego
Od 4 maja 2019 r. osoby uprawnione muszą udostępniać w formie oświadczeń swoje dane osobowe w celu otrzymania i ustalenia wysokości ulgowych usług, świadczeń i dopłat z ZFŚS, a pracodawca - chcąc je potwierdzić - może wymagać udokumentowania.

PROBLEM: W regulaminie zakładowego funduszu świadczeń socjalnych jednostki budżetowej jest zapis, że pracodawca może zażądać od wnioskodawcy udokumentowania otrzymywanych dochodów. Na tej podstawie chce przeprowadzić losowo weryfikację składanych wniosków, żądając przedstawienia do wglądu rocznego zeznania podatkowego (PIT potwierdzony w urzędzie) pracownika i jego członka rodziny pozostającego we wspólnym gospodarstwie. Brak udostępnienia dokumentu powodowałby zaliczenie pracownika do grupy osób z najwyższym dochodem. Działające w jednostce związki zawodowe sprzeciwiają się temu pomysłowi, zarzucając dyskryminację. Czy jednostka może zastosować taką procedurę, czy też zarzuty organizacji związkowej są słuszne?

PYTANIE: W regulaminie zakładowego funduszu świadczeń socjalnych jednostki budżetowej jest zapis, że pracodawca może zażądać od wnioskodawcy udokumentowania otrzymywanych dochodów. Na tej podstawie chce przeprowadzić losowo weryfikację składanych wniosków, żądając przedstawienia do wglądu rocznego zeznania podatkowego (PIT potwierdzony w urzędzie) pracownika i jego członka rodziny pozostającego we wspólnym gospodarstwie. Brak udostępnienia dokumentu powodowałby zaliczenie pracownika do grupy osób z najwyższym dochodem. Działające w jednostce związki zawodowe sprzeciwiają się temu pomysłowi, zarzucając dyskryminację. Czy jednostka może zastosować taką procedurę, czy też zarzuty organizacji związkowej są słuszne?

ODPOWIEDŹ: Zastosowanie takiej procedury stałoby w sprzeczności z przepisami i tym samym mogłoby prowadzić do dyskryminacji. Jednostka budżetowa może żądać udokumentowania danych osobowych osób uprawnionych do korzystania z ulgowych świadczeń, usług i dopłat finansowanych z zakładowego funduszu świadczeń socjalnych (dalej: ZFŚS) w zakresie niezbędnym do ich potwierdzenia. Stąd też nie musi i nie może wprowadzać losowej weryfikacji składanych przez nie wniosków.

UZASADNIENIE: Zasady i warunki korzystania z usług i świadczeń finansowanych z ZFŚS, a także przeznaczania środków na poszczególne cele i rodzaje działalności socjalnej określa pracodawca w regulaminie. Zapisy tego dokumentu ustala z zakładową organizacją związkową, a jeśli takiej u niego nie ma - z pracownikiem wybranym przez załogę do reprezentowania jej interesów (art. 8 ust. 2 ustawy z 4 marca 1994 r. o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych; dalej: ustawa o ZFŚS). Muszą one uwzględniać reguły dotyczące:

  • uzależnienia przyznawania ulgowych usług i świadczeń oraz wysokości dopłat od tzw. kryterium socjalnego, czyli sytuacji życiowej, rodzinnej i materialnej osoby uprawnionej do korzystania z ZFŚS,
  • zbierania i przetwarzania danych osobowych osób uprawnionych.

ZFŚS a przepisy o ochronie danych osobowych

Obowiązek umieszczenia w regulaminie i stosowania kryterium socjalnego istnieje od początku funkcjonowania ustawy o ZFŚS. Natomiast w zakresie danych osobowych - od 4 maja 2019 r., kiedy wszedł w życie art. 27 ustawy z 21 lutego 2019 r. o zmianie niektórych ustaw w związku z zapewnieniem stosowania rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych). Przepis ten dodał do art. 8 ustawy o ZFŚS ust. 1a-1d oraz zmodyfikował ust. 2.

Dalszy ciąg materiału pod wideo

Od 4 maja 2019 r. osoby uprawnione muszą udostępniać w formie oświadczeń swoje dane osobowe w celu otrzymania i ustalenia wysokości ulgowych usług, świadczeń i dopłat z ZFŚS, a pracodawca - chcąc je potwierdzić - może wymagać udokumentowania.

