REKLAMA

REKLAMA

Kategorie
Zaloguj się

Zarejestruj się

Proszę podać poprawny adres e-mail Hasło musi zawierać min. 3 znaki i max. 12 znaków
* - pole obowiązkowe
Przypomnij hasło
Witaj
Usuń konto
Aktualizacja danych
  Informacja
Twoje dane będą wykorzystywane do certyfikatów.

Ostateczne zamknięcie ksiąg rachunkowych w sferze budżetowej

Subskrybuj nas na Youtube
Dołącz do ekspertów Dołącz do grona ekspertów
Magdalena Rypińska
Dziennik Gazeta Prawna
Największy polski dziennik prawno-gospodarczy
Księgowość/ Fot. Fotolia
Księgowość/ Fot. Fotolia
fot. Fotolia

REKLAMA

REKLAMA

Ostateczne zamknięcie i otwarcie ksiąg rachunkowych jednostki i placówki kontynuującej działalność powinno nastąpić do 30 kwietnia roku następnego, a w jednostkach, których sprawozdanie finansowe podlega zatwierdzeniu, w ciągu 15 dni od dnia zatwierdzenia sprawozdania finansowego za rok obrotowy.

Czas ostatecznie zamknąć księgi rachunkowe w sferze budżetowej

Terminy z ustawy o rachunkowości nie do końca pokrywają się z określonymi dla jednostek sektora publicznego. One muszą uwzględnić zasady szczególne. Dlatego dla niektórych termin zamknięcia jest dłuższy od tego, który określa ustawa

REKLAMA

REKLAMA

Jednostka prowadząca pełną księgowość ma w pierwszym kwartale nowego roku wiele obowiązków związanych z zakończeniem poprzedniego roku obrotowego. Przede wszystkim jest to sporządzenie sprawozdania finansowego, a w przypadku jednostek sektora finansów publicznych – również sprawozdań budżetowych. Jednak większość z tych obowiązków została już wykonana. Obecnie pozostał tylko jeden – zamknięcie ksiąg rachunkowych.

Polecamy produkt: Sprawozdawczość budżetowa

Dla sektora budżetowego

Zarówno okoliczności (przypadki), jak i terminy zamknięcia ksiąg określa art. 12 ust. 2 ustawy o rachunkowości. Księgi rachunkowe zamyka się w kilku przypadkach, m.in. na dzień zakończenia działalności, dzień poprzedzający zmianę formy prawnej, są to jednak okoliczności mające charakter incydentalny. Artykuł 12 ust. 2 wskazuje na wstępie, że przede wszystkim księgi rachunkowe zamyka się na dzień kończący rok obrotowy. To zamknięcie ksiąg ma charakter okresowy i powtarzalny, jest wykonywane bowiem co roku w każdej jednostce kontynuującej działalność. Należy jednak odróżnić dwie daty: dzień, na jaki zamyka się księgi, i termin, w jakim należy je wykonać.

Zamknięcie ksiąg na dzień kończący rok obrotowy w jednostkach sektora finansów publicznych oznacza dzień 31 grudnia.

Dalszy ciąg materiału pod wideo

Natomiast faktyczne zamknięcie ksiąg (czyli wyłączenie możliwości dokonywania w nich zapisów) powinno według ustawy nastąpić nie później 3 miesiące od zaistnienia zdarzenia, czyli do 31 marca, przy czym ostateczne zamknięcie i otwarcie ksiąg rachunkowych jednostki kontynuującej działalność powinno nastąpić najpóźniej w ciągu 15 dni od dnia zatwierdzenia sprawozdania finansowego za rok obrotowy. Terminy te jednak nie do końca pokrywają się z określonymi dla jednostek sektora publicznego.

Jednostki budżetowe prowadzą bowiem księgi według ogólnego prawa bilansowego, ale z uwzględnieniem zasad szczególnych, które określone zostały w rozporządzeniu ministra finansów z 5 lipca 2010 r. Jego paragraf 18 ust. 3 wskazuje termin zamknięcia ksiąg rachunkowych, który jest dłuższy od tego, który określa ustawa o rachunkowości. Zgodnie bowiem z cytowanym rozporządzeniem ostateczne zamknięcie i otwarcie ksiąg rachunkowych jednostki kontynuującej działalności powinno nastąpić do 30 kwietnia roku następnego, a w jednostkach, których sprawozdanie finansowe podlega zatwierdzeniu, w ciągu 15 dni od dnia zatwierdzenia sprawozdania finansowego za rok obrotowy.

