Kategorie
Zaloguj się

Zarejestruj się

Proszę podać poprawny adres e-mail Hasło musi zawierać min. 3 znaki i max. 12 znaków
* - pole obowiązkowe
Przypomnij hasło
Witaj
Usuń konto
Aktualizacja danych
  Informacja
Twoje dane będą wykorzystywane do certyfikatów.

Ostateczne zamknięcie ksiąg rachunkowych w sferze budżetowej

Magdalena Rypińska
Dziennik Gazeta Prawna
Największy polski dziennik prawno-gospodarczy
Księgowość/ Fot. Fotolia
Księgowość/ Fot. Fotolia
fot. Fotolia
Ostateczne zamknięcie i otwarcie ksiąg rachunkowych jednostki i placówki kontynuującej działalność powinno nastąpić do 30 kwietnia roku następnego, a w jednostkach, których sprawozdanie finansowe podlega zatwierdzeniu, w ciągu 15 dni od dnia zatwierdzenia sprawozdania finansowego za rok obrotowy.

Czas ostatecznie zamknąć księgi rachunkowe w sferze budżetowej

Terminy z ustawy o rachunkowości nie do końca pokrywają się z określonymi dla jednostek sektora publicznego. One muszą uwzględnić zasady szczególne. Dlatego dla niektórych termin zamknięcia jest dłuższy od tego, który określa ustawa

Jednostka prowadząca pełną księgowość ma w pierwszym kwartale nowego roku wiele obowiązków związanych z zakończeniem poprzedniego roku obrotowego. Przede wszystkim jest to sporządzenie sprawozdania finansowego, a w przypadku jednostek sektora finansów publicznych – również sprawozdań budżetowych. Jednak większość z tych obowiązków została już wykonana. Obecnie pozostał tylko jeden – zamknięcie ksiąg rachunkowych.

Polecamy produkt: Sprawozdawczość budżetowa

Dla sektora budżetowego

Zarówno okoliczności (przypadki), jak i terminy zamknięcia ksiąg określa art. 12 ust. 2 ustawy o rachunkowości. Księgi rachunkowe zamyka się w kilku przypadkach, m.in. na dzień zakończenia działalności, dzień poprzedzający zmianę formy prawnej, są to jednak okoliczności mające charakter incydentalny. Artykuł 12 ust. 2 wskazuje na wstępie, że przede wszystkim księgi rachunkowe zamyka się na dzień kończący rok obrotowy. To zamknięcie ksiąg ma charakter okresowy i powtarzalny, jest wykonywane bowiem co roku w każdej jednostce kontynuującej działalność. Należy jednak odróżnić dwie daty: dzień, na jaki zamyka się księgi, i termin, w jakim należy je wykonać.

Zamknięcie ksiąg na dzień kończący rok obrotowy w jednostkach sektora finansów publicznych oznacza dzień 31 grudnia.

Natomiast faktyczne zamknięcie ksiąg (czyli wyłączenie możliwości dokonywania w nich zapisów) powinno według ustawy nastąpić nie później 3 miesiące od zaistnienia zdarzenia, czyli do 31 marca, przy czym ostateczne zamknięcie i otwarcie ksiąg rachunkowych jednostki kontynuującej działalność powinno nastąpić najpóźniej w ciągu 15 dni od dnia zatwierdzenia sprawozdania finansowego za rok obrotowy. Terminy te jednak nie do końca pokrywają się z określonymi dla jednostek sektora publicznego.

Jednostki budżetowe prowadzą bowiem księgi według ogólnego prawa bilansowego, ale z uwzględnieniem zasad szczególnych, które określone zostały w rozporządzeniu ministra finansów z 5 lipca 2010 r. Jego paragraf 18 ust. 3 wskazuje termin zamknięcia ksiąg rachunkowych, który jest dłuższy od tego, który określa ustawa o rachunkowości. Zgodnie bowiem z cytowanym rozporządzeniem ostateczne zamknięcie i otwarcie ksiąg rachunkowych jednostki kontynuującej działalności powinno nastąpić do 30 kwietnia roku następnego, a w jednostkach, których sprawozdanie finansowe podlega zatwierdzeniu, w ciągu 15 dni od dnia zatwierdzenia sprawozdania finansowego za rok obrotowy.