Przed 4 maja 2019 r. ustawa o ZFŚS nie zawierała regulacji o danych osobowych. Zasady ich gromadzenia i przetwarzania wynikały z orzecznictwa sądowego (m.in. wyrok SA w Szczecinie z 24 maja 2013 r., sygn. akt III AUa 18/13, i wyrok SN z 8 maja 2002 r., sygn. akt I PKN 267/01) oraz interpretacji Głównego Inspektora Ochrony Danych Osobowych (obecnie: Urząd Ochrony Danych Osobowych - UODO). Pracodawca mógł korzystać z różnych metod zbierania informacji o sytuacji osób uprawnionych do korzystania z ZFŚS, np. z przedkładanych dokumentów czy rozmów. Obecnie może to czynić zwłaszcza na podstawie oświadczeń́ i zaświadczeń́ o sytuacji życiowej (w tym zdrowotnej), rodzinnej i materialnej osoby uprawnionej (art. 8 ust. 1a zd. 3 ustawy o ZFŚS). Jeśli wśród przekazanych danych będą dane wrażliwe, wówczas do ich przetwarzania należy na piśmie upoważnić konkretne osoby i zobowiązać je do zachowania tajemnicy (art. 8 ust. 1b ustawy o ZFŚS). Z zestawu danych zamieszczonych w tym przepisie dla rozdzielania środków z ZFŚS będą mieć głównie znaczenie informacje o zdrowiu.

Jeśli na życzenie pracodawcy osoba uprawniona przedstawi poświadczone urzędowo roczne rozliczenie podatkowe PIT, pracodawca może jedynie mieć do niego wgląd.

Stanowisko UODO w sprawie oceny sytuacji socjalnej pracownika

W stanowisku UODO z 29 maja 2019 r. urząd uznał, że do oceny spełniania kryterium socjalnego pracodawca musi poznać sytuację życiową i materialną wszystkich członków rodziny pracownika, z którymi prowadzi on wspólne gospodarstwo domowe. Musi więc na te potrzeby przetwarzać dane osobowe pracownika i członków jego rodziny. Niemniej nie może to prowadzić do gromadzenia danych w szerszym zakresie, niż jest to konieczne dla realizacji celu, w jakim są pozyskiwane. A tak mogłoby być przy PIT współmałżonka, ponieważ są tu m.in. nazwa zakładu pracy czy numer PESEL, które nie są niezbędne do potwierdzenia danych przedstawionych w oświadczeniu pracownika.

UODO przypomniał ponadto, że: (…) Podstawami uprawniającymi pracodawców do przetwarzania danych na potrzeby przyznania ulgowej usługi i świadczenia oraz dopłaty z zakładowego funduszu świadczeń socjalnych i ustalenia ich wysokości są zaś art. 6 ust. 1 lit. c oraz art. 9 ust. 2 lit. b RODO. Pierwszy z powołanych przepisów legalizuje przetwarzanie danych osobowych, gdy jest ono niezbędne do wypełnienia obowiązku prawnego ciążącego na administratorze. Drugi ma zastosowanie w przypadku przetwarzania szczególnych kategorii danych (np. dotyczących zdrowia). Umożliwia on przetwarzanie takich danych, gdy jest to niezbędne do wypełnienia obowiązków i wykonywania szczególnych praw przez administratora lub osobę, której dane dotyczą, w dziedzinie prawa pracy, zabezpieczenia społecznego i ochrony socjalnej, o ile jest to dozwolone prawem Unii lub prawem państwa członkowskiego, lub porozumieniem zbiorowym na mocy prawa państwa członkowskiego przewidującymi odpowiednie zabezpieczenia praw podstawowych i interesów osoby, której dane dotyczą. (…)

W świetle tego należy uznać, że gdyby Czytelnik wprowadził losową weryfikację wniosków o ulgowe usługi, świadczenia i dopłaty z ZFŚS, to nie spełniałaby one warunku dotyczącego oceny kryterium socjalnego. O takiej ocenie nie może być mowy bez indywidualnej analizy sytuacji każdej uprawnionej do skorzystania z ZFŚS osoby, a do tego konieczne są dokumenty, np. oświadczenia pracowników o liczbie osób na utrzymaniu i dochodzie na członka rodziny (m.in. wyrok SA w Białymstoku z 28 marca 2017 r., sygn. akt III AUa 874/16).

