Kategorie
Zaloguj się

Zarejestruj się

Proszę podać poprawny adres e-mail Hasło musi zawierać min. 3 znaki i max. 12 znaków
* - pole obowiązkowe
Przypomnij hasło
Witaj
Usuń konto
Aktualizacja danych
  Informacja
Twoje dane będą wykorzystywane do certyfikatów.

Telepraca – obowiązki pracodawcy

Joanna Wymiatał
 Kancelaria Prawna Nowicki & Ziemczyk Adwokaci i Radcowie prawni Sp. P.
Specjaliści od prawa pracy, prawa nieruchomości i prawa korporacyjnego
Telepraca/Fot. Fotolia
Telepraca/Fot. Fotolia
Fotolia
Kodeks pracy na pracodawcę zatrudniającego pracowników w ramach telepracy nakłada szereg obowiązków. Przed wprowadzeniem takiego rozwiązania warto zatem rozważyć czy praca zdalna będzie właściwym rozwiązaniem z punktu widzenia interesów pracodawcy, jak i bieżących potrzeb pracowników.

Jakie są obowiązki pracodawcy zatrudniającego w ramach telepracy?

Telepraca jest coraz popularniejszym sposobem świadczenia pracy, co jest widoczne zwłaszcza w dużych ośrodkach miejskich, gdzie rezygnacja z powierzchni biurowej prowadzi do oszczędności i uelastycznienia sposobu pracy. Telepraca nierzadko stanowi kartę przetargową umożliwiającą pozyskanie pożądanych  kandydatów w procesie rekrutacji, ułatwia też matkom powrót do pracy po korzystaniu z urlopów macierzyńskich. Jednak ze względu na swoją specyfikę – wprowadzenie telepracy zmusza pracodawcę do wypełnienia dodatkowych formalności. O czym powinien pamiętać pracodawca umożliwiając pracownikom świadczenie pracy w ramach telepracy?

Polecamy produkt: Kodeks pracy 2016 z komentarzem (książka)

W pierwszej kolejności, należy podkreślić, iż pracownik świadczący pracę w ramach telepracy (telepracownik) posiada status pracownika w rozumieniu przepisów kodeksu pracy – zastosowanie mają więc wszelkie ogólne przepisy określające wzajemne prawa i obowiązki wynikające ze stosunku pracy. Ponadto, po stronie pracodawcy kodeks pracy przewiduje następujące obowiązki charakterystyczne dla pracy zdalnej:

Zawarcie porozumienia lub wydanie regulaminu

Pierwszym obowiązkiem pracodawcy jest zawarcie porozumienia z zakładową organizacją związkową lub w przypadku pracodawcy, u którego nie działają związki zawodowe, wydanie regulaminu po konsultacji z przedstawicielami pracowników. Porozumienie (regulamin) powinien zawierać warunki stosowania telepracy i normować specyficzne kwestie dotyczące telepracy zarówno związane z aspektami o charakterze organizacyjnym, jak i te dotyczące praw i obowiązków telepracownika oraz pracodawcy. Porozumienie (regulamin) powinny przede wszystkim określać: (1) tryb rozpoczęcia świadczenia pracy w formie telepracy; (2) miejsce wykonywania pracy; (3) czas pracy; (4) podstawowe obowiązki pracodawcy i telepracownika; (5) zasady dotyczące kontroli wykonywania pracy w formie telepracy oraz (6) możliwość odstąpienia od świadczenia pracy w tej formie. Porozumienie (regulamin) będą więc dookreślały rodzaj środków komunikacji elektronicznej, sposób przekazywania wyników pracy przez pracownika, częstotliwość świadczenia pracy w formie telepracy. Ponadto, znajdą się tam regulacje dotyczące sprzętu niezbędnego do świadczenia pracy w formie zdalnej, o których mowa w art. 6711 § 1 KP, a w szczególności zasady dostarczania telepracownikowi urządzeń koniecznych do świadczenia pracy w formie telepracy i ich ubezpieczenia, jak również pokrywania kosztów związanych z ich instalacją, serwisem, eksploatacją i konserwacją. Mogą tam zostać również uregulowane zasady ochrony danych przekazywanych telepracownikowi, przeprowadzenia instruktażu i szkolenia w tym zakresie, jak również kwestie związane z umożliwieniem telepracownikowi przebywania na terenie zakładu pracy, kontaktowania się z innymi pracownikami, korzystania z pomieszczeń i urządzeń pracodawcy, z zakładowych obiektów socjalnych i prowadzonej działalności socjalnej oraz z bezpieczeństwem i higieną pracy.

