Ostateczne zamknięcie ksiąg rachunkowych w sferze budżetowej

Czas ostatecznie zamknąć księgi rachunkowe w sferze budżetowej

Terminy z ustawy o rachunkowości nie do końca pokrywają się z określonymi dla jednostek sektora publicznego. One muszą uwzględnić zasady szczególne. Dlatego dla niektórych termin zamknięcia jest dłuższy od tego, który określa ustawa

Jednostka prowadząca pełną księgowość ma w pierwszym kwartale nowego roku wiele obowiązków związanych z zakończeniem poprzedniego roku obrotowego. Przede wszystkim jest to sporządzenie sprawozdania finansowego, a w przypadku jednostek sektora finansów publicznych – również sprawozdań budżetowych. Jednak większość z tych obowiązków została już wykonana. Obecnie pozostał tylko jeden – zamknięcie ksiąg rachunkowych.

Polecamy produkt: Sprawozdawczość budżetowa

Dla sektora budżetowego

Zarówno okoliczności (przypadki), jak i terminy zamknięcia ksiąg określa art. 12 ust. 2 ustawy o rachunkowości. Księgi rachunkowe zamyka się w kilku przypadkach, m.in. na dzień zakończenia działalności, dzień poprzedzający zmianę formy prawnej, są to jednak okoliczności mające charakter incydentalny. Artykuł 12 ust. 2 wskazuje na wstępie, że przede wszystkim księgi rachunkowe zamyka się na dzień kończący rok obrotowy. To zamknięcie ksiąg ma charakter okresowy i powtarzalny, jest wykonywane bowiem co roku w każdej jednostce kontynuującej działalność. Należy jednak odróżnić dwie daty: dzień, na jaki zamyka się księgi, i termin, w jakim należy je wykonać.

Zamknięcie ksiąg na dzień kończący rok obrotowy w jednostkach sektora finansów publicznych oznacza dzień 31 grudnia.

Natomiast faktyczne zamknięcie ksiąg (czyli wyłączenie możliwości dokonywania w nich zapisów) powinno według ustawy nastąpić nie później 3 miesiące od zaistnienia zdarzenia, czyli do 31 marca, przy czym ostateczne zamknięcie i otwarcie ksiąg rachunkowych jednostki kontynuującej działalność powinno nastąpić najpóźniej w ciągu 15 dni od dnia zatwierdzenia sprawozdania finansowego za rok obrotowy. Terminy te jednak nie do końca pokrywają się z określonymi dla jednostek sektora publicznego.

Jednostki budżetowe prowadzą bowiem księgi według ogólnego prawa bilansowego, ale z uwzględnieniem zasad szczególnych, które określone zostały w rozporządzeniu ministra finansów z 5 lipca 2010 r. Jego paragraf 18 ust. 3 wskazuje termin zamknięcia ksiąg rachunkowych, który jest dłuższy od tego, który określa ustawa o rachunkowości. Zgodnie bowiem z cytowanym rozporządzeniem ostateczne zamknięcie i otwarcie ksiąg rachunkowych jednostki kontynuującej działalności powinno nastąpić do 30 kwietnia roku następnego, a w jednostkach, których sprawozdanie finansowe podlega zatwierdzeniu, w ciągu 15 dni od dnia zatwierdzenia sprawozdania finansowego za rok obrotowy.