Bez i z zatwierdzeniem sprawozdania

W państwowych jednostkach budżetowych nie ma obowiązku (procedur) zatwierdzania sprawozdania finansowego. Tak więc często przekazanie sprawozdania utożsamia się z jego zatwierdzeniem. W takim przypadku jednostka może przyjąć, że księgi rachunkowe zamyka w ciągu 15 dni od dnia przekazania sprawozdania, pod warunkiem że nastąpi to nie później niż 30 kwietnia. Zaznaczyć należy, że w tym przypadku zamknięcie ksiąg może nastąpić później niż w ciągu 15 dni od przekazania sprawozdania, ponieważ ten termin nie ma tu zastosowania, data 30 kwietnia jest tu wiążąca i graniczna. [schemat 1]

Nie ma również przeszkód, aby jednostka przyjęła w uregulowaniach wewnętrznych termin wcześniejszy lub też wcześniej dokonała faktycznego (fizycznego) zamknięcia ksiąg.

W przypadku jednostek, których sprawozdanie finansowe podlega zatwierdzeniu (jednostki samorządu terytorialnego) – zastosowanie ma drugi wskazany w rozporządzeniu, jak również w ustawie termin, czyli 15 dni od dnia zatwierdzenia sprawozdania finansowego. Należy tu zauważyć, że może to nastąpić później niż 30 kwietnia. [schemat 2]

Zgodnie z art. 53 ust. 1 ustawy o rachunkowości roczne sprawozdanie finansowe podlega zatwierdzeniu przez organ zatwierdzający nie później niż 6 miesięcy od dnia bilansowego. Dlatego ostateczne zamknięcie ksiąg rachunkowych za rok 2015 musi być dokonane najpóźniej do 15 lipca 2016 r. Po tym terminie jednostki nie mają już możliwości wprowadzania żadnych zapisów do ksiąg rachunkowych roku 2015. [przykład]

System finansowo-księgowy

Pojęcie zamknięcia ksiąg precyzuje ustawa o rachunkowości. Według niej zamknięcie ksiąg rachunkowych polega na nieodwracalnym wyłączeniu możliwości dokonywania zapisów księgowych w zbiorach tworzących zamknięte księgi rachunkowe. Sposób zamknięcia zależy więc od stosowanej techniki rachunkowości. Na przykład w przypadku ksiąg prowadzonych tradycyjnie (papierowo) zamknięcie ich polegało na podsumowaniu zapisów, ich odkreśleniu, oznaczeniu, zakreśleniu pustych pól, tak aby niemożliwe było dokonanie jakichkolwiek zapisów dotyczących przeszłego roku obrotowego.

Inaczej wygląda to w przypadku ksiąg rachunkowych prowadzonych przy użyciu komputera, gdzie dziennik, księgę główną, księgi pomocnicze, zestawienia obrotów i sald oraz inwentarz stanowią zasoby informacyjne rachunkowości, zorganizowane w formie oddzielnych komputerowych zbiorów danych, bazy danych lub wyodrębnionych jej części, bez względu na miejsce ich powstania i przechowywania. Krótko mówiąc, księgi rachunkowe stanowią zasoby stosowanego programu finansowo-księgowego.

System finansowo księgowy powinien więc zawierać odpowiednie mechanizmy i zabezpieczenia techniczne, pozwalające zamknąć księgi rachunkowe w sposób zgodny z ustawą o rachunkowości. Oznacza to, że po wykonaniu określonych operacji związanych z zamknięciem roku w programie F-K (wywołanie określonych funkcji, algorytmów itp.) system powinien umożliwiać jedynie odczyt danych z ksiąg rachunkowych. Natomiast nie może pozwalać na wykonanie żadnych zapisów, w tym zapisów korygujących, na danych dotyczących zamkniętego roku obrachunkowego.

System F-K nieposiadający takich funkcji technicznych nie pozwala zamknąć ksiąg rachunkowych w rozumieniu ustawy o rachunkowości, jest więc z nią niezgodny i nie może być stosowany.

Zamknięcie roku musi spowodować, że:

● nie ma możliwości wprowadzenia żadnego nowego dowodu księgowego do zasobów stanowiących księgi rachunkowe,

● nie ma możliwości wprowadzenia zapisów korygujących do zapisów ujętych w zamkniętych księgach rachunkowych,

● niemożliwe jest dokonanie modyfikacji istniejących zapisów księgowych w księgach roku zamkniętego,

Dotyczy to zarówno zapisów w księdze głównej (syntetyka), w księgach pomocniczych (analityka), jak i w pozostałych zbiorach stanowiących księgi rachunkowe (dziennik, zestawienie obrotów i sald, inwentarz).