Uzgodnienie warunków pracy

Pracodawca może powierzyć pracownikowi wykonywanie pracy w formie telepracy (1) przy zawieraniu umowy o pracę – wówczas umowa o pracę powinna zawierać odpowiednie postanowienia w tym zakresie lub (2) w trakcie trwania zatrudnienia – na mocy porozumienia stron zawartego z inicjatywy pracodawcy lub pracownika. W przypadku wyjścia z inicjatywą podjęcia telepracy przez pracownika, pracodawca w miarę możliwości powinien uwzględnić jego wniosek.

Wykluczone jest natomiast powierzenie telepracy w trybie art. 42 § 4 kodeksu pracy, który dotyczy powierzenia w drodze wyjątku przez pracodawcę pracownikowi wykonywanie innej pracy niż umówiona pod określonymi warunkami w szczególnie uzasadnionych, nadzwyczajnych i nieprzewidywanych przypadkach, a jednocześnie nakładającego na pracownika obowiązek wykonywania takiej pracy. Zmiana sposobu pracy na telepracę jest możliwa wyłącznie w drodze porozumienia stron i nie może być wymuszona przez pracodawcę.

Uwaga! Nie ma możliwości narzucenia pracownikowi pracy w ramach telepracy, ani wypowiedzeniem zmieniającym, ani w ramach powierzenia innej pracy w trybie art. 42§4 k. p.

Kodeks pracy nie uzależnia możliwości powierzenia telepracy od rodzaju umowy o pracę, a więc może mieć miejsce zarówno w stosunku do umowy na czas nieokreślony, na czas określony, w tym także na zastępstwo i na okres próbny.

Informacja o warunkach zatrudnienia

Pracodawca musi także pamiętać, że w przypadku świadczenia przez pracownika pracy zdalnie, informacja o warunkach zatrudnienia, o której mowa w art. 29 § 3 k.p. powinna zawierać, co najmniej: (1) określenie jednostki organizacyjnej pracodawcy, w której strukturze znajduje się stanowisko pracy telepracownika oraz (2) wskazanie osoby lub organu, o których mowa w art. 31, odpowiedzialnych za współpracę z telepracownikiem oraz upoważnionych do przeprowadzania kontroli w miejscu wykonywania pracy. W przypadku wprowadzenia telepracy w trakcie trwania stosunku zatrudnienia, pracodawca zobowiązany jest do przekazania na piśmie telepracownikowi powyższych informacji, najpóźniej w dniu rozpoczęcia przez niego wykonywania pracy w formie telepracy.


Obowiązki o charakterze organizacyjnym

Na podstawie art. 6711 k.p. pracodawca jest obowiązany: (1) dostarczyć telepracownikowi sprzęt niezbędny do wykonywania pracy w formie telepracy; (2) ubezpieczyć sprzęt (3) pokryć koszty związane z instalacją, serwisem, eksploatacją i konserwacją sprzętu, (4) zapewnić telepracownikowi pomoc techniczną i niezbędne szkolenia w zakresie obsługi sprzętu.
Powyższe aspekty mogą być określone przez pracownika i pracodawcę w sposób odmienny w odrębnej w umowie. Ponadto, w umowie tej strony mogą określić, w szczególności (1) zakres ubezpieczenia i zasady wykorzystywania przez telepracownika sprzętu niezbędnego do wykonywania pracy w formie telepracy, stanowiącego własność telepracownika; (2) zasady porozumiewania się pracodawcy z telepracownikiem, w tym sposób potwierdzania obecności telepracownika na stanowisku pracy; (3) sposób i formę kontroli wykonywania pracy przez telepracownika.

