Kategorie

Ostateczne zamknięcie ksiąg rachunkowych w sferze budżetowej

Magdalena Rypińska
Dziennik Gazeta Prawna
Największy polski dziennik prawno-gospodarczy
Księgowość/ Fot. Fotolia
fot. Fotolia
Ostateczne zamknięcie i otwarcie ksiąg rachunkowych jednostki i placówki kontynuującej działalność powinno nastąpić do 30 kwietnia roku następnego, a w jednostkach, których sprawozdanie finansowe podlega zatwierdzeniu, w ciągu 15 dni od dnia zatwierdzenia sprawozdania finansowego za rok obrotowy.

Czas ostatecznie zamknąć księgi rachunkowe w sferze budżetowej

Terminy z ustawy o rachunkowości nie do końca pokrywają się z określonymi dla jednostek sektora publicznego. One muszą uwzględnić zasady szczególne. Dlatego dla niektórych termin zamknięcia jest dłuższy od tego, który określa ustawa

Jednostka prowadząca pełną księgowość ma w pierwszym kwartale nowego roku wiele obowiązków związanych z zakończeniem poprzedniego roku obrotowego. Przede wszystkim jest to sporządzenie sprawozdania finansowego, a w przypadku jednostek sektora finansów publicznych – również sprawozdań budżetowych. Jednak większość z tych obowiązków została już wykonana. Obecnie pozostał tylko jeden – zamknięcie ksiąg rachunkowych.

Polecamy produkt: Sprawozdawczość budżetowa

Dla sektora budżetowego

Zarówno okoliczności (przypadki), jak i terminy zamknięcia ksiąg określa art. 12 ust. 2 ustawy o rachunkowości. Księgi rachunkowe zamyka się w kilku przypadkach, m.in. na dzień zakończenia działalności, dzień poprzedzający zmianę formy prawnej, są to jednak okoliczności mające charakter incydentalny. Artykuł 12 ust. 2 wskazuje na wstępie, że przede wszystkim księgi rachunkowe zamyka się na dzień kończący rok obrotowy. To zamknięcie ksiąg ma charakter okresowy i powtarzalny, jest wykonywane bowiem co roku w każdej jednostce kontynuującej działalność. Należy jednak odróżnić dwie daty: dzień, na jaki zamyka się księgi, i termin, w jakim należy je wykonać.

Zamknięcie ksiąg na dzień kończący rok obrotowy w jednostkach sektora finansów publicznych oznacza dzień 31 grudnia.

Reklama

Natomiast faktyczne zamknięcie ksiąg (czyli wyłączenie możliwości dokonywania w nich zapisów) powinno według ustawy nastąpić nie później 3 miesiące od zaistnienia zdarzenia, czyli do 31 marca, przy czym ostateczne zamknięcie i otwarcie ksiąg rachunkowych jednostki kontynuującej działalność powinno nastąpić najpóźniej w ciągu 15 dni od dnia zatwierdzenia sprawozdania finansowego za rok obrotowy. Terminy te jednak nie do końca pokrywają się z określonymi dla jednostek sektora publicznego.

Jednostki budżetowe prowadzą bowiem księgi według ogólnego prawa bilansowego, ale z uwzględnieniem zasad szczególnych, które określone zostały w rozporządzeniu ministra finansów z 5 lipca 2010 r. Jego paragraf 18 ust. 3 wskazuje termin zamknięcia ksiąg rachunkowych, który jest dłuższy od tego, który określa ustawa o rachunkowości. Zgodnie bowiem z cytowanym rozporządzeniem ostateczne zamknięcie i otwarcie ksiąg rachunkowych jednostki kontynuującej działalności powinno nastąpić do 30 kwietnia roku następnego, a w jednostkach, których sprawozdanie finansowe podlega zatwierdzeniu, w ciągu 15 dni od dnia zatwierdzenia sprawozdania finansowego za rok obrotowy.

Bez i z zatwierdzeniem sprawozdania

W państwowych jednostkach budżetowych nie ma obowiązku (procedur) zatwierdzania sprawozdania finansowego. Tak więc często przekazanie sprawozdania utożsamia się z jego zatwierdzeniem. W takim przypadku jednostka może przyjąć, że księgi rachunkowe zamyka w ciągu 15 dni od dnia przekazania sprawozdania, pod warunkiem że nastąpi to nie później niż 30 kwietnia. Zaznaczyć należy, że w tym przypadku zamknięcie ksiąg może nastąpić później niż w ciągu 15 dni od przekazania sprawozdania, ponieważ ten termin nie ma tu zastosowania, data 30 kwietnia jest tu wiążąca i graniczna. [schemat 1]

Nie ma również przeszkód, aby jednostka przyjęła w uregulowaniach wewnętrznych termin wcześniejszy lub też wcześniej dokonała faktycznego (fizycznego) zamknięcia ksiąg.