W tym kontekście słuszne są zarzuty związków zawodowych działających w jednostce budżetowej o potencjalnym naruszeniu zasady niedyskryminacji. Osoby uprawnione (pracownicy) wylosowane do weryfikacji mogłyby się poczuć dyskryminowane, skoro wszyscy uprawnieni mają odpowiadać kryterium socjalnemu, a tylko one muszą udokumentować przekazane przez siebie dane (por. art. 113 i art. 183a ustawy z 26 czerwca 1974 r. - Kodeks pracy).

PODSTAWY PRAWNE

  • art. 8 ustawy z 4 marca 1994 r. o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych (j.t. Dz.U. z 2019 r. poz. 1352)

  • art. 27, art. 173 ustawy z 21 lutego 2019 r. o zmianie niektórych ustaw w związku z zapewnieniem stosowania rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych) (Dz.U. z 2019 r. poz. 730)

©℗

Jadwiga Sztabińska

- prawnik specjalizujący się w prawie pracy, w tym z zakresu sfery budżetowej

Reklama
Zaktualizuj swoją wiedzę z naszymi publikacjami i szkoleniami
Źródło: Rachunkowość Budżetowa
Czy ten artykuł był przydatny?
tak
nie
Dziękujemy za powiadomienie
Jeśli nie znalazłeś odpowiedzi na swoje pytania w tym artykule, powiedz jak możemy to poprawić.
UWAGA: Ten formularz nie służy wysyłaniu zgłoszeń . Wykorzystamy go aby poprawić artykuł.
Jeśli masz dodatkowe pytania prosimy o kontakt

Komentarze(0)

Pokaż:

Uwaga, Twój komentarz może pojawić się z opóźnieniem do 10 minut. Zanim dodasz komentarz -zapoznaj się z zasadami komentowania artykułów.
    QR Code
    Księgowość budżetowa
    Zapisz się na newsletter
    Zobacz przykładowy newsletter
    Zapisz się
    Wpisz poprawny e-mail
    Ustalenie opłat obowiązujących na cmentarzu komunalnym

    Nakładanie opłat za różnego rodzaju usługi komunalne czy za korzystanie z obiektów i urządzeń użyteczności publicznej JST zawsze budzi raczej negatywne emocje po stronie mieszkańców. A co dopiero, gdy opłaty te związane są z pochówkiem najbliższych. 

    Dofinansowanie zakładu budżetowego - dotacja jako dopłata do kosztów prowadzonej działalności

    Drastyczny wzrost cen mediów oraz utrzymujący się wysoki poziom inflacji powodują, że większość samorządowych zakładów budżetowych nie jest w stanie w pełni realizować swoich zadań statutowych. Ich zobowiązania finansowe znacznie wykraczają poza przyjęte budżety. 

    Pracownicy samorządowi: Nowe tabele zaszeregowania, likwidacja stanowisk, pensja minimalna [rozporządzenie od 1 lipca 2023 r.]

    Zmiany dla pracowników samorządowych: nowe tabele zaszeregowania, likwidacja stanowisk, pensja minimalna. Wprowadzi je zmienione rozporządzenie Rady Ministrów w sprawie wynagradzania pracowników samorządowych. Zmiany wejdą w życie od 1 lipca 2023 r.

    Rząd daje 3300 zł brutto wynagrodzenia dla pracowników samorządowych. Jest to mniej od minimalnego wynagrodzenia. Dopłacić mają samorządy

    Od 1 lipca 2023 r. rząd proponuje kwotę minimalnego wynagrodzenia zasadniczego w I kategorii zaszeregowania w wysokości 3300 zł, aby wysokość tej kwoty była zbliżona do kwoty minimalnego wynagrodzenia za pracę. W pozostałych kategoriach zaszeregowania, kwoty zostały ustalone tak, aby wzrastały proporcjonalnie między kategoriami.

    Będzie nowy wzór świadectwa pracy [nowelizacja kodeksu pracy]

    Ministerstwo Rodziny i Polityki Społecznej przedstawiło projekt rozporządzenia w sprawie świadectwa pracy. W dokumencie trzeba będzie uwzględniać informacje o wykorzystaniu nowych rodzajów urlopów i zwolnień wprowadzonych nowelizacją Kodeksu pracy.

