Zaświadczenie o niekaralności pracownika – kiedy zgodne z prawem?

Czy pracodawca może żądać od pracownika lub kandydata zaświadczenia o niekaralności?

W ofertach pracy można spotkać się z informacją, że do podjęcia pracy wymagane jest wykazanie niekaralności. Niektórzy pracownicy otrzymują polecenia służbowe dostarczenia zaświadczenia o ich niekaralności w czasie zatrudnienia, a nawet dostarczania zaświadczeń raz do roku. Czy takie działanie pracodawców jest uprawnione? Czy każdy pracodawca ma prawo weryfikować karalność swojego pracownika/kandydata do pracy?

Polecamy produkt: Kodeks pracy 2016 z komentarzem (książka)

Jakich danych osobowych może od pracownika żądać pracodawca?

Katalog danych osobowych, których od kandydata do pracy lub pracownika żądać może pracodawca jest zamknięty, zaś ewentualne odstępstwa od niego muszą mieć oparcie w ustawie. Tym samym pracodawca nie może żądać od kandydata do pracy lub pracownika dowolnych danych, a wyłącznie danych określonych przepisami prawa.

Zagadnienie powyższe reguluje art. 22(1) k. p. oraz inne przepisy prawa, w tym § 1 Rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Socjalnej w sprawie zakresu prowadzenia przez pracodawców dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz sposobu prowadzenia akt osobowych pracownika z dnia 28 maja 1996 r. (Dz. U. Nr 62, poz.286 z późn. zm.), dalej określane jako „Rozporządzenie”.

Do danych osobowych, których można żądać od kandydata do pracy lub pracownika zalicza się:

Art. 22(1) Kodeksu pracy
§ 1. Pracodawca ma prawo żądać od osoby ubiegającej się o zatrudnienie podania danych osobowych obejmujących:
1) imię (imiona) i nazwisko,
2) imiona rodziców,
3) datę urodzenia,
4) miejsce zamieszkania (adres do korespondencji),
5) wykształcenie,
6) przebieg dotychczasowego zatrudnienia.
§ 2. Pracodawca ma prawo żądać od pracownika podania, niezależnie od danych osobowych, o których mowa w § 1, także:
1) innych danych osobowych pracownika, a także imion i nazwisk oraz dat urodzenia dzieci pracownika, jeżeli podanie takich danych jest konieczne ze względu na korzystanie przez pracownika ze szczególnych uprawnień przewidzianych w prawie pracy,
2) numeru PESEL pracownika nadanego przez Rządowe Centrum Informatyczne Powszechnego Elektronicznego Systemu Ewidencji Ludności (RCI PESEL).
§ 3. Udostępnienie pracodawcy danych osobowych następuje w formie oświadczenia osoby, której one dotyczą. Pracodawca ma prawo żądać udokumentowania danych osobowych osób, o których mowa w § 1 i 2.
§ 4. Pracodawca może żądać podania innych danych osobowych niż określone w § 1 i 2, jeżeli obowiązek ich podania wynika z odrębnych przepisów.
§ 5. W zakresie nieuregulowanym w § 1-4 do danych osobowych, o których mowa w tych przepisach, stosuje się przepisy o ochronie danych osobowych.

Potwierdzeniem, że pracodawca upoważniony jest do uzyskiwania od pracownika lub kandydata do pracy ww. danych osobowych jest stanowisko prezentowane przez Generalnego Inspektora Ochrony Danych Osobowych, dalej określanego również jako „GIODO”, zgodnie z którym: „Zakres danych osobowych, które może pozyskać pracodawca od pracownika oraz osoby ubiegającej się o zatrudnienie reguluje art. 22(1) ustawy z dnia 26 czerwca 1974 r. Kodeks pracy.” (tak GIODO, Jakich danych osobowych może żądać pracodawca od pracowników oraz osób ubiegających się o zatrudnienie?, Źródło: http://www.giodo.gov.pl/348/id_art/971/j/pl/).

Z kolei wspomniane Rozporządzenie rozszerza powyższy katalog o możliwość żądania przez pracodawcę przedstawienia następujących dokumentów od kandydatów do pracy/pracowników:

• wypełnionego kwestionariusza osobowego dla osoby ubiegającej się o zatrudnienie,
• świadectw pracy z poprzednich miejsc pracy lub innych dokumentów potwierdzających okresy zatrudnienia,
• obejmujących okresy pracy przypadające w roku kalendarzowym, w którym pracownik ubiega się o zatrudnienie,
• dokumentów potwierdzających kwalifikacje zawodowe, wymagane do wykonywania oferowanej pracy,
• świadectwa ukończenia gimnazjum – w przypadku osoby ubiegającej się o zatrudnienie w celu przygotowania zawodowego,
• orzeczenia lekarskiego stwierdzającego brak przeciwwskazań do pracy na określonym stanowisku,
• innych dokumentów, jeżeli obowiązek ich przedłożenia wynika z odrębnych przepisów.