Pracodawca ponadto ma obowiązek określenia zasad dotyczących ochrony danych przekazywanych telepracownikowi. W miarę potrzeb należy także przeprowadzić instruktaż oraz szkolenie w tym zakresie.

Obowiązki w zakresie bezpieczeństwa i higieny pracy

Jeżeli miejscem świadczenia pracy przez pracownika poza zakładem pracy jest jego dom, pracodawca realizuje wobec niego obowiązki określone w dziale dziesiątym kodeksu pracy, czyli te które dotyczą bezpieczeństwa i higieny pracy w zakresie wynikającym z rodzaju i warunków wykonywanej pracy. Wyłączeniu podlegają natomiast (1) obowiązek dbałości o bezpieczny i higieniczny stan pomieszczeń pracy (określony w art. 212 pkt 4 k.p.), (2) obowiązki określone w rozdziale III działu dziesiątego, tj. obiekty budowlane i pomieszczenia pracy oraz (3) obowiązek zapewnienia odpowiednich urządzeń higieniczno- sanitarnych (określony w art. 233 k.p.).

Zobacz również: Przeniesienie urzędnika do innej jednostki

Ochrona prywatności telepracownika

Odrębnego podkreślenia wymaga obowiązek poszanowania prywatności pracownika przez pracodawcę, w szczególności w sytuacji przeprowadzania kontroli pracy w miejscu zamieszkania pracownika. Jeżeli praca jest wykonywana w domu telepracownika, to pracodawca ma prawo przeprowadzić kontrolę w zakresie wykonywania pracy, bezpieczeństwa i higieny pracy oraz w celu inwentaryzacji, konserwacji, serwisu, naprawy bądź instalacji powierzonego sprzętu za uprzednią pisemną zgodą telepracowniak, albo za pomocą środków komunikacji elektronicznej, albo podobnych środków indywidualnego porozumiewania się na odległość. Pracodawca ma obowiązek dostosowania sposobu przeprowadzania kontroli do miejsce wykonywania pracy oraz jej charakteru. W żadnym wypadku wykonywanie przez pracodawcę czynności kontrolnych nie może naruszać prywatności telepracownika i jego rodziny ani utrudniać korzystania z pomieszczeń domowych, w sposób zgodny z ich przeznaczeniem.
Zakaz dyskryminacji telepracownika

Na zakończenie należy dodać, że pracodawca ma obowiązek umożliwienia telepracownikowi, na zasadach przyjętych dla ogółu pracowników, przebywania na terenie zakładu pracy, kontaktowania się z innymi pracownikami oraz korzystania z pomieszczeń i urządzeń pracodawcy, z zakładowych obiektów socjalnych i prowadzonej działalności socjalnej.

Ponadto, pracodawca ma obowiązek traktowania telepracownika w taki sam sposób jak pozostałych pracowników zatrudnionych przy takiej samej lub podobnej pracy, uwzględniając odrębności związane z warunkami wykonywania pracy w formie telepracy w zakresie nawiązania i rozwiązania stosunku pracy, warunków zatrudnienia, awansowania oraz dostępu do szkolenia w celu podnoszenia kwalifikacji zawodowych. Samo zaś podjęcie pracy w formie telepracy (jak również odmowa podjęcia) nie może stanowić przyczyny do dyskryminowania pracownika.

Podsumowanie

Przed wprowadzeniem możliwości świadczenia pracy w formie telepracy pracodawca powinien rozważyć, czy praca zdalna będzie właściwym rozwiązaniem z punktu widzenia swoich uzasadnionych interesów z jednoczesnym uwzględnieniem bieżących potrzeb pracowników. Należy podkreślić, iż przejrzyste określenie zasad świadczenia pracy w formie telepracy w wewnętrznych regulacjach w zakładzie pracy może przynieść obu stronom stosunku pracy wymierne korzyści.

Jakie są obowiązki pracodawcy zatrudniającego w ramach telepracy?