    Uzgodnienia i opinie do projektu planu miejscowego

    Ważnym elementem prowadzącym do przyjęcia miejscowego planu zagospodarowania przestrzennego jest wyrażenie stanowiska wobec projektu planu przez organy wyspecjalizowane w określonych dziedzinach, które powinny zostać uwzględnione przy realizacji polityki przestrzennej gminy. Takie stanowisko przybiera postać uzgodnień lub opinii.

    Jak zaskarżyć rozstrzygnięcie nadzorcze wojewody

    Jedną z form ochrony samodzielności samorządu terytorialnego jest możliwość zakwestionowania (przez uprawniony organ) rozstrzygnięcia nadzorczego wydanego przez wojewodę lub przez regionalną izbę obrachunkową. 

    Czy dotacja oświatowa dla placówek niesamorządowych to świadczenie jednorazowe?

    W praktyce pokutuje pogląd, że dotacja oświatowa - wypłacana przez jednostkę samorządu terytorialnego dla placówki niepublicznej działającej na jej terenie - ma charakter świadczenia jednorazowego. 

    MI: wartość wniosków o dofinansowanie przewozów autobusowych to 773 mln zł

    Samorządy złożyły wnioski o uruchomienie w tym roku, w całym kraju 6347 nowych linii autobusowych z dofinansowaniem z rządowego Funduszu rozwoju przewozów autobusowych (FRPA); wartość wniosków to 773 mln zł - przekazał wiceminister infrastruktury Rafał Weber.

    Darmowe laptopy dla czwartoklasistów będą miały zabezpieczenie przed odsprzedażą w postaci .... wygrawerowanego orła w koronie

    Jesienią 370 tys. uczniów czwartych klas szkół podstawowych otrzyma na własność komputery. W przestrzeni medialnej podnoszono, że niektórzy rodzice mogą próbować je nielegalnie odsprzedać.

    Zapisy w umowie o łącznej wysokości kar umownych

    W trakcie kontroli regionalna izba obrachunkowa zarzuciła jednostce, że w kilku umowach zawartych z wykonawcami nie ujęto łącznej maksymalnej wysokości kar umownych, których może dochodzić powiat lub wykonawca. Umowy te zostały już wykonane i nie było problemów z umowami czy też terminowością. Czy taki zarzut jest słuszny?

    Korekta dodatkowego wynagrodzenia rocznego za 2022 r. w jednostkach pomocy społecznej

    Dnia 31 marca 2023 r. mija termin wypłaty dodatkowego wynagrodzenia rocznego za poprzedni rok kalendarzowy. Obowiązkiem pracodawcy jest nie tylko ustalenie, kto powinien otrzymać to świadczenie, ale także prawidłowe obliczenie jego wysokości, a w przypadku błędnego naliczenia - dokonanie poprawnej korekty.

    Przepracowanie części dnia a zwolnienie lekarskie

    Zdarza się, że w trakcie swojej dniówki pracownik zwalnia się z pracy z powodu złego samopoczucia i udaje się do lekarza. Następnie wpływa do pracodawcy zwolnienie lekarskie na okres, którego pierwszym dniem jest ten w części przepracowany. 

    Mieszkańcy małych gmin i dużych miast powinni mieć te same możliwości

    Mamy aspiracje, aby mieszkańcy zarówno mniejszych miejscowości, jak i dużych miast mieli te same możliwości, aby mogli korzystać w równym stopniu z środków rządowych, samorządowych i europejskich – powiedział w piątek minister funduszy i polityki regionalnej Grzegorz Puda.

    RIO o klasyfikacji dochodów gmin za zakwaterowanie uchodźców z Ukrainy

    Dochody uzyskiwane przez gminy z tytułu opłat za zakwaterowanie, które od niedawna dokonują uchodźcy z Ukrainy należy klasyfikować w dziale 853 - wskazała w stanowisku RIO w Szczecinie. Izba zwróciła uwagę, że w rozporządzeniu MF brakuje dedykowanej klasyfikacji budżetowej

    Od 21 marca 2023 r. nowe zasady prowadzenia akt pracowniczych

    W Dzienniku Ustaw opublikowano nowelizację rozporządzenia w sprawie dokumentacji pracowniczej. Dotyczy dokumentów na temat przeprowadzania kontroli trzeźwości pracowników oraz wprowadzenia informacji o pracy zdalnej.

