| IFK | IRB | INFORLEX | GAZETA PRAWNA | INFORORGANIZER | APLIKACJE | KARIERA | SKLEP
Jesteś tutaj: STRONA GŁÓWNA > Księgowość budżetowa > Kadry i płace > Zatrudnianie i zwalnianie > Zaświadczenie o niekaralności pracownika – kiedy zgodne z prawem?

Zaświadczenie o niekaralności pracownika – kiedy zgodne z prawem?

Czy każdy pracodawca może żądać zaświadczenia o niekaralności swoich pracowników lub kandydatów do pracy? Co powinien zrobić pracodawca, jeżeli pracownik dobrowolnie przedłoży mu taki dokument?

Czy pracodawca może żądać od pracownika lub kandydata zaświadczenia o niekaralności?

W ofertach pracy można spotkać się z informacją, że do podjęcia pracy wymagane jest wykazanie niekaralności. Niektórzy pracownicy otrzymują polecenia służbowe dostarczenia zaświadczenia o ich niekaralności w czasie zatrudnienia, a nawet dostarczania zaświadczeń raz do roku. Czy takie działanie pracodawców jest uprawnione? Czy każdy pracodawca ma prawo weryfikować karalność swojego pracownika/kandydata do pracy?

Polecamy produkt: Kodeks pracy 2016 z komentarzem (książka)

Jakich danych osobowych może od pracownika żądać pracodawca?

Katalog danych osobowych, których od kandydata do pracy lub pracownika żądać może pracodawca jest zamknięty, zaś ewentualne odstępstwa od niego muszą mieć oparcie w ustawie. Tym samym pracodawca nie może żądać od kandydata do pracy lub pracownika dowolnych danych, a wyłącznie danych określonych przepisami prawa.

Zagadnienie powyższe reguluje art. 22(1) k. p. oraz inne przepisy prawa, w tym § 1 Rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Socjalnej w sprawie zakresu prowadzenia przez pracodawców dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz sposobu prowadzenia akt osobowych pracownika z dnia 28 maja 1996 r. (Dz. U. Nr 62, poz.286 z późn. zm.), dalej określane jako „Rozporządzenie”.

Do danych osobowych, których można żądać od kandydata do pracy lub pracownika zalicza się:

Art. 22(1) Kodeksu pracy
§ 1. Pracodawca ma prawo żądać od osoby ubiegającej się o zatrudnienie podania danych osobowych obejmujących:
1) imię (imiona) i nazwisko,
2) imiona rodziców,
3) datę urodzenia,
4) miejsce zamieszkania (adres do korespondencji),
5) wykształcenie,
6) przebieg dotychczasowego zatrudnienia.
§ 2. Pracodawca ma prawo żądać od pracownika podania, niezależnie od danych osobowych, o których mowa w § 1, także:
1) innych danych osobowych pracownika, a także imion i nazwisk oraz dat urodzenia dzieci pracownika, jeżeli podanie takich danych jest konieczne ze względu na korzystanie przez pracownika ze szczególnych uprawnień przewidzianych w prawie pracy,
2) numeru PESEL pracownika nadanego przez Rządowe Centrum Informatyczne Powszechnego Elektronicznego Systemu Ewidencji Ludności (RCI PESEL).
§ 3. Udostępnienie pracodawcy danych osobowych następuje w formie oświadczenia osoby, której one dotyczą. Pracodawca ma prawo żądać udokumentowania danych osobowych osób, o których mowa w § 1 i 2.
§ 4. Pracodawca może żądać podania innych danych osobowych niż określone w § 1 i 2, jeżeli obowiązek ich podania wynika z odrębnych przepisów.
§ 5. W zakresie nieuregulowanym w § 1-4 do danych osobowych, o których mowa w tych przepisach, stosuje się przepisy o ochronie danych osobowych.

Potwierdzeniem, że pracodawca upoważniony jest do uzyskiwania od pracownika lub kandydata do pracy ww. danych osobowych jest stanowisko prezentowane przez Generalnego Inspektora Ochrony Danych Osobowych, dalej określanego również jako „GIODO”, zgodnie z którym: „Zakres danych osobowych, które może pozyskać pracodawca od pracownika oraz osoby ubiegającej się o zatrudnienie reguluje art. 22(1) ustawy z dnia 26 czerwca 1974 r. Kodeks pracy.” (tak GIODO, Jakich danych osobowych może żądać pracodawca od pracowników oraz osób ubiegających się o zatrudnienie?, Źródło: http://www.giodo.gov.pl/348/id_art/971/j/pl/).

Z kolei wspomniane Rozporządzenie rozszerza powyższy katalog o możliwość żądania przez pracodawcę przedstawienia następujących dokumentów od kandydatów do pracy/pracowników:

  • wypełnionego kwestionariusza osobowego dla osoby ubiegającej się o zatrudnienie,
  • świadectw pracy z poprzednich miejsc pracy lub innych dokumentów potwierdzających okresy zatrudnienia,
  • obejmujących okresy pracy przypadające w roku kalendarzowym, w którym pracownik ubiega się o zatrudnienie,
  • dokumentów potwierdzających kwalifikacje zawodowe, wymagane do wykonywania oferowanej pracy,
  • świadectwa ukończenia gimnazjum – w przypadku osoby ubiegającej się o zatrudnienie w celu przygotowania zawodowego,
  • orzeczenia lekarskiego stwierdzającego brak przeciwwskazań do pracy na określonym stanowisku,
  • innych dokumentów, jeżeli obowiązek ich przedłożenia wynika z odrębnych przepisów.