O autorze:

Joanna Wymiatał ukończyła studia na Wydziale Prawa i Administracji Uniwersytetu Warszawskiego z wyróżnieniem. Joanna jest także absolwentką Szkoły Prawa Niemieckiego na Wydziale WPiA Uniwersytetu Warszawskiego. W ramach programu stypendialnego Erasmus Joanna studiowała na Uniwersytecie w Salzburgu, obecnie jest aplikantem adwokackim Okręgowej Rady Adwokackiej w Warszawie. Joanna zdobywała doświadczenie prawnicze w kancelarii specjalizującej się w prawie pracy oraz w dziale prawnym międzynarodowej korporacji paliwowej. W czasie studiów Joanna działała także w Klinice Prawa oraz pełniła funkcję Ambasadora Rzecznika Praw Obywatelskich prof. Ireny Lipowicz. Joanna interesuje się psychologią, w szczególności profilowaniem kryminalnym, a w wolnych chwilach tańczy lindy hop, gotuje i uczy się niemieckich dialektów.

Polecamy serwis: Kadry i płace

Przygotuj się do stosowania nowych przepisów!
Przygotuj się do stosowania nowych przepisów!

Poradnik prezentuje praktyczne wskazówki, w jaki sposób dostosować się do zmian w podatkach i wynagrodzeniach wprowadzanych nowelizacją Polskiego Ładu.

Tyko teraz książka + ebook w PREZENCIE
Źródło: INFOR
Czy ten artykuł był przydatny?
tak
nie
Dziękujemy za powiadomienie
Jeśli nie znalazłeś odpowiedzi na swoje pytania w tym artykule, powiedz jak możemy to poprawić.
UWAGA: Ten formularz nie służy wysyłaniu zgłoszeń . Wykorzystamy go aby poprawić artykuł.
Jeśli masz dodatkowe pytania prosimy o kontakt

Komentarze(0)

Pokaż:

Uwaga, Twój komentarz może pojawić się z opóźnieniem do 10 minut. Zanim dodasz komentarz -zapoznaj się z zasadami komentowania artykułów.
    QR Code

    © Materiał chroniony prawem autorskim - wszelkie prawa zastrzeżone. Dalsze rozpowszechnianie artykułu za zgodą wydawcy INFOR PL S.A.