Bez i z zatwierdzeniem sprawozdania

W państwowych jednostkach budżetowych nie ma obowiązku (procedur) zatwierdzania sprawozdania finansowego. Tak więc często przekazanie sprawozdania utożsamia się z jego zatwierdzeniem. W takim przypadku jednostka może przyjąć, że księgi rachunkowe zamyka w ciągu 15 dni od dnia przekazania sprawozdania, pod warunkiem że nastąpi to nie później niż 30 kwietnia. Zaznaczyć należy, że w tym przypadku zamknięcie ksiąg może nastąpić później niż w ciągu 15 dni od przekazania sprawozdania, ponieważ ten termin nie ma tu zastosowania, data 30 kwietnia jest tu wiążąca i graniczna. [schemat 1]

Nie ma również przeszkód, aby jednostka przyjęła w uregulowaniach wewnętrznych termin wcześniejszy lub też wcześniej dokonała faktycznego (fizycznego) zamknięcia ksiąg.

W przypadku jednostek, których sprawozdanie finansowe podlega zatwierdzeniu (jednostki samorządu terytorialnego) – zastosowanie ma drugi wskazany w rozporządzeniu, jak również w ustawie termin, czyli 15 dni od dnia zatwierdzenia sprawozdania finansowego. Należy tu zauważyć, że może to nastąpić później niż 30 kwietnia. [schemat 2]

Zgodnie z art. 53 ust. 1 ustawy o rachunkowości roczne sprawozdanie finansowe podlega zatwierdzeniu przez organ zatwierdzający nie później niż 6 miesięcy od dnia bilansowego. Dlatego ostateczne zamknięcie ksiąg rachunkowych za rok 2015 musi być dokonane najpóźniej do 15 lipca 2016 r. Po tym terminie jednostki nie mają już możliwości wprowadzania żadnych zapisów do ksiąg rachunkowych roku 2015. [przykład]

System finansowo-księgowy

Pojęcie zamknięcia ksiąg precyzuje ustawa o rachunkowości. Według niej zamknięcie ksiąg rachunkowych polega na nieodwracalnym wyłączeniu możliwości dokonywania zapisów księgowych w zbiorach tworzących zamknięte księgi rachunkowe. Sposób zamknięcia zależy więc od stosowanej techniki rachunkowości. Na przykład w przypadku ksiąg prowadzonych tradycyjnie (papierowo) zamknięcie ich polegało na podsumowaniu zapisów, ich odkreśleniu, oznaczeniu, zakreśleniu pustych pól, tak aby niemożliwe było dokonanie jakichkolwiek zapisów dotyczących przeszłego roku obrotowego.

Inaczej wygląda to w przypadku ksiąg rachunkowych prowadzonych przy użyciu komputera, gdzie dziennik, księgę główną, księgi pomocnicze, zestawienia obrotów i sald oraz inwentarz stanowią zasoby informacyjne rachunkowości, zorganizowane w formie oddzielnych komputerowych zbiorów danych, bazy danych lub wyodrębnionych jej części, bez względu na miejsce ich powstania i przechowywania. Krótko mówiąc, księgi rachunkowe stanowią zasoby stosowanego programu finansowo-księgowego.

System finansowo księgowy powinien więc zawierać odpowiednie mechanizmy i zabezpieczenia techniczne, pozwalające zamknąć księgi rachunkowe w sposób zgodny z ustawą o rachunkowości. Oznacza to, że po wykonaniu określonych operacji związanych z zamknięciem roku w programie F-K (wywołanie określonych funkcji, algorytmów itp.) system powinien umożliwiać jedynie odczyt danych z ksiąg rachunkowych. Natomiast nie może pozwalać na wykonanie żadnych zapisów, w tym zapisów korygujących, na danych dotyczących zamkniętego roku obrachunkowego.

System F-K nieposiadający takich funkcji technicznych nie pozwala zamknąć ksiąg rachunkowych w rozumieniu ustawy o rachunkowości, jest więc z nią niezgodny i nie może być stosowany.

Zamknięcie roku musi spowodować, że:

● nie ma możliwości wprowadzenia żadnego nowego dowodu księgowego do zasobów stanowiących księgi rachunkowe,

● nie ma możliwości wprowadzenia zapisów korygujących do zapisów ujętych w zamkniętych księgach rachunkowych,

● niemożliwe jest dokonanie modyfikacji istniejących zapisów księgowych w księgach roku zamkniętego,

Dotyczy to zarówno zapisów w księdze głównej (syntetyka), w księgach pomocniczych (analityka), jak i w pozostałych zbiorach stanowiących księgi rachunkowe (dziennik, zestawienie obrotów i sald, inwentarz).