Reklama

W przypadku jednostek, których sprawozdanie finansowe podlega zatwierdzeniu (jednostki samorządu terytorialnego) – zastosowanie ma drugi wskazany w rozporządzeniu, jak również w ustawie termin, czyli 15 dni od dnia zatwierdzenia sprawozdania finansowego. Należy tu zauważyć, że może to nastąpić później niż 30 kwietnia. [schemat 2]

Zgodnie z art. 53 ust. 1 ustawy o rachunkowości roczne sprawozdanie finansowe podlega zatwierdzeniu przez organ zatwierdzający nie później niż 6 miesięcy od dnia bilansowego. Dlatego ostateczne zamknięcie ksiąg rachunkowych za rok 2015 musi być dokonane najpóźniej do 15 lipca 2016 r. Po tym terminie jednostki nie mają już możliwości wprowadzania żadnych zapisów do ksiąg rachunkowych roku 2015. [przykład]

System finansowo-księgowy

Pojęcie zamknięcia ksiąg precyzuje ustawa o rachunkowości. Według niej zamknięcie ksiąg rachunkowych polega na nieodwracalnym wyłączeniu możliwości dokonywania zapisów księgowych w zbiorach tworzących zamknięte księgi rachunkowe. Sposób zamknięcia zależy więc od stosowanej techniki rachunkowości. Na przykład w przypadku ksiąg prowadzonych tradycyjnie (papierowo) zamknięcie ich polegało na podsumowaniu zapisów, ich odkreśleniu, oznaczeniu, zakreśleniu pustych pól, tak aby niemożliwe było dokonanie jakichkolwiek zapisów dotyczących przeszłego roku obrotowego.

Inaczej wygląda to w przypadku ksiąg rachunkowych prowadzonych przy użyciu komputera, gdzie dziennik, księgę główną, księgi pomocnicze, zestawienia obrotów i sald oraz inwentarz stanowią zasoby informacyjne rachunkowości, zorganizowane w formie oddzielnych komputerowych zbiorów danych, bazy danych lub wyodrębnionych jej części, bez względu na miejsce ich powstania i przechowywania. Krótko mówiąc, księgi rachunkowe stanowią zasoby stosowanego programu finansowo-księgowego.

System finansowo księgowy powinien więc zawierać odpowiednie mechanizmy i zabezpieczenia techniczne, pozwalające zamknąć księgi rachunkowe w sposób zgodny z ustawą o rachunkowości. Oznacza to, że po wykonaniu określonych operacji związanych z zamknięciem roku w programie F-K (wywołanie określonych funkcji, algorytmów itp.) system powinien umożliwiać jedynie odczyt danych z ksiąg rachunkowych. Natomiast nie może pozwalać na wykonanie żadnych zapisów, w tym zapisów korygujących, na danych dotyczących zamkniętego roku obrachunkowego.

System F-K nieposiadający takich funkcji technicznych nie pozwala zamknąć ksiąg rachunkowych w rozumieniu ustawy o rachunkowości, jest więc z nią niezgodny i nie może być stosowany.

Zamknięcie roku musi spowodować, że:

● nie ma możliwości wprowadzenia żadnego nowego dowodu księgowego do zasobów stanowiących księgi rachunkowe,

● nie ma możliwości wprowadzenia zapisów korygujących do zapisów ujętych w zamkniętych księgach rachunkowych,

● niemożliwe jest dokonanie modyfikacji istniejących zapisów księgowych w księgach roku zamkniętego,

Dotyczy to zarówno zapisów w księdze głównej (syntetyka), w księgach pomocniczych (analityka), jak i w pozostałych zbiorach stanowiących księgi rachunkowe (dziennik, zestawienie obrotów i sald, inwentarz).

Zamknięcie roku nie uniemożliwia:

● podglądu i wyświetlania wszelkich danych zawartych w zamkniętych księgach rachunkowych;

● możliwości przeniesienia zawartości zamkniętych ksiąg na komputerowy nośnik danych (archiwizacja);

● możliwości dokonywania wydruków.