    Księgowość budżetowa
    Zapisz się na newsletter
    Zobacz przykładowy newsletter
    Zapisz się
    Wpisz poprawny e-mail
    Od pensji 3700 - 3800 zł brutto podatnik zł zapłaci niższy PIT o 1871 zł - 1843 zł [obliczenia MF od 1 lipca 2022 r.]
    Pracownik z pensją 3700 zł brutto zapłaci w 2022 r. mniejszy podatek PIT o 1871 zł. Pracownik z pensją 3800 zł brutto zapłaci mniejszy podatek o 1843 zł
    Ministerstwo Finansów o rekompensatach dla JST po obniżce stawki PIT
    Ministerstwo Finansów w odpowiedzi na interpelację poselską odniosło się do prac nad systemem rekompensat dla JST ubytku z tytułu obniżki stawki PIT.
    Czy można utworzyć jeden ZFŚS po podziale jednostki budżetowej?
    Pytanie: Jednostka budżetowa została podzielona na dwie osobne jednostki budżetowe: X i Y. Po podziale ZFŚS był tworzony tylko przy jednostce X. Ta jednostka miała w planie finansowym zabezpieczone środki na odpisy podstawowe i fakultatywne na ZFŚS dla swoich pracowników oraz pracowników jednostki Y. Połączonym funduszem dysponował kierownik jednostki X. Przyznawał świadczenia pracownikom obu jednostek. Jak prawidłowo postąpić w takiej sytuacji?
    Dodatek za wieloletnią pracę dla dyrektora gminnego ośrodka kultury
    Pracownikowi gminnego ośrodka kultury co roku o 1% wzrasta dodatek za wieloletnią pracę. Dotyczy to także dyrektora instytucji. Kto przekazuje mu o tym informację?
    Wzór upoważnienia dla zastępcy głównego księgowego
    Pytanie: Jak powinno wyglądać upoważnienie wystawione przez głównego księgowego dla zastępcy głównego księgowego do pełnienia obowiązków w zastępstwie za głównego księgowego w czasie jego urlopu wypoczynkowego? Jakie trzeba w nim podać podstawy prawne?
    Pytania o urlop wychowawczy udzielany w częściach
    Pytanie: Pracownica urodziła dziecko w styczniu 2017 r. i kolejne w styczniu 2021 r. Wzięła urlop wychowawczy na 8 miesięcy na pierwsze dziecko (od stycznia 2021 r.), a od marca 2022 r., po urlopie macierzyńskim na drugie dziecko, chce korzystać dalej, do końca 2023 r., z urlopu wychowawczego na pierwsze dziecko, a później z urlopu wychowawczego na drugie dziecko. Czy jest to dopuszczalne?
    Kiedy kobieta w ciąży może rozwiązać umowę o pracę?
    Kobieta w ciąży może wypowiedzieć lub rozwiązać swoją umowę o pracę.
    Jak opodatkować wypłatę nagrody jubileuszowej i odprawy emerytalnej przed rozwiązaniem z emerytem umowy o pracy
    Pytanie: W dniu 31 grudnia 2022 r. pracownica przejdzie na emeryturę. Ostatnią wypłatę, za grudzień 2022 r., otrzyma 23 grudnia. Natomiast 24 grudnia ukończy 60 lat. Czy od wypłaconej z dniem rozwiązania stosunku pracy i nagrody jubileuszowej oraz odprawy emerytalno-rentowej można nie odprowadzać zaliczki na podatek dochodowy, jeśli pracownica złoży w ostatnich dniach zatrudnienia oświadczenie o uldze dla seniorów?
    Komunikat MF: Wyższe zaliczki na PIT od 1 lipca zapłacą zleceniobiorcy, niektórzy pracownicy, emeryci i mundurowi
    Wchodząca w życie nowelizacja może doprowadzić do wzrostu miesięcznych zaliczek na podatek dochodowy od lipca 2022 r. – uprzedza Ministerstwo Finansów w opublikowanym 27 czerwca br. komunikacie
    PIP o urlopach: Szeregowy pracownik, kierownik, menadżer. Kto z nich i kiedy odbiera telefon od pracodawcy w trakcie wakacji 2022 r.?
    Pracownik nie musi odebrać telefonu od pracodawcy w trakcie urlopu wypoczynkowego.
    5900 zł brutto, to netto 4351,91 zł od 1 lipca 2022 r. [kalkulator wynagrodzeń brutto netto Infor.pl]
    Pytanie: Ile przy pensji brutto 5900 zł, otrzymam wypłaty netto na „rękę” po 1 lipca 2022 r.?
    Kiedy korekta w rachunkowości budżetowej?
    PYTANIE - W 2015 roku sporządzono aneks do umowy (chodzi o umowę na usługę), w którym wskazany został obowiązek waloryzacji, ale nie był on realizowany z powodu przeoczenia. Na jaki okres wstecz powinniśmy dokonać korekt i w jaki sposób (czy powinniśmy wystawić 12 korekt na każdy rok począwszy od roku 2016, kiedy ten obowiązek powinien być realizowany czy w inny sposób) i do jakiego okresu zaliczyć przychody z tego tytułu?
