Ewidencja

Od 2016 roku kierownik jednostki, o ile odrębne przepisy nie stanowią inaczej, ponosi odpowiedzialność za wykonywanie obowiązków w zakresie rachunkowości określonych ustawą, w tym z tytułu nadzoru, również w przypadku, gdy określone obowiązki w zakresie rachunkowości – z wyłączeniem odpowiedzialności za przeprowadzenie inwentaryzacji w formie spisu z natury – zostaną powierzone innej osobie lub przedsiębiorcy zajmującemu się usługowym prowadzeniem ksiąg rachunkowych, za ich zgodą.

Koszty wpisu sądowego i przychody z tytułu zasądzonych kosztów procesu to odpowiednio koszty i przychody niezwiązane bezpośrednio z podstawową działalnością jednostki. Kwalifikujemy je więc odpowiednio do pozostałych kosztów i przychodów operacyjnych.

Konto 810 „Dotacje budżetowe, płatności z budżetu środków europejskich oraz środki z budżetu na inwestycje” służy – oprócz ewidencji dotacji budżetowych czy płatności z budżetu środków europejskich – także do ewidencji środków otrzymywanych z budżetu na inwestycje.

Rozliczenie sfinansowania kosztów imprezy kulturalnej w części przez pracownika i w części przez pracodawcę ze środków zakładowego funduszu świadczeń socjalnych najlepiej ująć w księgach rachunkowych jednostki za pośrednictwem konta 300 Rozliczenie zakupu.

Należności publicznoprawne niepowiązane z kontami zespołu 7 mogą występować tylko wtedy, gdy należność publicznoprawna jest traktowana jako wierzytelność przysługująca danej jednostce, a oczekiwany jej zwrot ma być traktowany jako zwrot wydatków w rozumieniu finansów publicznych oraz jednocześnie jako korekta kosztów. Zagadnienie to było już analizowane w punkcie dotyczącym tzw. zwrotu wydatków, z tym zastrzeżeniem, że analiza nie dotyczyła wszystkich rodzajów decyzji administracyjnych. Paradoksalnie rzecz dotyczy takich decyzji administracyjnych, które w swej istocie dotyczą skomplikowanego stanu faktycznego, o którym rozstrzyga decyzja administracyjna i który to stan faktyczny można zaklasyfikować do korekty kosztów jako błędu w rozumieniu uor.

W jednostkach samorządu terytorialnego wydatki niewygasające trzeba rozliczyć do końca czerwca. Dlatego w związku ze zbliżającym się terminem rozliczenia wydatków, które nie wygasają z upływem roku budżetowego 2014 r., poniżej przypominamy zasady ich ewidencji w księgach budżetu JST, jak i jednostki realizującej te wydatki, począwszy od momentu ich ustanowienia aż do momentu ich rozliczenia.

Zasiłki z ubezpieczenia społecznego należne pracownikom jednostki w przypadku płatników, którzy zgłaszają do ubezpieczenia chorobowego powyżej 20 ubezpieczonych (według stanu na 30 listopada poprzedniego roku kalendarzowego), podlegają ustaleniu oraz wypłacie przez płatnika składek. Jaki powinien być sposób ujęcia w ewidencji księgowej operacji z tym związanych?

Czynności poprzedzające zamknięcie ksiąg rachunkowych należy dostosować do specyfiki jednostki oraz do ustaleń przyjętych w polityce rachunkowości danej jednostki. Od właściwego zamknięcia ksiąg zależy prawidłowe sporządzenie sprawozdania finansowego.

Niewskazanie w polityce rachunkowości aktualnej wersji oprogramowania jest bardzo często stwierdzanym uchybieniem przez organy kontrolujące.

Jakie zasady prowadzenia kont ksiąg pomocniczych można przyjąć w polityce rachunkowości?

Konto 975 służy do ewidencji wartości zrealizowanych wydatków strukturalnych w jednostkach, w których ewidencja wydatków strukturalnych nie jest uwzględniona w ewidencji analitycznej prowadzonej do kont bilansowych.

Konto 030 służy do ewidencji długoterminowych aktywów finansowych, w szczególności akcji i innych długoterminowych aktywów finansowych, o terminie wykupu dłuższym niż rok. Na stronie Wn konta 030 ujmuje się zwiększenia, a na stronie Ma – zmniejszenia stanu długoterminowych aktywów finansowych.

Konto 016 służy do ewidencji stanu oraz zwiększeń i zmniejszeń wartości dóbr kultury.

W przypadku gdy obiekty pomocnicze obsługują więcej niż jeden budynek lub nie obsługują żadnego budynku, należy je zaliczać do właściwych rodzajów środków trwałych, zgodnie z ich przeznaczeniem. W związku z tym, jeżeli plac zabaw obsługuje jeden budynek – stanowi on obiekt pomocniczy i jego wartość powiększa wartość budynku. Zasada ta nie dotyczy oczywiście urządzeń ruchomych zlokalizowanych na placu zabaw.

