Ewidencja

W jaki sposób w jednostce systemu oświaty (szkole) należy zaksięgować faktury wstępne i rozliczeniowe za gaz?

Jakie dokumenty od strony księgowej należy przygotować, sprzedając złom w szkole? Złom pochodzi z likwidacji składnika majątku. Czy powinno się wystawić tylko fakturę sprzedaży i następnie prawidłowo ją zaksięgować? Jak wystawić fakturę za sprzedaż złomu (15 000 zł)? Jaką stawkę VAT zastosować, jaki paragraf klasyfikacji budżetowej i konto przychodów, czy musimy zastosować mechanizm podzielonej płatności?

Jak ująć notę księgową wystawioną pracownikowi za prywatne rozmowy telefoniczne?

Czy odsetki ewidencjonowane na koncie 909 z tytułu kredytów i pożyczek należy ująć za cały okres kredytowania czy tylko na następny rok budżetowy?

Jak skorygować błędny kod GTU w sytuacji, gdy faktura została wystawiona z prawidłowym oznaczeniem GTU, a błąd popełniono podczas wprowadzania jej do ewidencji?

PROBLEM: Jednostka budżetowa wprowadza na stan magazynowy materiały z rozbiórki (np. kostka z rozbiórki chodnika, gruz, znaki drogowe). Materiały przyjmowane na stan magazynowy nadają się do dalszego wykorzystania przez jednostkę. Czy materiały, o których mowa, mogą być wprowadzone na stan pozabilansowo (bez wartości)? Czy należy jednak dokonać komisyjnie ich wyceny i wprowadzić materiały z odzysku do ewidencji bilansowej zapisem 310/760? Jaki sposób postępowania będzie prawidłowy?

Samochód służbowy, objęty dobrowolnym ubezpieczeniem AC, uległ wypadkowi w listopadzie 2018 r. W grudniu ubezpieczyciel wypłacił odszkodowanie na rachunek jednostki. Równowartość otrzymanego odszkodowania została odprowadzona jako dochód budżetowy na rachunek organu (do końca roku nie wiadomo było, czy będzie możliwość i zgoda ubezpieczyciela na naprawę samochodu). Ubezpieczyciel wypłacił odszkodowanie, pomimo że zgłoszona została chęć naprawy samochodu i bezgotówkowe jej rozliczenie. Po odwołaniu wyrażono zgodę na naprawę, z tym że ubezpieczyciel zapłacił warsztatowi różnicę między faktycznym kosztem naprawy a wcześniej przekazanym odszkodowaniem. Pozostała część zostanie przekazana bezpośrednio na rachunek warsztatu. Faktura za naprawę samochodu została wystawiona w pełnej wysokości na jednostkę. Jak w księgach rachunkowych ująć zaistniałą sytuację? Czy część odszkodowania przekazana bezpośrednio przez ubezpieczyciela na rachunek warsztatu stanowi dochód jednostki?

Główna księgowa zatrudniona jest w dwóch jednostkach samorządu terytorialnego na 1/2 etatu w każdej. Ścisłe kontrolowanie pracy w poszczególnych zakładach jest praktycznie niemożliwe i nierówne w poszczególnych dniach pracy. Czy w związku ze zmianami przepisów w zakresie prowadzenia ewidencji czasu pracy jej pracodawcy mają obowiązek prowadzenia ewidencji?

Co najmniej na koniec roku obrotowego, ale przed sporządzeniem sprawozdania finansowego, jednostki sektora finansów publicznych są zobowiązane do naliczenia i ujęcia w księgach rachunkowych odpisów aktualizujących należności.

W zakładzie budżetowym w 2017 r. została utworzona rezerwa inwestycyjna w kwocie 100 000 zł - § 608, Wn 740/Ma 840. W 2018 r. dokonano finalizacji zakupu, przy czym udało się wynegocjować niższą, niż pierwotnie zakładano, cenę zakupu środka trwałego - 90 000 zł. W naszej ocenie kwota rezerwy z 2017 r. powinna być pokazana w planie na 2018 r. w § 608, a pozostała jej część wydatkowana na cele inwestycyjne ewentualnie po dokonaniu odpowiednich przesunięć między paragrafami na inne cele.

Od 1 lipca 2018 r. wprowadzony został mechanizm podzielonej płatności. Pomimo dobrowolności wdrożenia tego systemu, znaczna część organów wprowadziła nowe zasady płatności jako obowiązkowe dla swoich jednostek. Jednostki, które dokonują płatności z zastosowaniem podzielonej płatności mają problemy z właściwym ujęciem operacji gospodarczych w księgach rachunkowych.