Inaczej miesiąc

Należy wyraźnie odróżnić zamknięcie roku od zamknięcia miesiąca. Warto też zauważyć, że obowiązek zamykania poszczególnych okresów sprawozdawczych, którymi najczęściej są miesiące, nie został określony w ustawie wprost, tak jak w przypadku zamknięcia roku.

Obowiązek taki istnieje, co potwierdza Stanowisko Komitetu Standardów Rachunkowości z 13 kwietnia 2010 r. w sprawie niektórych zasad prowadzenia ksiąg rachunkowych.

Wskazuje ono, że ustawa o rachunkowości nie zawiera definicji „zamknięcia miesiąca”, ale odnosi się do tego pojęcia pośrednio w:

● art. 25 ust. 1 pkt 1 wykluczającym możliwość dokonywania poprawek w księgach rachunkowych „po zamknięciu miesiąca” oraz

● art. 25 ust. 2 nakazującym w razie ujawnienia błędów po zamknięciu miesiąca dokonania korekty tylko poprzez wprowadzenie do ksiąg rachunkowych dowodu zawierającego korektę błędnych zapisów (tylko zapisami dodatnimi albo tylko ujemnymi).

Zamknięcie miesiąca polega na wyłączeniu możliwości dokonywania zapisów lub korekty zapisów w danym miesiącu. Jest obligatoryjne i jest też przedmiotem kontroli w zakresie prawidłowości prowadzenia rachunkowości w jednostce. ©?

WAŻNE Zamknięcie roku ma charakter nieodwracalny.

! Ostateczne zamknięcie i otwarcie ksiąg rachunkowych jednostki i placówki kontynuującej działalność powinno nastąpić do 30 kwietnia roku następnego, a w jednostkach, których sprawozdanie finansowe podlega zatwierdzeniu, w ciągu 15 dni od dnia zatwierdzenia sprawozdania finansowego za rok obrotowy.

infoRgrafika

Magdalena Rypińska

kierownik państwowej jednostki budżetowej

Podstawa prawna

Ustawa z 29 września 1994 r. o rachunkowości (t.j. Dz.U. z 2013 r. poz. 330 ze zm.).

Rozporządzenie ministra finansów z 5 lipca 2010 r. w sprawie szczególnych zasad rachunkowości oraz planów kont dla budżetu państwa, budżetów jednostek samorządu terytorialnego, jednostek budżetowych, samorządowych zakładów budżetowych, państwowych funduszy celowych oraz państwowych jednostek budżetowych mających siedzibę poza granicami Rzeczypospolitej Polskiej (t.j. Dz.U. z 2013 r. poz. 289).

Polecamy serwis: Sprawozdawczość

Źródło: INFOR
Czy ten artykuł był przydatny?
tak
nie
Dziękujemy za powiadomienie
Jeśli nie znalazłeś odpowiedzi na swoje pytania w tym artykule, powiedz jak możemy to poprawić.
UWAGA: Ten formularz nie służy wysyłaniu zgłoszeń . Wykorzystamy go aby poprawić artykuł.
Jeśli masz dodatkowe pytania prosimy o kontakt

Komentarze(0)

Uwaga, Twój komentarz może pojawić się z opóźnieniem do 10 minut. Zanim dodasz komentarz -zapoznaj się z zasadami komentowania artykułów.
    QR Code

    © Materiał chroniony prawem autorskim - wszelkie prawa zastrzeżone. Dalsze rozpowszechnianie artykułu za zgodą wydawcy INFOR PL S.A.

    Księgowość budżetowa
    1 sty 2000
    21 cze 2021
    Zakres dat:
    Zapisz się na newsletter
    Zobacz przykładowy newsletter
    Zapisz się
    Wpisz poprawny e-mail

    NFZ przyjmuje wnioski od aptek, które chcą przystąpić do programu szczepień

    Apteki - szczepienia na COVID-19. Oddziały Wojewódzkie Narodowego Funduszu Zdrowia przyjmują od wtorku wnioski od aptek, które chcą przystąpić do Narodowego Programu Szczepień przeciw COVID-19. Jak zgłosić aptekę do Narodowego Programu Szczepień? Na jakich zasadach szczepienia przeprowadzają farmaceuci?

    Powrót do stosowania standardowej stabilizującej reguły wydatkowej (SRW) 2022

    Stabilizująca reguła wydatkowa. Rząd przyjął projekt, który zakłada, że klauzula powrotu do stosowania standardowej stabilizującej reguły wydatkowej (SRW) zostanie wydłużona na rok 2022 r. - poinformował resort finansów.