Zamknięcie roku nie uniemożliwia:

● podglądu i wyświetlania wszelkich danych zawartych w zamkniętych księgach rachunkowych;

● możliwości przeniesienia zawartości zamkniętych ksiąg na komputerowy nośnik danych (archiwizacja);

● możliwości dokonywania wydruków.

Inaczej miesiąc

Należy wyraźnie odróżnić zamknięcie roku od zamknięcia miesiąca. Warto też zauważyć, że obowiązek zamykania poszczególnych okresów sprawozdawczych, którymi najczęściej są miesiące, nie został określony w ustawie wprost, tak jak w przypadku zamknięcia roku.

Obowiązek taki istnieje, co potwierdza Stanowisko Komitetu Standardów Rachunkowości z 13 kwietnia 2010 r. w sprawie niektórych zasad prowadzenia ksiąg rachunkowych.

Wskazuje ono, że ustawa o rachunkowości nie zawiera definicji „zamknięcia miesiąca”, ale odnosi się do tego pojęcia pośrednio w:

● art. 25 ust. 1 pkt 1 wykluczającym możliwość dokonywania poprawek w księgach rachunkowych „po zamknięciu miesiąca” oraz

● art. 25 ust. 2 nakazującym w razie ujawnienia błędów po zamknięciu miesiąca dokonania korekty tylko poprzez wprowadzenie do ksiąg rachunkowych dowodu zawierającego korektę błędnych zapisów (tylko zapisami dodatnimi albo tylko ujemnymi).

Zamknięcie miesiąca polega na wyłączeniu możliwości dokonywania zapisów lub korekty zapisów w danym miesiącu. Jest obligatoryjne i jest też przedmiotem kontroli w zakresie prawidłowości prowadzenia rachunkowości w jednostce. ©?

WAŻNE Zamknięcie roku ma charakter nieodwracalny.

! Ostateczne zamknięcie i otwarcie ksiąg rachunkowych jednostki i placówki kontynuującej działalność powinno nastąpić do 30 kwietnia roku następnego, a w jednostkach, których sprawozdanie finansowe podlega zatwierdzeniu, w ciągu 15 dni od dnia zatwierdzenia sprawozdania finansowego za rok obrotowy.

infoRgrafika

Magdalena Rypińska

kierownik państwowej jednostki budżetowej

Podstawa prawna

Ustawa z 29 września 1994 r. o rachunkowości (t.j. Dz.U. z 2013 r. poz. 330 ze zm.).

Rozporządzenie ministra finansów z 5 lipca 2010 r. w sprawie szczególnych zasad rachunkowości oraz planów kont dla budżetu państwa, budżetów jednostek samorządu terytorialnego, jednostek budżetowych, samorządowych zakładów budżetowych, państwowych funduszy celowych oraz państwowych jednostek budżetowych mających siedzibę poza granicami Rzeczypospolitej Polskiej (t.j. Dz.U. z 2013 r. poz. 289).

Polecamy serwis: Sprawozdawczość

Zapisz się na newsletter
Jak dysponowane są finanse publiczne? Bądź na czasie z najnowszymi przepisami, najlepszymi praktykami oraz wskazówkami dotyczącymi księgowości budżetowej – zapisz się na newsletter.
Zaznacz wymagane zgody
loading
Zapisując się na newsletter wyrażasz zgodę na otrzymywanie treści reklam również podmiotów trzecich
Administratorem danych osobowych jest INFOR PL S.A. Dane są przetwarzane w celu wysyłki newslettera. Po więcej informacji kliknij tutaj.
success

Potwierdź zapis

Sprawdź maila, żeby potwierdzić swój zapis na newsletter. Jeśli nie widzisz wiadomości, sprawdź folder SPAM w swojej skrzynce.

failure

Coś poszło nie tak

Źródło: INFOR

Oceń jakość naszego artykułu

Dziękujemy za Twoją ocenę!

Twoja opinia jest dla nas bardzo ważna

Powiedz nam, jak możemy poprawić artykuł.
Zaznacz określenie, które dotyczy przeczytanej treści:
Autopromocja

REKLAMA

QR Code

© Materiał chroniony prawem autorskim - wszelkie prawa zastrzeżone. Dalsze rozpowszechnianie artykułu za zgodą wydawcy INFOR PL S.A.

REKLAMA

Księgowość budżetowa
Zapisz się na newsletter
Zobacz przykładowy newsletter
Zapisz się
Wpisz poprawny e-mail
Zmiany w klasyfikacji budżetowej. Rozporządzenie z 10 września 2025 r. już w Dzienniku Ustaw

15 września 2025 r. w Dzienniku Ustaw opublikowano nowelizację rozporządzenia w sprawie szczegółowej klasyfikacji budżetowej. Od kiedy będą obowiązywały zmienione przepisy?

