Telepraca – obowiązki pracodawcy

Jakie są obowiązki pracodawcy zatrudniającego w ramach telepracy?

Telepraca jest coraz popularniejszym sposobem świadczenia pracy, co jest widoczne zwłaszcza w dużych ośrodkach miejskich, gdzie rezygnacja z powierzchni biurowej prowadzi do oszczędności i uelastycznienia sposobu pracy. Telepraca nierzadko stanowi kartę przetargową umożliwiającą pozyskanie pożądanych  kandydatów w procesie rekrutacji, ułatwia też matkom powrót do pracy po korzystaniu z urlopów macierzyńskich. Jednak ze względu na swoją specyfikę – wprowadzenie telepracy zmusza pracodawcę do wypełnienia dodatkowych formalności. O czym powinien pamiętać pracodawca umożliwiając pracownikom świadczenie pracy w ramach telepracy?

Polecamy produkt: Kodeks pracy 2016 z komentarzem (książka)

W pierwszej kolejności, należy podkreślić, iż pracownik świadczący pracę w ramach telepracy (telepracownik) posiada status pracownika w rozumieniu przepisów kodeksu pracy – zastosowanie mają więc wszelkie ogólne przepisy określające wzajemne prawa i obowiązki wynikające ze stosunku pracy. Ponadto, po stronie pracodawcy kodeks pracy przewiduje następujące obowiązki charakterystyczne dla pracy zdalnej:

Zawarcie porozumienia lub wydanie regulaminu

Pierwszym obowiązkiem pracodawcy jest zawarcie porozumienia z zakładową organizacją związkową lub w przypadku pracodawcy, u którego nie działają związki zawodowe, wydanie regulaminu po konsultacji z przedstawicielami pracowników. Porozumienie (regulamin) powinien zawierać warunki stosowania telepracy i normować specyficzne kwestie dotyczące telepracy zarówno związane z aspektami o charakterze organizacyjnym, jak i te dotyczące praw i obowiązków telepracownika oraz pracodawcy. Porozumienie (regulamin) powinny przede wszystkim określać: (1) tryb rozpoczęcia świadczenia pracy w formie telepracy; (2) miejsce wykonywania pracy; (3) czas pracy; (4) podstawowe obowiązki pracodawcy i telepracownika; (5) zasady dotyczące kontroli wykonywania pracy w formie telepracy oraz (6) możliwość odstąpienia od świadczenia pracy w tej formie. Porozumienie (regulamin) będą więc dookreślały rodzaj środków komunikacji elektronicznej, sposób przekazywania wyników pracy przez pracownika, częstotliwość świadczenia pracy w formie telepracy. Ponadto, znajdą się tam regulacje dotyczące sprzętu niezbędnego do świadczenia pracy w formie zdalnej, o których mowa w art. 6711 § 1 KP, a w szczególności zasady dostarczania telepracownikowi urządzeń koniecznych do świadczenia pracy w formie telepracy i ich ubezpieczenia, jak również pokrywania kosztów związanych z ich instalacją, serwisem, eksploatacją i konserwacją. Mogą tam zostać również uregulowane zasady ochrony danych przekazywanych telepracownikowi, przeprowadzenia instruktażu i szkolenia w tym zakresie, jak również kwestie związane z umożliwieniem telepracownikowi przebywania na terenie zakładu pracy, kontaktowania się z innymi pracownikami, korzystania z pomieszczeń i urządzeń pracodawcy, z zakładowych obiektów socjalnych i prowadzonej działalności socjalnej oraz z bezpieczeństwem i higieną pracy.

Uzgodnienie warunków pracy

Pracodawca może powierzyć pracownikowi wykonywanie pracy w formie telepracy (1) przy zawieraniu umowy o pracę – wówczas umowa o pracę powinna zawierać odpowiednie postanowienia w tym zakresie lub (2) w trakcie trwania zatrudnienia – na mocy porozumienia stron zawartego z inicjatywy pracodawcy lub pracownika. W przypadku wyjścia z inicjatywą podjęcia telepracy przez pracownika, pracodawca w miarę możliwości powinien uwzględnić jego wniosek.

Wykluczone jest natomiast powierzenie telepracy w trybie art. 42 § 4 kodeksu pracy, który dotyczy powierzenia w drodze wyjątku przez pracodawcę pracownikowi wykonywanie innej pracy niż umówiona pod określonymi warunkami w szczególnie uzasadnionych, nadzwyczajnych i nieprzewidywanych przypadkach, a jednocześnie nakładającego na pracownika obowiązek wykonywania takiej pracy. Zmiana sposobu pracy na telepracę jest możliwa wyłącznie w drodze porozumienia stron i nie może być wymuszona przez pracodawcę.

Uwaga! Nie ma możliwości narzucenia pracownikowi pracy w ramach telepracy, ani wypowiedzeniem zmieniającym, ani w ramach powierzenia innej pracy w trybie art. 42§4 k. p.

Kodeks pracy nie uzależnia możliwości powierzenia telepracy od rodzaju umowy o pracę, a więc może mieć miejsce zarówno w stosunku do umowy na czas nieokreślony, na czas określony, w tym także na zastępstwo i na okres próbny.

Informacja o warunkach zatrudnienia

Pracodawca musi także pamiętać, że w przypadku świadczenia przez pracownika pracy zdalnie, informacja o warunkach zatrudnienia, o której mowa w art. 29 § 3 k.p. powinna zawierać, co najmniej: (1) określenie jednostki organizacyjnej pracodawcy, w której strukturze znajduje się stanowisko pracy telepracownika oraz (2) wskazanie osoby lub organu, o których mowa w art. 31, odpowiedzialnych za współpracę z telepracownikiem oraz upoważnionych do przeprowadzania kontroli w miejscu wykonywania pracy. W przypadku wprowadzenia telepracy w trakcie trwania stosunku zatrudnienia, pracodawca zobowiązany jest do przekazania na piśmie telepracownikowi powyższych informacji, najpóźniej w dniu rozpoczęcia przez niego wykonywania pracy w formie telepracy.