    Czy klauzula waloryzacyjna ma zastosowanie do umów o zamówienia publiczne poniżej 130 000 zł zawieranych na dłużej niż 6 miesięcy?

    Czy waloryzacja w umowach z terminem przekraczającym 6 miesięcy wprowadzona od 10 listopada 2022 r. ustawą z 7 października 2022 r. o zmianie niektórych ustaw w celu uproszczenia procedur administracyjnych dla obywateli i przedsiębiorców dotyczy również postępowań poniżej 130 000 zł, jeżeli umowy zawierane są na okres przekraczający 6 miesięcy?

    Jaki wymiar urlopu wypoczynkowego po zmianie pracodawcy?

    Od 01.03.2023 r. będziemy zatrudniać osobę na stanowisku woźnego w wymiarze 3/4 etatu ze stażem 23 lat pracy. Osoba ta dotychczas pracowała w Służbie Więziennej (do dnia 20.01.2023 r.).

    Czy należy się dodatek stażowy w dodatkowym miejscu zatrudnieniu nauczyciela

    Jesteśmy szkołą podstawową państwową (organ prowadzący Urząd Miasta). Zatrudniliśmy nauczyciela z dwudziestoletnim stażem pracy na 1/2 etatu. Ten sam nauczyciel jest zatrudniony w innej szkole podstawowej w naszym mieście na pełny etat. Nauczyciel przedstawił nam świadectwa pracy. Na podstawie tych samych świadectw pracy otrzymuje dodatek w szkole podstawowej, w której jest zatrudniony na cały etat. Czy należy mu się dodatek za staż pracy?

    Kiedy płatnika nie wiążą wnioski złożone przez podatnika

    Proszę o informację dot. interpretacji z art. 31a pkt 7 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych: "Po ustaniu stosunku prawnego stanowiącego podstawę dokonywania przez płatnika świadczeń podatnikowi, płatnik przy obliczaniu zaliczki pomija oświadczenia i wnioski złożone uprzednio przez podatnika, z wyjątkiem wniosków, o których mowa w art. 32 ust. 6 i 8 oraz art. 41 ust. 11.

    Czy w przypadku sprzedaży węgla przez gminę trzeba prowadzić ewidencję z wykorzystaniem konta 330

    Gmina zleciła na podstawie umów sprzedaż "preferencyjnego" węgla przedsiębiorstwom i spółkom działającym na terenie Gminy. Czy w ww. przypadku gmina powinna prowadzić ewidencję magazynową (konto 330 "Towary") i ewidencję sprzedaży węgla?

    Poszerzenie przez wójta katalogu przesłanek przyznania dodatku specjalnego do wynagrodzeń pracowników

    Wójt gminy w drodze zarządzenia wewnętrznego postanowił, że pracownikom urzędu gminy, zatrudnionym na podstawie umowy o pracę, mogą być przyznawane dodatki specjalne do wynagrodzeń "w innych uzasadnionych sytuacjach, niż wskazane w ustawie o pracownikach samorządowych". Na podstawie tego zarządzenia dodatki specjalne były przyznawane pracownikom m.in. z tytułu "pracy w uciążliwych warunkach, w tym z narażeniem na ciągły stres", "szczególne osiągnięcia w pracy" lub bez żadnego dodatkowego uzasadnienia.

    Świadczenia pomocy zdrowotnej dla nauczycieli. Jak ustalić?

    Rada gminy nie określiła rodzaju świadczeń przyznawanych w ramach pomocy zdrowotnej dla nauczycieli oraz warunków i trybu ich przyznawania. Przy braku tej uchwały nie zaplanowała w budżecie gminy wydatków na ten cel.

    Jak rozliczyć godziny ponadwymiarowe nauczyciela, który przebywa na zwolnieniu lekarskim?

    Jak rozliczyć godziny ponadwymiarowe nauczyciela, który przebywa na zwolnieniu lekarskim? Jakie przepisy mają zastosowanie w przypadku, w którym nauczyciel zatrudniony jest w szkole prowadzonej przez gminę?

    Nieruchomości szkolne a podatek od nieruchomości

    Ustawodawca podatkowy przyznaje placówkom oświatowym preferencje w podatku od nieruchomości.