Zamknięcie roku nie uniemożliwia:

● podglądu i wyświetlania wszelkich danych zawartych w zamkniętych księgach rachunkowych;

● możliwości przeniesienia zawartości zamkniętych ksiąg na komputerowy nośnik danych (archiwizacja);

● możliwości dokonywania wydruków.

Inaczej miesiąc

Należy wyraźnie odróżnić zamknięcie roku od zamknięcia miesiąca. Warto też zauważyć, że obowiązek zamykania poszczególnych okresów sprawozdawczych, którymi najczęściej są miesiące, nie został określony w ustawie wprost, tak jak w przypadku zamknięcia roku.

Obowiązek taki istnieje, co potwierdza Stanowisko Komitetu Standardów Rachunkowości z 13 kwietnia 2010 r. w sprawie niektórych zasad prowadzenia ksiąg rachunkowych.

Wskazuje ono, że ustawa o rachunkowości nie zawiera definicji „zamknięcia miesiąca”, ale odnosi się do tego pojęcia pośrednio w:

● art. 25 ust. 1 pkt 1 wykluczającym możliwość dokonywania poprawek w księgach rachunkowych „po zamknięciu miesiąca” oraz

● art. 25 ust. 2 nakazującym w razie ujawnienia błędów po zamknięciu miesiąca dokonania korekty tylko poprzez wprowadzenie do ksiąg rachunkowych dowodu zawierającego korektę błędnych zapisów (tylko zapisami dodatnimi albo tylko ujemnymi).

Zamknięcie miesiąca polega na wyłączeniu możliwości dokonywania zapisów lub korekty zapisów w danym miesiącu. Jest obligatoryjne i jest też przedmiotem kontroli w zakresie prawidłowości prowadzenia rachunkowości w jednostce. ©?

WAŻNE Zamknięcie roku ma charakter nieodwracalny.

! Ostateczne zamknięcie i otwarcie ksiąg rachunkowych jednostki i placówki kontynuującej działalność powinno nastąpić do 30 kwietnia roku następnego, a w jednostkach, których sprawozdanie finansowe podlega zatwierdzeniu, w ciągu 15 dni od dnia zatwierdzenia sprawozdania finansowego za rok obrotowy.

infoRgrafika

Magdalena Rypińska

kierownik państwowej jednostki budżetowej

Podstawa prawna

Ustawa z 29 września 1994 r. o rachunkowości (t.j. Dz.U. z 2013 r. poz. 330 ze zm.).

Rozporządzenie ministra finansów z 5 lipca 2010 r. w sprawie szczególnych zasad rachunkowości oraz planów kont dla budżetu państwa, budżetów jednostek samorządu terytorialnego, jednostek budżetowych, samorządowych zakładów budżetowych, państwowych funduszy celowych oraz państwowych jednostek budżetowych mających siedzibę poza granicami Rzeczypospolitej Polskiej (t.j. Dz.U. z 2013 r. poz. 289).

Polecamy serwis: Sprawozdawczość

Chcesz dowiedzieć się więcej, skorzystaj z naszego programu
INFORLEX Plan kont dla firm – program
INFORLEX Plan kont dla firm – program
Tylko teraz
Źródło: INFOR
Czy ten artykuł był przydatny?
tak
nie
Dziękujemy za powiadomienie
Jeśli nie znalazłeś odpowiedzi na swoje pytania w tym artykule, powiedz jak możemy to poprawić.
UWAGA: Ten formularz nie służy wysyłaniu zgłoszeń . Wykorzystamy go aby poprawić artykuł.
Jeśli masz dodatkowe pytania prosimy o kontakt

Komentarze(0)

Uwaga, Twój komentarz może pojawić się z opóźnieniem do 10 minut. Zanim dodasz komentarz -zapoznaj się z zasadami komentowania artykułów.
    QR Code

    © Materiał chroniony prawem autorskim - wszelkie prawa zastrzeżone. Dalsze rozpowszechnianie artykułu za zgodą wydawcy INFOR PL S.A.