Nieprawidłowość: Kontrola stanu kasy w jednostce budżetowej wykazała nadwyżkę w kwocie 589,50 zł. Przyczyną powstania nadwyżki było ujęcie w raporcie kasowym rozchodu gotówki z tytułu zwrotu trzem pracownikom jednostki kosztów podróży służbowych, mimo że pracownicy ci z powodu nieobecności w pracy nie podjęli gotówki z kasy.

Nieprawidłowość: Dla podatników podatku od nieruchomości, będących właścicielami więcej niż jednej nieruchomości, położonych w różnych miejscowościach na terenie gminy, zakładano tyle kart kontowych, ile mieli nieruchomości. W efekcie zarówno przypis podatku, jak i jego wpłaty były ujmowane na poszczególnych kontach na podstawie dowodów PK - „Polecenie księgowania” poprzez rozksięgowanie podatku należnego i wpłaconego na karty kontowe poszczególnych nieruchomości.

Sposób opodatkowania gruntów w pierwszej kolejności zależy od ich klasyfikacji w ewidencji gruntów i budynków. Zmiany dokonane w ewidencji w tym zakresie wiążą wyłącznie na przyszłość.

Jak dokumentować i rozliczać inwentaryzację w drodze weryfikacji sald z dokumentacją? Wyjaśniamy w 5 krokach.

Nieprawidłowość: W ewidencji budżetu gminy konta 222 „Rozliczenie dochodów budżetowych” i 223 „Rozliczenie wydatków budżetowych” wykazywały „skumulowane salda” dochodów i wydatków jednostek budżetowych za 2016 r., w kwotach: saldo Wn 222 – 8900,00 zł oznaczające dochody pobrane przez jednostki budżetowe oraz saldo Ma – 89 976 054,00 zł – oznaczające środki przekazane jednostkom na pokrycie ich wydatków.

W niniejszym artykule znajdują się praktyczne porady dotyczące przeprowadzania spisu z natury zapasów magazynowych, ewidencjonowanych ilościowo-wartościowo techniką elektroniczną.

Kontrola po raz kolejny zarzuciła jednostce niewłaściwe przeprowadzenie inwentaryzacji salda konta 080 „Środki trwałe w budowie (inwestycje)”. Jak powinna być prawidłowo przeprowadzona i rozliczona ta inwentaryzacja?

Księgi rachunkowe prowadzone w technice mieszanej zwiększają ryzyko wystąpienia błędów, jak również niezgodności. Okazuje się, że ewidencja pomocnicza nie jest prawidłowo zamykana.

Czy jednostka, która ewidencjonuje w swoich księgach rachunkowych różnice kursowe pochodzące z wpływów związanych z projektami unijnymi, powinna skorygować dochody wykazane w sprawozdaniu Rb-NDS?

Jestem księgową w urzędzie miasta. Przekazaliśmy w nieodpłatne użytkowanie samodzielnemu publicznemu zakładowi opieki zdrowotnej (SPZOZ) budynek (środek trwały) na prowadzenie placówki (jesteśmy organem założycielskim). Problem w tym, w jaki sposób ująć tę nieruchomość w ewidencji – czy ma być w ewidencji bilansowej naszej gminy (właściciela nieruchomości), czy w ewidencji bilansowej tego SPZOZ, czy może w pozabilansowej?

Kontrahent jednostki wystawił faktury za wykonanie robót budowlanych, doliczając kary umowne za nieterminowy odbiór prac. Jednostka nie zgadza się z ich naliczeniem, ponieważ odbiór był opóźniony nie tylko z winy jednostki, ale też kontrahenta. Kontrahent wystąpił o ustalenie wysokości swoich należności do sądu. Czy do rozstrzygnięcia sprawy przez sąd zobowiązania te powinny być ujmowane w księgach rachunkowych jednostki? Jeśli tak, to w jakiej wysokości i na jakim koncie?

Konto 400 służy do ewidencji kosztów amortyzacji środków trwałych ewidencjonowanych na koncie 011 oraz tych wartości niematerialnych i prawnych, od których dokonywane są odpisy umorzeniowe stopniowo według stawek amortyzacyjnych.

Plan dochodów budżetowych powinien być ewidencjonowany na koncie pozabilansowym 991 „Planowane dochody budżetu” w planie kont budżetu jednostki samorządu terytorialnego (pkt 2, poz. 1 załącznika nr 2 do rozporządzenia w sprawie szczególnych zasad rachunkowości oraz planów kont). W praktyce nieprawidłowości dotyczące prowadzenia tej ewidencji są stwierdzane rzadko i towarzyszą innym nieprawidłowościom w prowadzeniu ksiąg rachunkowych organu.

Jednostka na czas kapitalnego remontu samochodu służbowego wypożyczyła samochód z wypożyczalni samochodów. Czy taki samochód trzeba ująć w księgach rachunkowych jednostki?