Dodatkowo wskazać należy, że kandydaci do pracy lub pracownicy mogą według swojego uznania przedłożyć ponadto inne dokumenty, które potwierdzają ich umiejętności i osiągnięcia zawodowe oraz świadectwa pracy z poprzednich miejsc pracy lub inne dokumenty potwierdzające okresy zatrudnienia, obejmujące okresy pracy przypadające w innym roku kalendarzowym niż rok, w którym pracownik ubiega się o zatrudnienie oraz dokumenty, które stanowią podstawę do korzystania ze szczególnych uprawnień w zakresie stosunku pracy (np. niepełnosprawność). Należy zaznaczyć, że w ww. przypadkach dokumenty te przedkładane są z inicjatywy kandydata lub pracownika, a pracodawca nie może żądać ich przedłożenia.

Kto może występować o zaświadczenie o niekaralności pracownika?

Odpowiedzi na pytanie, którzy pracodawcy mogą uzyskiwać zaświadczenia o niekaralności swoich pracowników lub kandydatów do pracy, udziela art. 6 ustawy z dnia 24 maja 2000 r. o Krajowym Rejestrze Karnym (t. j. Dz. U. z 2015 r., poz. 1036 z późn. zm.), dalej określanej jako „ustawa o KRK”. Stosownie do jego brzmienia, prawo do uzyskania informacji o osobach, których dane osobowe zgromadzone zostały w Krajowym Rejestrze Karnym, przysługuje pracodawcom, w zakresie niezbędnym dla zatrudnienia pracownika, co do którego z przepisów ustawy wynika wymóg niekaralności, korzystania z pełni praw publicznych, a także ustalenia uprawnienia do zajmowania określonego stanowiska, wykonywania określonego zawodu lub prowadzenia określonej działalności gospodarczej.

Powyższe znajduje potwierdzenie w stanowisku doktryny, o czym świadczy pogląd zaprezentowany przez K. Wrońską – Zblewską, zgodnie z którym: „Pracodawcom przysługuje ograniczone prawo do żądania informacji zgromadzonych w KRK o pracownikach. Mogą oni żądać danych o niekaralności tylko w zakresie niezbędnym dla zatrudnienia pracownika, co do którego z przepisów ustawy wynika wymóg niekaralności, korzystania z pełni praw publicznych, a także ustalenia uprawnienia do zajmowania określonego stanowiska, wykonywania określonego zawodu lub prowadzenia określonej działalności gospodarczej. Pracodawca musi zatem podać podstawę, na jakiej opiera zapytanie.” (tak. K. Wrońska – Zblewska, Zaświadczenie o niekaralności, 2012-02-26, Legalis).

W tym miejscu tytułem przykładu wskazać należy, że wymóg braku karalności stawiany jest m.in. pracownikom samorządowym, policjantom oraz członkowi korpusu służby cywilnej. I tak np. zgodnie z brzmieniem art. 6 ust. 3 pkt 2 ustawy z dnia 21 listopada 2008 r. o pracownikach samorządowych (t.j. Dz. U. z 2014 r., poz. 1202 z późn. zm.), pracownikiem samorządowym zatrudnionym na podstawie umowy o pracę na stanowisku urzędniczym, doradcy lub asystenta może być osoba, która spełnia wymagania określone w ust. 1 oraz dodatkowo nie była skazana prawomocnym wyrokiem sądu za umyślne przestępstwo ścigane z oskarżenia publicznego lub umyślne przestępstwo skarbowe. Z kolei stosownie do brzmienia art. 25 ust. 1 ustawy z dnia 6 kwietnia 1990 r. o Policji (t.j. Dz. U. z 2015 r., poz. 355 z późn. zm.), służbę w Policji może pełnić obywatel polski o nieposzlakowanej opinii, który nie był skazany prawomocnym wyrokiem sądu za przestępstwo lub przestępstwo skarbowe, korzystający z pełni praw publicznych, posiadający co najmniej średnie wykształcenie oraz zdolność fizyczną i psychiczną do służby w formacjach uzbrojonych, podległych szczególnej dyscyplinie służbowej, której gotów jest się podporządkować, a także dający rękojmię zachowania tajemnicy stosownie do wymogów określonych w przepisach o ochronie informacji niejawnych.