    Księgowość budżetowa
    1 sty 2000
    5 gru 2021
    Zakres dat:
    Zapisz się na newsletter
    Zobacz przykładowy newsletter
    Zapisz się
    Wpisz poprawny e-mail
    Korzystanie z samochodu służbowego przez burmistrza
    Korzystanie z samochodu służbowego. Czy, aby móc korzystać z samochodu służbowego do wykonywania zadań służbowych, burmistrz powinien podpisać odrębną umowę, tj. umowę o odpowiedzialności majątkowej za powierzone mienie? Czy taką umowę w imieniu gminy może podpisać z burmistrzem sekretarz, który podpisuje burmistrzowi również urlopy, delegacje? Czy jednak umowa taka jest zbędna, biorąc pod uwagę przepisy ustawy o samorządzie gminnym wskazujące, że burmistrz gospodaruje mieniem komunalnym? Czy ewentualnie do podpisania takiej umowy sekretarz powinien posiadać stosowne upoważnienie?
    Budżety samorządów z nadwyżką za III kwartał 2021 r.
    Z danych opublikowanych przez Ministerstwo Finansów, wynika, iż nadwyżka w budżetach samorządów za III kwartał 2021 r. wyniosła 23 mld 436 mln zł, przy planowanym deficycie w wysokości 31 mld 67 mln zł.
    Świadczenie ratownicze - dla kogo dodatek do emerytury?
    Świadczenie ratownicze zostało przewidziane w ustawie o ochotniczych strażach pożarnych. Komu ma przysługiwać?
    Senior+ w edycji na 2022 rok
    Program Senior+ w edycji na 2022 rok adresowany jest do jednostek samorządu terytorialnego szczebla gminnego, powiatowego oraz wojewódzkiego. Jakie wymagania należy spełnić?
    Kierownik zamawiającego musi określić wymogi weryfikacyjne dla zatrudnionych pracowników wykonawcy
    Czy według nowego Prawa zamówień publicznych istnieje konieczność określenia w opisie przedmiotu zamówienia zapisów dotyczących sposobu dokumentowania zatrudnienia pracowników wykonawcy w zakresie m.in. rodzaju czynności, które oni wykonują, czy sposobu weryfikacji zatrudnienia tych osób (chodzi np. o kierownika budowy, robót, ochronę budowy, pracowników administracyjnych)? Zamówienie, które gmina chce udzielić, dotyczy budowy nowej hali sportowej, a w okresie COVID-19 takie wymogi mogą zniechęcić oferentów.
    Uhonorowanie pomocy społecznej - wypłata nagród z okazji Dnia Pracownika Socjalnego
    Dzień Pracownika Socjalnego jest świętem wszystkich pracowników służb społecznych, a w szczególności pracowników socjalnych. Z tej okazji 21 listopada każdego roku, poza uroczystymi obchodami, przyznawane są nagrody.
    Egzekucja świadczeń z ZFŚS - jakie zapisy w zajęciu pozwalają na dokonywanie potrąceń
    Świadczenia z ZFŚS podlegają egzekucji do pełnej wysokości, jeśli zajęcie dotyczy innych wierzytelności.
    Wyższe zarobki ekspertów cyberbezpieczeństwa w sektorze publicznym
    Wyższe zarobki ekspertów cyberbezpieczeństwa w sektorze publicznym już niedługo.
    Zmiany w ustawie o podatku akcyzowym
    Zmiany w ustawie o podatku akcyzowym przyjęte przez Radę Ministrów.
    Gotowe posiłki w bufecie basenowym a stawka VAT
    Jednostka samorządowa (ośrodek sportowy) prowadzi basen. W ramach infrastruktury obiektu utworzono także sklepik/bufet, w którym sprzedawane są posiłki typu fast-food: hot-dogi, kanapki, zapiekanki. Jest to tzw. sprzedaż na wynos - nie posiadamy zaplecza umożliwiającego spożywanie posiłków na miejscu, a sprzedawane posiłki kupujemy w formie gotowej (kanapki) lub w formie półproduktów (hot-dogi, zapiekanki). Jaką stawką VAT należy opodatkować taką sprzedaż - 5% czy 8%?
    Jak inwentaryzować odnawialne źródła energii?
    Urząd gminy korzysta z programu Unii Europejskiej „Czyste powietrze” i ma na stanie urządzenia (panele, słoneczne, pompy ciepła) zamontowane na domach jednorodzinnych mieszkańców, którzy korzystali z dofinansowania. Zgodnie z założeniami programu, gmina jest właścicielem tych urządzeń jeszcze przez 5 lat. Mieszkańców, którzy korzystają z programu, jest ok. 1000. Jak należy inwentaryzować te urządzenia - spis z natury czy weryfikacja (oświadczenie mieszkańca, że ma to nadal na stanie)?