Rozporządzenie ws. minimalnej krajowej 2026 r. podpisane przez premiera Donalda Tuska, opublikowane w Dzienniku Ustaw [KWOTY]

Minimalne wynagrodzenie za pracę w Polsce reguluje ustawa z dnia 10 października 2002 r. Określa ona zarówno zasady ustalania jego wysokości, jak i procedury związane z corocznym ogłaszaniem tej kwoty. Rozporządzenie Rady Ministrów z 11 września 2025 r. w sprawie wysokości minimalnego wynagrodzenia za pracę oraz wysokości minimalnej stawki godzinowej w 2026 r. zostało podpisane przez premiera Donalda Tuska. 15 września rozporządzenie zostało opublikowane.

Bezpłatny webinar dla księgowych i finansistów: Delegacje po nowemu

Spójrz na zarządzanie podróżami służbowymi z wyższej perspektywy! Sprawdź, jak w krótkim czasie: obniżyć koszty, odciążyć księgowość, zadowolić pracowników.

Praca dłużej, emerytura wyższa – ZUS tłumaczy, dlaczego warto poczekać z przejściem na emeryturę

Zakład Ubezpieczeń Społecznych przypomina, że każdy dodatkowy rok pracy po osiągnięciu ustawowego wieku emerytalnego (60 lat dla kobiet, 65 lat dla mężczyzn) zwiększa wysokość przyszłej emerytury o około 8%. To efekt wydłużenia okresu składkowego oraz zmniejszenia liczby lat, przez które świadczenie będzie wypłacane.

REKLAMA

e-Paragony 2.2 – teraz z widgetem i funkcją współdzielenia wydatków rodzinnych

Ministerstwo Finansów opublikowało nową wersję aplikacji mobilnej e-Paragony (2.2), która wprowadza widget umożliwiający szybki dostęp do wirtualnej karty zakupowej, a także funkcje udostępniania paragonów i współdzielenia karty z innymi użytkownikami — rozwiązania szczególnie przydatne do wspólnego zarządzania budżetem domowym

Minimalna krajowa 2026 [Projekt Rady Ministrów z 8 września 2025 r.]

Rząd pracuje nad rozporządzeniem dotyczącym wysokości minimalnego wynagrodzenia za pracę oraz minimalnej stawki godzinowej w 2026 roku. Jak wynika z informacji zamieszczonych na stronie Rządowego Centrum Legislacyjnego - projektem obecnie zajmuje się Rada Ministrów. Rząd ma czas na ostateczne zatwierdzenie stawek do 15 września 2025 r.

Jak poprawnie zweryfikować rażąco niską cenę?

Na właściwe wyjaśnienie rażąco niskiej ceny składają się trzy główne elementy: klarowne i wyczerpujące wezwanie przygotowane przez zamawiającego (wskazujące, czego dotyczą wątpliwości w zakresie ceny, kosztu lub ich istotnych części składowych), wyjaśnienie przedłożone przez wykonawcę wraz z dowodami potwierdzającymi prawidłowość dokonania wyceny oferty, a także ocena tych wyjaśnień przez zamawiającego.

Opłata targowa. Czy w 2026 r. wzrosną koszty handlu?

W 2025 roku maksymalna stawka opłaty targowej wynosi 1126 zł, a w 2026 roku wzrośnie o 4,5%, osiągając poziom 1176,67 zł. Warto pamiętać o tym, że jest to maksymalna opłata dzienna.

REKLAMA

Wsparcie psychologiczne dla pracowników – co warto o nim wiedzieć z perspektywy podatkowej?

Czy wydatki na pomoc psychologiczną dla pracowników mogą być kosztem podatkowym dla pracodawcy? Czy otrzymane wsparcie stanowi dla pracownika przychód podlegający pod PIT?

Odpowiedzialność księgowego – dokąd sięga i kiedy realnie chroni klienta?

Błąd księgowego może kosztować firmę dziesiątki tysięcy złotych, a nie każda polisa OC faktycznie chroni przedsiębiorcę. Obowiązkowe ubezpieczenie często nie obejmuje błędów w deklaracjach podatkowych czy rozliczeniach ZUS. Kiedy zatem – oraz w jakim zakresie – księgowy odpowiada za swoje działania? Co musi zawierać dobra polisa, by realnie chroniła biznes klienta?

REKLAMA