Warto również przytoczyć w tym miejscu stanowisko wyrażone przez K. Wrońską – Zblewską:

„W art. 22(1) § 1 Kodeksu pracy, który wyczerpująco wskazuje informacje jakich można żądać od kandydata do pracy, nie wskazano że pracodawca może domagać się od osoby ubiegającej się o zatrudnienie jakichkolwiek danych wrażliwych. Ustawa o Krajowym Rejestrze Karnym przyznaje natomiast pracodawcom prawo do uzyskania informacji o osobach w zakresie niezbędnym dla zatrudnienia pracownika, co do którego z przepisów ustawy wynika wymóg niekaralności, korzystania w pełni z praw publicznych, a także ustalenia uprawnienia do zajmowania określonego stanowiska, wykonywania określonego zawodu lub prowadzenia określonej działalności gospodarczej. Dane o karalności mogą być więc uzyskiwane przez pracodawcę jedynie, gdy uprawnia go do tego przepis szczególny. Tak dzieje się np. w przypadku zatrudnienia nauczyciela mianowanego lub dyplomowanego na podstawie mianowania, pracownika służby cywilnej, czy członka zarządu banku. W takich przypadkach pracodawca może żądać dostarczenia odpisu z KRK. Jeśli nie ma przepisu szczególnego, który uprawniałby do uzyskiwania przez pracodawców informacji o karalności wówczas pracodawca nie ma prawa wymagać dostarczenia takiej informacji.” (tak K. Wrońska – Zblewska, Możliwość weryfikacji, czy kandydat na pracownika nie był karany w przypadku uzyskania zgody na przetwarzanie tych danych, 2009-10-28, Legalis).

Czy pracownik banku musi udowodnić swoją niekaralność?

Co ciekawe, obowiązujące przepisy nie nakładają obowiązku niekaralności w stosunku do pracowników, którzy pracują z mieniem o znacznej wartości czy ponoszą odpowiedzialność materialną, mimo że wobec takich pracowników istnieje pewne powszechne oczekiwanie co do ich niekaralności.

Co interesujące, obowiązek wykazania braku karalności nie istnieje również w stosunku do pracowników zatrudnionych w bankach, czy zatrudnionych u podmiotów współpracujących z bankami. Co oznacza, że bank – pracodawca nie jest uprawniony nie tylko do samodzielnego uzyskiwania zaświadczenia o niekaralności swoich pracowników zatrudnionych w bankach lub zatrudnionych w podmiotach współpracujących z bankami, ale również do żądania przedłożenia przez pracowników/kandydatów zaświadczeń o ich niekaralności.

Powyższe wynika wprost z decyzji Generalnego Inspektora Ochrony Danych Osobowych z dnia 29 marca 2011 r.: „Biorąc pod uwagę art. 22[1] § 4 Kodeksu pracy, który stanowi, że pracodawca może żądać podania innych danych osobowych niż określone w § 1 i 2, jeżeli obowiązek ich podania wynika z odrębnych przepisów, należy uznać, iż bank nie jest uprawniony do zbierania danych osobowych swoich pracowników dotyczących ich sytuacji finansowej oraz karalności. Obowiązek podania ww. danych przez pracowników banku nie wynika bowiem z odrębnych przepisów.” (DIS/DEC-249/14067/11, Legalis numer 465510).

Co zrobić, gdy pracownik dobrowolnie przedłoży pracodawcy swoje zaświadczenie o niekaralności?

Możliwość przetwarzania przez pracodawcę danych osobowych spoza katalogu wskazanego w art. 22(1) k.p., zawartych w dokumentach, które zostały dobrowolnie przedłożone przez kandydata lub pracownika, jest co do zasady wykluczona, z uwagi na ugruntowane stanowisko doktryny i orzecznictwa, zgodnie z którym, zgoda wyrażona przez pracownika lub kandydata na przetwarzanie jego danych osobowych innych, aniżeli wymienione w ustawowym katalogu, nie może zostać uznana za w pełni dobrowolną.

Brak dobrowolności zgody udzielanej przez pracownika na przetwarzanie przez pracodawcę jego innych danych osobowych, aniżeli tych, o których mowa w art. 22(1) Kodeksu pracy, potwierdza także stanowisko zaprezentowane przez Naczelny Sąd Administracyjny m.in. w wyroku z dnia 6 września 2011 r., zgodnie z którym: „Brak równowagi w relacji pracodawca – pracownik stawia pod znakiem zapytania dobrowolność w wyrażeniu zgody na pobieranie i przetworzenie danych osobowych (biometrycznych). Z tego względu ustawodawca ograniczył przepisem art. 22[1] ustawy z dnia 26 marca 1974 r. – Kodeks pracy (t.j. Dz.U. z 1998 r. Nr 21, poz. 94 ze zm.) katalog danych, których pracodawca może żądać od pracownika. Uznanie faktu wyrażenia przez pracownika zgody na przetwarzanie jego danych (art. 23 ust. 1 pkt 1 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. o ochronie danych osobowych – t.j. Dz.U. z 2002 r. Nr 101, poz. 926 ze zm.) za okoliczność legalizującą pobranie od pracownika innych danych niż wskazane w art. 22[1] Kodeksu pracy stanowiłoby naruszenie tego przepisu Kodeksu pracy.” (sygn. akt I OSK 1476/10, Legalis numer 369758).