    Wspólna działalność socjalna w sektorze finansów publicznych
    Przepisy dają możliwość prowadzenia wspólnej działalności socjalnej przez kilku pracodawców zobowiązanych do tworzenia ZFŚS. Jest to na pewno korzystne zwłaszcza dla mniejszych jednostek, dysponujących niewielkimi środkami finansowymi. Wspólna działalność musi się opierać na zawarciu umowy pomiędzy pracodawcami. Skorzystanie z tego rozwiązania jest w pełni dopuszczalne także dla jednostek sfery budżetowej. W praktyce myśleć o tym mogą pracodawcy ze sobą powiązani, np. urząd gminy i gminne jednostki organizacyjne.
    Zmiany w rachunkowości od 1 stycznia 2022 r.
    Sprawdź co się zmieni w ustawie o rachunkowości w 2022 r.
    Zmiany dla nauczycieli od 1 września 2022 r.
    Zmiany dla nauczycieli 2022. Jakie zmiany czekają nauczycieli od nowego roku szkolnego? Czy będą podwyżki zarobków? Czy zostanie zwiększony czas pracy nauczycieli?
    Nagroda jubileuszowa nauczyciela zatrudnionego w dwóch szkołach
    Nagroda jubileuszowa nauczyciela. Jak prawidłowo naliczać staż uprawniający do nagrody jubileuszowej nauczyciela zatrudnionego w dwóch szkołach?
    Specjalne dodatki motywacyjne dla pracowników budżetówki
    Specjalne dodatki motywacyjne dla pracowników budżetówki - kto może otrzymać?
    Możliwość finansowania upominków z ZFŚS - analiza
    Możliwość finansowania upominków z ZFŚS. Czy z Zakładowego Funduszu Świadczeń Socjalnych można dofinansować prezenty na święta, Dzień Kobiet, Dzień Dziecka, z okazji jubileuszu itp.?
    Stypendia dla uczniów - jaki paragraf?
    Stypendia dla uczniów - klasyfikacja. W jakim paragrafie wydatków powinno się ujmować wypłacane uczniom stypendia socjalne oraz stypendia za wyniki w nauce i za osiągnięcia sportowe?
    Zatrudnienie głównego księgowego bez konkursu - czy jest możliwe?
    Zatrudnienie głównego księgowego. Czy można zatrudnić głównego księgowego w jednostce budżetowej bez przeprowadzenia konkursu?
    Czy odsetki ewidencjonowane na koncie 909 z tytułu kredytów i pożyczek należy ująć za cały okres kredytowania?
    Czy odsetki ewidencjonowane na koncie 909 z tytułu kredytów i pożyczek należy ująć za cały okres kredytowania czy tylko na następny rok budżetowy?
    Jak uregulować dyżury domowe w przypadku telepracy?
    Telepraca - dyżury domowe. Jaki zapis należy umieścić w porozumieniu o telepracy, żeby nadal dyżur pełniony w miejscu zamieszkania był traktowany jako dyżur domowy, a nie dyżur w miejscu pracy?
    Czy można zatrudnić cudzoziemca w zakładzie budżetowym?
    Czy w Zakładzie Gospodarki Komunalnej i Mieszkaniowej można zatrudnić osobę nieposiadającą obywatelstwa polskiego (obywatel Ukrainy) na stanowisku pomocniczym i obsługi? Jakie warunki musi spełniać?
    Podwyżki dla lekarzy i pielęgniarek 2022
    Podwyżki dla lekarzy i pielęgniarek 2022 - minister zdrowia Adam Niedzielski poinformował po posiedzeniu Trójstronnego Zespołu ds. Ochrony Zdrowia, że osiągnięto porozumienie. Od kiedy i o ile wzrosną wynagrodzenia medyków?
    Wizja lokalna w terenie
    Wizja lokalna, uregulowana w ustawie ‒ Prawo zamówień publicznych, jest szczególnym narzędziem, z którego zamawiający może skorzystać, określając warunki udziału w postępowaniu. Próżno szukać definicji legalnej tego pojęcia albo wyraźnych wymogów określonych przez ustawodawcę w tym zakresie. Jednak niezastosowanie się przez wykonawcę do wytycznych określonych w specyfikacji warunków zamówienia w tym względzie może skutkować odrzuceniem oferty, co rodzi konkretne konsekwencje w sferze proceduralnej.
    Klasyfikacja budżetowa wykonania instalacji fotowoltaiki

    Jaki paragraf klasyfikacji budżetowej będzie właściwy dla wydatków związanych ze sporządzeniem kosztorysu szacunkowego na wykonanie instalacji CO i fotowoltaiki (kwota 5500 zł)?