    Zasady ustalania odpłatności za usługi opiekuńcze

    Czy rada gminy może w uchwale w sprawie szczegółowych warunków przyznawania i odpłatności za usługi opiekuńcze i specjalistyczne usługi opiekuńcze (z wyłączeniem specjalistycznych usług opiekuńczych dla osób z zaburzeniami psychicznymi) oraz w sprawie szczegółowych warunków częściowego lub całkowitego zwolnienia z opłat, jak również w sprawie trybu ich pobierania, postanowić, że „koszt jednej godziny świadczonych usług opiekuńczych oraz specjalistycznych usług opiekuńczych określa kierownik właściwego Ośrodka Pomocy Społecznej”?

    Jakie dane są niezbędne do przyznania dodatku energetycznego?

    Rada gminy ma podjąć uchwałę w sprawie dodatku energetycznego. Jej integralną część stanowi załącznik - wzór wniosku o przyznanie tego dodatku. W związku z tym powstała wątpliwość o zakres danych, których można żądać w takim wniosku. Czy dopuszczalne jest żądanie danych dotyczących domowników osoby występującej z wnioskiem o przyznanie dodatku energetycznego (imię nazwisko, stopień pokrewieństwa oraz data urodzenia)?

    Zwolnienia dla przedsiębiorców w podatku od nieruchomości

    Rada gminy postanowiła podjąć uchwałę ustanawiającą zwolnienia w podatku od nieruchomości, w ramach pomocy de minimis, dla przedsiębiorców. Czy w takiej uchwale - jako warunek uzyskania zwolnienia - można zapisać brak zaległości w podatkach i opłatach lokalnych stanowiących dochód budżetu gminy?

    Strajk pielęgniarek: czy będą podwyżki?

    Strajk pielęgniarek: zarobki pielęgniarek. W poniedziałek rozpoczęły się strajki ostrzegawcze pielęgniarek w szpitalach na terenie całej Polski. W pierwszej fali dwugodzinnych strajków ostrzegawczych wzięło udział ok. 40 szpitali, które osiągnęły etap sporu zbiorowego. Czy będą podwyżki dla pielęgniarek?

    Zwrot kosztu mediów dokonany przez OKE a VAT

    W związku z organizowanym na terenie szkoły egzaminem ósmoklasisty szkoła refakturuje na okręgową komisją egzaminacyjną m.in. koszty mediów za czas funkcjonowania na jej terenie komisji egzaminacyjnej. Jaką stawkę VAT należy zastosować w takim przypadku?

    Termin wypłaty odprawy emerytalnej pracownikowi samorządowemu

    Czy odprawę emerytalną należy wypłacić w ostatnim dniu zatrudnienia, mimo że nie ma jeszcze decyzji ZUS o przyznaniu, czy należy poczekać do otrzymania decyzji?

    Nieodpłatne przekazanie majątku ruchomego do spółdzielni socjalnej

    Czy jednostka budżetowa podległa powiatowi może dokonać nieodpłatnego przekazania lub darowizny majątku ruchomego spółdzielni socjalnej?

    Audyt wewnętrzny w jednostkach sektora finansów publicznych

    Audyt wewnętrzny - na czym polega i jakie są korzyści płynące z audytu? Maj jest międzynarodowym miesiącem świadomości o audycie wewnętrznym.

    Rada nie musi upoważniać wójta do spłaty gminnych zobowiązań

    Czy rada gminy może w uchwale nowelizującej budżet gminy na 2021 rok upoważnić wójta (burmistrza, prezydenta miasta) do spłat zobowiązań gminy oraz do zabezpieczania zawieranych umów o dofinansowanie realizowanych programów i projektów w „innej formie wymaganej przez dysponenta środków”?

    Opłata za odbiór śmieci z nieruchomości letniskowej

    Czy rada gminy może wprowadzić w trakcie trwania roku podatkowego ryczałtowe stawki opłaty za gospodarowanie odpadami komunalnymi za rok od domku letniskowego lub innej nieruchomości wykorzystywanej na cele rekreacyjno-wypoczynkowe?

    Minimalne wynagrodzenie w ochronie zdrowia 2021

    Minimalne wynagrodzenie w ochronie zdrowia - Ministerstwo Zdrowia skierowało do prac rządu projekt nowelizujący przepisy.