Według regionalnej Izby Obrachunkowej w Katowicach, należności z tytułu wydatków opłaconych ze środków własnych, a następnie zrefundowane przez instytucję pośredniczącą w ramach umów o dofinansowanie projektów stanowią dochód w momencie ich wpływu na rachunek budżetu.

Zagadnienie związane z dodatkowym wynagrodzeniem rocznym jest nie tylko kłopotliwe ze względu na ustalenie, komu się należy, ale ze względu na problematykę prawidłowego ujęcia go w księgach rachunkowych. Ewidencji naliczonego wynagrodzenia rocznego pracodawca dokonuje już na koniec roku kalendarzowego, za który naliczał będzie to wynagrodzenie.

Zapłata wynagrodzenia, składek ZUS, zasiłków finansowanych ze środków ZUS zaliczek na podatek dochodowy od osób fizycznych, ujmowana jest w księgach rachunkowych jednostki na podstawie wyciągu bankowego.

Jak powinna wyglądać ewidencja księgowa naliczenia składek z ubezpieczenia społecznego w państwowej jednostce budżetowej? Prześledźmy to na przykładzie korpusu służby cywilnej.

Do obliczania, pobierania z dochodów pracownika oraz odprowadzenia składki na ubezpieczenie zdrowotne zobowiązany jest pracodawca (płatnik składek). Jak powinna wyglądać ewidencja księgowa składek zdrowotnych?

Jednostki budżetowe i zakłady budżetowe zobowiązane są do dokonywania terminowych rozliczeń do Zakładu Ubezpieczeń Społecznych do 5 dnia każdego miesiąca. Zaznaczyć należy, iż odpowiedzialność za terminowe odprowadzenie składek ponosi kierownik jednostki.

Samorządowy zakład budżetowy wykonuje zadania w zakresie dostawy wody i oczyszczania ścieków. Do oczyszczania ścieków zużywa wodę do celów technologicznych. Jak prawidłowo zaksięgować jej zużycie, jeśli zakład prowadzi ewidencję na kontach zespołu 4 w podziale na poszczególne działalności, a obciążenie będzie następowało na podstawie informacji (odczyt licznika) i po cenach ustalonych w zatwierdzonych taryfach? Czy prawidłowy jest zapis Wn 401 (oczyszczalnia) w § 4260 i Ma 240 oraz równolegle Wn 240 i Ma 700 (woda) w § 0830? Czy jednak właściwe będzie ujęcie zapisem: Wn 761 i Ma 790 (obroty wewnętrzne) bez klasyfikacji budżetowej i pod datą 31 grudnia przeksięgowanie z konta 761 na stronę Wn 490, a następnie na konto 860? Jak zaprezentować te operacje w rachunku zysków i strat – w pozycji A.II (konto 490) z wartością ujemną i A.III (konto 790) z wartością dodatnią?

Plan kont jednostek budżetowych i samorządowych zakładów budżetowych musi uwzględniać wykaz kont określonych w rozporządzeniu w sprawie szczególnych zasad rachunkowości oraz planów kont z 5 lipca 2010 r., a także w rozporządzeniu zmieniającym z 19 stycznia 2012 r. Brak jednolitego rozporządzenia w tym zakresie może skutkować zastosowaniem błędnego nazewnictwa. Poniższy plan kont jednostek budżetowych i samorządowych zakładów budżetowych uwzględniający oba akty prawne z pewnością pomoże tego uniknąć.

Jednostka budżetowa opracowuje nową kompleksową instrukcję gospodarowania środkami trwałymi przy wykorzystaniu wzorów takich instrukcji zamieszczonych w Internecie. W niektórych z tych instrukcji jest zawarty zapis, że arkusze spisu z natury są drukami ścisłego zarachowania, a w innych – że są drukami objętymi kontrolą zużycia. Czym różnią się te rozwiązania i jak prawidłowo powinna być zorganizowana ewidencja i kontrola ilości arkuszy spisu z natury?

W jaki sposób dokonać prawidłowej likwidacji przestarzałego sprzętu komputerowego? Samorządowa jednostka budżetowa ma na stanie kilka ponaddziesięcioletnich zestawów komputerowych, które są już popsute i zajmują miejsce w magazynie lub jeszcze działają, lecz kwalifikują się do wymiany na nowsze. Czy w sprawie zagospodarowania tych komputerów jednostka powinna uzyskać jakąś opinię serwisu komputerowego, a jeśli tak, to czy może ją wydać każdy serwis?

Jednostka budżetowa na podstawie uchwały rady miejskiej utworzyła rachunek dochodów własnych. Różnorodne drobne kwoty, wpłaca na konto dochodów własnych z adnotacją „darowizna do dyspozycji dyrektora”. Są to np.: prowizje od ubezpieczenia dzieci i za obsługę ubezpieczenia, prowizje od wpłat za język angielski przekazywane przez firmę prowadzącą na terenie przedszkola naukę tego języka, darowizny od rodziców. Czy jest to prawidłowe postępowanie?