Dodatkowo wskazać należy, że kandydaci do pracy lub pracownicy mogą według swojego uznania przedłożyć ponadto inne dokumenty, które potwierdzają ich umiejętności i osiągnięcia zawodowe oraz świadectwa pracy z poprzednich miejsc pracy lub inne dokumenty potwierdzające okresy zatrudnienia, obejmujące okresy pracy przypadające w innym roku kalendarzowym niż rok, w którym pracownik ubiega się o zatrudnienie oraz dokumenty, które stanowią podstawę do korzystania ze szczególnych uprawnień w zakresie stosunku pracy (np. niepełnosprawność). Należy zaznaczyć, że w ww. przypadkach dokumenty te przedkładane są z inicjatywy kandydata lub pracownika, a pracodawca nie może żądać ich przedłożenia.

Kto może występować o zaświadczenie o niekaralności pracownika?

Odpowiedzi na pytanie, którzy pracodawcy mogą uzyskiwać zaświadczenia o niekaralności swoich pracowników lub kandydatów do pracy, udziela art. 6 ustawy z dnia 24 maja 2000 r. o Krajowym Rejestrze Karnym (t. j. Dz. U. z 2015 r., poz. 1036 z późn. zm.), dalej określanej jako „ustawa o KRK”. Stosownie do jego brzmienia, prawo do uzyskania informacji o osobach, których dane osobowe zgromadzone zostały w Krajowym Rejestrze Karnym, przysługuje pracodawcom, w zakresie niezbędnym dla zatrudnienia pracownika, co do którego z przepisów ustawy wynika wymóg niekaralności, korzystania z pełni praw publicznych, a także ustalenia uprawnienia do zajmowania określonego stanowiska, wykonywania określonego zawodu lub prowadzenia określonej działalności gospodarczej.

Powyższe znajduje potwierdzenie w stanowisku doktryny, o czym świadczy pogląd zaprezentowany przez K. Wrońską – Zblewską, zgodnie z którym: „Pracodawcom przysługuje ograniczone prawo do żądania informacji zgromadzonych w KRK o pracownikach. Mogą oni żądać danych o niekaralności tylko w zakresie niezbędnym dla zatrudnienia pracownika, co do którego z przepisów ustawy wynika wymóg niekaralności, korzystania z pełni praw publicznych, a także ustalenia uprawnienia do zajmowania określonego stanowiska, wykonywania określonego zawodu lub prowadzenia określonej działalności gospodarczej. Pracodawca musi zatem podać podstawę, na jakiej opiera zapytanie.” (tak. K. Wrońska – Zblewska, Zaświadczenie o niekaralności, 2012-02-26, Legalis).

W tym miejscu tytułem przykładu wskazać należy, że wymóg braku karalności stawiany jest m.in. pracownikom samorządowym, policjantom oraz członkowi korpusu służby cywilnej. I tak np. zgodnie z brzmieniem art. 6 ust. 3 pkt 2 ustawy z dnia 21 listopada 2008 r. o pracownikach samorządowych (t.j. Dz. U. z 2014 r., poz. 1202 z późn. zm.), pracownikiem samorządowym zatrudnionym na podstawie umowy o pracę na stanowisku urzędniczym, doradcy lub asystenta może być osoba, która spełnia wymagania określone w ust. 1 oraz dodatkowo nie była skazana prawomocnym wyrokiem sądu za umyślne przestępstwo ścigane z oskarżenia publicznego lub umyślne przestępstwo skarbowe. Z kolei stosownie do brzmienia art. 25 ust. 1 ustawy z dnia 6 kwietnia 1990 r. o Policji (t.j. Dz. U. z 2015 r., poz. 355 z późn. zm.), służbę w Policji może pełnić obywatel polski o nieposzlakowanej opinii, który nie był skazany prawomocnym wyrokiem sądu za przestępstwo lub przestępstwo skarbowe, korzystający z pełni praw publicznych, posiadający co najmniej średnie wykształcenie oraz zdolność fizyczną i psychiczną do służby w formacjach uzbrojonych, podległych szczególnej dyscyplinie służbowej, której gotów jest się podporządkować, a także dający rękojmię zachowania tajemnicy stosownie do wymogów określonych w przepisach o ochronie informacji niejawnych.

Czytaj także

Data publikacji:

Ekspert:

Kancelaria Prawna Nowicki & Ziemczyk Adwokaci i Radcowie prawni Sp. P.

Specjaliści od prawa pracy, prawa nieruchomości i prawa korporacyjnego

Autor:

Źródło:

INFOR

Zdjęcia

Praca, dokumenty Fot. Fotolia
Praca, dokumenty Fot. Fotolia

Ważne rozmowy o biznesie i nie tylko….49.00 zł

Narzędzia księgowego

POLECANE

Kadry i płace 2019

reklama

Ostatnio na forum

RODO 2018

ANGIELSKI DLA KSIĘGOWYCH

Eksperci portalu infor.pl

Ecovis System Rewident Sp. z o.o.

Ecovis System Rewident Sp. z o.o. to niezawodny partner dostarczający kompleksowe rozwiązania z zakresu audytu, księgowości, doradztwa podatkowego oraz kadr i płac. Firma istnieje na polskim rynku od 1995 r.

Zostań ekspertem portalu Infor.pl »