    Wynagrodzenie zasadnicze nauczycieli 2021

    Wynagrodzenie zasadnicze nauczycieli - czym jest i ile wynosi w 2021 roku? 13 maja 2021 r. wchodzi w życie nowe rozporządzenie Ministra Edukacji i Nauki w sprawie minimalnych stawek wynagrodzenia zasadniczego nauczycieli.

    Opodatkowanie dodatków i nagród spisowych wypłacanych pracownikom urzędów

    W związku z przeprowadzanym Narodowym Spisem Powszechnym Ludności i Mieszkań 2021 r. niektórzy pracownicy urzędu gminy zostali oddelegowani do prac spisowych. Czy wypłacone im dodatki i nagrody spisowe należy zaliczyć do przychodów ze stosunku pracy?

    COVID-19 a prawo do odliczenia VAT z tytułu termomodernizacji DPS

    Dom pomocy społecznej przeprowadza termomodernizację budynku. Czy w sytuacji pandemii, w związku z przeprowadzaną termomodernizacją, można dokonać częściowego odliczenia VAT, czy należy uznać, że DPS nie prowadzi działalności opodatkowanej?

    Klasyfikacja budżetowa wydatków na wniesienie dopłaty do kapitału zapasowego do spółki

    Jaki paragraf wydatkowy zastosować do wydatku z tytułu „wniesienia dopłaty do kapitału zapasowego spółki gminy”. Czy prawidłowy będzie § 415 „Opłaty na rzecz budżetu państwa” czy § 601 „Wydatki na zakup i objęcie akcji i udziałów”?

    Wydatek na transport osób niepełnosprawnych do punktu szczepień

    Jak księgować po stronie ośrodka pomocy społecznej wydatki na transport osób niepełnosprawnych do punktu szczepień finansowane ze środków Funduszu Przeciwdziałania COVID-19.

    Czy blaszaki podlegają opodatkowaniu podatkiem od nieruchomości

    Czy gmina może naliczać podatek od nieruchomości od tzw. blaszaków, które służą jako składziki na narzędzia, czy jako pomieszczenia do przechowywania różnych rzeczy, np. rowerów, kosiarek itp. Zgodnie z prawem budowlanym, nie są to ani budynki, ani obiekty budowlane.

    Klasyfikacja budżetowa wydatku za badania na przeciwciała COVID-19

    W jakim paragrafie należy zaksięgować fakturę za badania na przeciwciała (COVID-19) - w § 428 czy § 430? Nie są to badania okresowe w ramach medycyny pracy, tylko badanie krwi zlecone przez szkołę swoim pracownikom.

    Paragon jako faktura uproszczona w 2021 r.

    Paragon jako faktura uproszczona w 2021 r. Czy do paragonu z NIP nabywcy można wystawić fakturę? Od kiedy paragony z NIP wykazywać w nowym JPK_VAT?

    Czy konto 840 jest właściwe do rozliczania opłat za przekształcenie wieczystego użytkowania w prawo własności

    Czy jednostka - urząd gminy - powinna prowadzić konto 840 do księgowania opłat za przekształcenie wieczystego użytkowania w prawo własności na 20 lat?

    Brak ogłoszenia o wyniku postępowania a odpowiedzialność za naruszenie dyscypliny finansów publicznych

    Nowa ustawa - Prawo zamówień publicznych wprowadziła nowe rodzaje ogłoszeń m.in. w trybach zamówień poniżej progów unijnych, w tym ogłoszenie o wyniku postępowania i ogłoszenie o wykonaniu umowy. Czy podobnie jak innego rodzaju ogłoszenia będą one podlegać dyscyplinie finansów publicznych, np. przy niezamieszczeniu albo nieterminowym zamieszczeniu w Biuletynie Zamówień Publicznych?

    Nagroda jubileuszowa po przedstawieniu przez pracownika dodatkowych dokumentów

    Czy po dostarczeniu przez pracownika samorządowego dodatkowych dokumentów należy mu wypłacić nagrodę jubileuszową wyższego stopnia? Jeśli tak, to w jakiej wysokości? Czy należy ją oskładkować?

    Powierzenie prowadzenia określonych spraw gminy

    Czy z przepisu art. 33 ust. 4 ustawy z 8 marca 1990 r. o samorządzie gminnym wynika możliwość powierzenia przez wójta (burmistrza, prezydenta miasta) prowadzenia określonych spraw gminy w jego imieniu sekretarzowi tej gminy. W szczególności czy na podstawie tego przepisu wójt może upoważnić sekretarza gminy do podejmowania zarządzeń zmieniających budżet?