Analogiczne stanowisko, a mianowicie, że zgoda wyrażona przez pracownika nie może zostać uznana za w pełni dobrowolną, prezentuje również Generalny Inspektor Danych Osobowych, o czym świadczy jego opinia o następującej treści:

„Nawet złożenie przez kandydata do pracy oświadczenia wyrażającego zgodę na przeprowadzenie testu oraz na przetwarzanie danych uzyskanych na jego podstawie nie jest podstawą do przetwarzania innych danych osobowych kandydatów do pracy. W relacji pracodawca – kandydat do pracy, podobnie jak w relacji pracodawca – pracownik, mamy do czynienia z brakiem równorzędności stron. Dlatego zgoda na przeprowadzenie testu i przetwarzanie uzyskanych w jego wyniku danych nie może być uznana za oświadczenie woli wyrażone w sposób swobodny. Przyjęcie odmiennej interpretacji skutkowałoby możliwością pozyskiwania danych osobowych od kandydatów do pracy niezgodnie z przepisami.” (tak GIODO, Serwis Prawno – Pracowniczy, Źródło: www.giodo.gov.pl/plik/id_p/5163/j/pl/).

Niezgodne z prawem przetwarzanie danych osobowych pracownika przez pracodawcę – sankcje

Pozyskiwanie przez pracodawcę danych osobowych pracownika, spoza katalogu określonego w art. 22(1) Kodeksu pracy oraz innych przepisów szczególnych, może skutkować szeregiem negatywnych konsekwencji dla pracodawcy.

W szczególności pracodawca może podlegać odpowiedzialności karnej, cywilnej, jak również może ponosić odpowiedzialność określoną w Kodeksie pracy. W świetle wyżej przywołanej argumentacji, analogiczną odpowiedzialność pracodawca może również ponosić wówczas, gdy wykorzystywać będzie dane osobowe, które dobrowolnie przedłoży mu pracownik (np. w postaci dobrowolnie przekazanego zaświadczenia o niekaralności), zaś pracodawca nie dysponuje prawem do przetwarzania takich danych osobowych w świetle powszechnie obowiązujących przepisów prawa. Złożenie przez pracownika oświadczenia o wyrażeniu zgody na przetwarzanie danych osobowych dobrowolnie przez niego dostarczonych nie legalizuje bowiem przetwarzania takich danych osobowych przez pracodawcę.

Pracodawca może ponosić odpowiedzialność karną w oparciu o art. 49 ust. 1 ustawy o ochronie danych osobowych, zgodnie z którym, kto przetwarza w zbiorze dane osobowe, choć ich przetwarzanie nie jest dopuszczalne albo do których przetwarzania nie jest uprawniony, podlega grzywnie, karze ograniczenia wolności albo pozbawienia wolności do lat 2.
Pracodawca, naraża się również na odpowiedzialność cywilną – wykorzystywanie danych osobowych spoza katalogu określonego w art. 22(1) Kodeksu pracy oraz innych przepisów szczególnych, może skutkować naruszeniem przez pracodawcę dóbr osobistych pracownika.

Przetwarzanie danych osobowych pracowników w zakresie wykraczającym poza ramy wskazane w art. 22(1) Kodeksu pracy może świadczyć również o ciężkim naruszeniu praw pracowniczych i prowadzić do rozwiązania umowy o pracę przez pracownika w trybie art. 55 § 1(1) Kodeksu pracy. W takim przypadku pracownikowi przysługiwać będzie odszkodowanie w wysokości wynagrodzenia za okres wypowiedzenia, zaś w przypadku rozwiązania umowy o pracę zawartej na czas określony odszkodowanie przysługiwać będzie pracownikowi w wysokości wynagrodzenia za czas, do którego umowa miała trwać, nie więcej jednak niż za okres wypowiedzenia.

Podsumowanie

Mając powyższe na uwadze, warto, aby pracodawcy zbyt pochopnie nie występowali do pracowników z żądaniem przedłożenia przez nich zaświadczeń o ich niekaralności – nieuprawnione przetwarzanie tego typu danych przez pracodawcę może narażać go bowiem na szereg negatywnych konsekwencji. Ponadto, istotne jest, aby pracownicy zastanowili się zanim udostępnią dobrowolnie swojemu pracodawcy tego typu wrażliwe dane – bo być może w świetle obowiązujących przepisów wcale nie ciąży na nich taki obowiązek.

Czy pracodawca może żądać od pracownika lub kandydata zaświadczenia o niekaralności?

Polecamy serwis: Kadry i płace