    Czy wydatki na środki trwałe, które podlegają jednorazowemu spisaniu w koszty, to inwestycja – odpowiedź MF na interpelację poselską
    Stanowisko MF: „wydatki na środki trwałe, które podlegają jednorazowemu spisaniu w koszty (w rozumieniu prawa bilansowego) nie są inwestycją.”
    W jaki sposób zaksięgować przypis dofinansowania na dziecko w żłobku?
    PYTANIE: W związku z otrzymaną informacją z ZUS obniżymy opłatę stałą za pobyt dzieci w żłobku, które otrzymały dofinansowanie. Środki za maj ZUS przeleje do dnia 20 czerwca na rachunek gminy, a gmina je nam przekaże. Po dokonaniu rozliczenia w księgach rachunkowych powinniśmy oddać środki do gminy jako dochody budżetowe W jaki sposób zaksięgować przypis dofinansowania: na dziecko czy na ZUS? Rozliczenie ma być z ZUS-em czy z gminą?
    Szkolenia online: Akademia budżetowa
    Zapraszamy na szkolenia online z cyklu "Akademia budżetowa", na których przybliżone zostaną najważniejsze zagadnienia z zakresu rachunkowości oraz sprawozdawczości obowiązujące i planowane od 2023 r. Szkolenia odbędą się w miesiącach wrzesień-grudzień 2022 r. Zapisz się już dziś!
    Grupa VAT w samorządzie terytorialnym - korzyści i zagrożenia
    Przepisy unijne umożliwiają państwom członkowskim wprowadzenie pewnych fakultatywnych regulacji prawnych, odnoszących się do definiowania podatników. W Polsce do tej pory w zasadzie ustawodawca z tego nie korzystał. Dyrektywa Rady 2006/112/WE z 28 listopada 2006 r. w sprawie wspólnego systemu podatku od wartości dodanej zezwala państwom członkowskim na wprowadzenie (pod warunkiem konsultacji z Komitetem ds. Podatku od Wartości Dodanej) w poszczególnych państwach członkowskich tzw. grup podatkowych.
    Czy gmina może umorzyć opłaty za odbiór śmieci mieszkańcom pomagającym uchodźcom?
    W gminach stosujących metodę naliczania opłaty śmieciowej od liczby osób zamieszkujących nieruchomość pojawia się następujący problem. Udzielenie zakwaterowania uchodźcom zwiększa wartość opłat za zagospodarowanie odpadami komunalnymi. Czy gmina może umorzyć osobom pomagającym uciekinierom te opłaty?
    Czy gmina może zwolnić z podatku od nieruchomości budynki zamieszkałe przez uchodźców?
    Odpowiedzi na to pytanie udzieliła RIO w Kielcach (znak WI.54.19.2022)
    MF: Jak wykazać w Rb-27S wpłaty na przełomie dwóch miesięcy albo lat?
    Oprócz dochodów wykonanych na podstawie ewidencji analitycznej do rachunku bieżącego należy też doliczyć „środki w drodze” – tłumaczy MF odpowiadając na wątpliwości dotyczące wykazywania w sprawozdaniach dochodów zaksięgowanych na przełomie miesięcy lub roku.
    Czy wyjazd studyjny nauczyciela można pokryć z doskonalenia nauczycieli
    Czy wyjazd studyjny nauczyciela do Brukseli, który jest realizacją wygranej nagrody głównej w konkursie "Cześć Europo", można pokryć z doskonalenia nauczycieli z § 442?
    Ewidencja księgowa środków pochodzących z dotacji
    Jak prawidłowo zaksięgować wpływ środków z dotacji (np. na aktualizację stałego rejestru wyborców, na zwrot akcyzy), jeżeli jest jedno konto bankowe dla urzędu i organu?
    „Aktywna tablica”: 70 mln zł dla szkół. [Wnioski do 15 i 31 maja 2022 r.]
    Szkoły podstawowe, ponadpodstawowe oraz placówki kształcące uczniów ze specjalnymi potrzebami mogą wnioskować o dofinansowanie na zakup pomocy dydaktycznych w ramach programu „Aktywna tablica”.
    MF: Jak gminy powinny rozliczać środki z Funduszu Pomocy na zadania oświatowe
    Ministerstwo Finansów we współpracy z Ministerstwem Edukacji i Nauki przygotowało wyjaśnienia dotyczące środków z Funduszu Pomocy dla jednostek samorządu terytorialnego na dodatkowe zadania oświatowe.
    Deficyt w 2022 r. zwiększony z 1,8% na 4,3%. Jak sfinansować ten dług?
    Soboń: deficyt sektora wyniesie 4,3 proc. PKB.
    Ewidencja obciążenia pracownika za prywatne rozmowy telefoniczne
    Jak ująć notę księgową wystawioną pracownikowi za prywatne rozmowy telefoniczne?